Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 16.12.2019 р. № 1915/6/99-00-02-02-01-15/ІПК

Державна податкова служба України у зв’язку з надходженням звернення щодо ведення архіву надісланих до контролюючого органу файлів електронних документів із накладеними на них електронних цифрових підписів (кваліфікованих електронних підписів) та, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі — Кодекс), в межах компетенції повідомляє.

Фізична особа - підприємець у своїх зверненнях посилається на підпункти 16.1.12 та 16.1.14 пункту 16.1 статті 16 Кодексу, якими визначено, що платник податків зобов’язаний забезпечувати збереження документів, пов’язаних з виконанням податкового обов’язку, протягом строків, установлених Кодексом, та використовувати електронний кабінет для листування з контролюючими органами в електронній формі у разі подання звітності в електронній формі, а також після проходження електронної ідентифікації онлайн в електронному кабінеті.

Окрім того, платник також посилається на п. 1 розділу II Примірного договору про визнання електронних документів, наведеного у додатку 1 до Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 № 557, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 03.08.2017 за № 959/30827 (далі — Порядок обміну електронними документами), яким визначено, що автор зобов’язаний, зокрема, вести архів надісланих до контролюючого органу файлів електронних документів із накладеними на них електронних цифрових підписів (кваліфікованих електронних підписів) (далі — ЕЦП (КЕП)) Автора та отриманих електронних документів з ЕЦП (КЕП) контролюючого органу.

Зберігати цей архів протягом строку, передбаченого законодавством для зберігання відповідних документів на паперових носіях.

Відповідно до ст. 9 Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі — Закон № 851) електронний документообіг (обіг електронних документів) — сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Подання електронних документів до контролюючих органів здійснюється платниками податків відповідно до Закону № 851 та Закону України від 5 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги», а також Порядку обміну електронними документами.

Відповідно до п. 1 розділу II Порядку обміну електронними документами електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства та на підставі Договору про визнання електронних документів (далі — Договір), що визначає взаємовідносини суб’єктів електронного документообігу (далі — СЕД).

Автор створює електронні документи у строки та відповідно до порядку, що визначені законодавством для відповідних документів в електронному та паперовому вигляді, із зазначенням всіх обов’язкових реквізитів та з використанням ЕЦП (КЕП), керуючись Порядком, а також Договором (п. З розділу II Порядку обміну електронними документами).

Створення електронного документа завершується накладанням на нього ЕЦП (КЕП) підписувача (підписувачів), електронної печатки (за наявності), як передбачено для аналогічного документа в паперовому вигляді.

Автор здійснює надсилання електронних документів з урахуванням встановлених законодавством граничних строків для подання таких документів.

Перша квитанція надсилається автору електронного документа протягом двох годин з часу його отримання контролюючим органом, в іншому разі — протягом перших двох годин наступного операційного дня.

У першій квитанції, що формується за результатами автоматизованої перевірки, зазначеної у пункті 10 розділу II Порядку обміну електронними документами, повідомляється про результати такої перевірки.

Друга квитанція є підтвердженням про прийняття (реєстрацію) або повідомленням про неприйняття в контролюючому органі електронного документа.

В другій квитанції зазначаються реквізити прийнятого (зареєстрованого) або неприйнятого (із зазначенням причини) електронного документа, результати обробки в контролюючому органі (дата та час прийняття (реєстрації) або неприйняття, реєстраційний номер, дані про автора та підписувача (підписувачів) електронного документа та автора квитанції).

При цьому необхідно зазначити, що платники податків для формування електронних документів самостійно на власний розсуд можуть обрати будь-яке програмне забезпечення, яке формує вихідний файл відповідно до затвердженого формату (стандарту).

Також на сьогодні відповідно до ст. 42і Кодексу та наказу Міністерства фінансів України від 14.07.2017 № 637 «Про затвердження Порядку функціонування Електронного кабінету», зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 01.08.2017 за № 942/30810 (далі — Порядку функціонування ЕК), функціонує інформаційно-телекомунікаційна система «Електронний кабінет» (далі — Електронний кабінет) (cabinet.tax.gov.ua).

Електронний кабінет забезпечує можливість реалізації платниками податків прав та обов’язків, визначених Кодексом та нормативно-правовими актами, що прийняті на підставі та на виконання Кодексу.

Після електронної ідентифікації особи платник податків має право доступу до приватної частини (особистого кабінету) Електронного кабінету, яка є індивідуальною персоніфікованою вебсторінкою користувача.

Приватна частина (особистий кабінет) Електронного кабінету забезпечує надання платнику податків послуг, перелік яких визначено пунктом 42і.2 статті 42і Кодексу.

Усі документи, звернення, заяви, листи, подані платником податків, зберігаються у приватній частині (особистому кабінеті) Електронного кабінету та завантажуються до інформаційних ресурсів контролюючого органу.

Також відповідно до п. 19 Порядку функціонування ЕК платникам податків та уповноваженим посадовим особам державних, у тому числі контролюючих, органів, надається право перегляду журналу всіх дій (подій), що відбуваються у приватній частині Електронного кабінету (особистому кабінеті), включаючи, зокрема, фіксацію дати і часу відправлення, отримання документів через Електронний кабінет та будь-якої зміни даних, доступних в Електронному кабінеті, за допомогою електронної позначки часу.

В Електронному кабінеті платникам податків надано можливість в електронному вигляді завантажувати звітність, квитанції з результатами обробки, експорт документів (у форматі xml).

При цьому ЕЦП (КЕП), за допомогою якого було проведено ідентифікацію та здійснено вхід до приватної частини (особистого кабінету) Електронного кабінету, не будуть відображатися у квитанціях, які направлені платнику після опрацювання електронних документів надісланих таким платником до контролюючого органу.

Відповідно до п. 52.2 ст. 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.