Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 21.02.2020 р. № 738/6/99-00-05-08-01-06/ІПК

Державна податкова служба України розглянула запит ТОВ____________
(код ЄДРПОУ__________) від_____ № ______(вх. ДПС №______від______) про надання індивідуальної податкової консультації стосовно складання первинних документів в електронному вигляді та їх зберігання, та керуючись статтею 52 розділу II Податкового кодексу України (далі — Кодекс), повідомляє.

Стосовно питання, чи будуть первинні документи, складені в електронному вигляді, вважатися оригіналами, зазначаємо таке.

Відповідно до п. 2 ст.3 Закону України від 16 липня 1999 року № 996-XІV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в України» (далі — Закон № 996) бухгалтерський облік є обов'язковим видом обліку, який ведеться підприємством.

 Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку.

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи — документи, які містять відомості про господарську операцію (ст. 1 та ст. 9 Закону № 996).

 Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов’язкові реквізити, визначені п. 2 ст. 9 Закону № 996, зокрема особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку первинних документів підприємствами встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 05.06.1995 за № 168/704 (далі — Положення № 88).

Відповідно до п. 2.5 р. 2 Положення № 88 документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою.

 Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Згідно із ст. 5 Закону України від 22 травня 2003 року № 851 -ІV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі — Закон № 851) електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Відповідно до ст. 6 Закону № 851 для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис.

 Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Згідно із ст.7 Закону М 851 оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими  реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України від 05 жовтня 2017 року № 2155- VІІІ «Про електронні довірчі послуги» (далі — Закон № 2155).

У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.

Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством;

у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.

Разом з тим ст. 8 Закону № 851 передбачено, що електронний документ не може бути застосовано як оригінал:

1) свідоцтва про право на спадщину;

2) документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

3) в інших випадках, передбачених законом.

Отже, враховуючи вимоги Закону № 996, Закону № 851, Закону № 2155 відповідний електронний документ набуває статусу первинного документа, що засвідчує факт здійснення господарської операції, після належним чином його оформлення.

Оригіналом будь-якого електронного документа вважається електронний примірник такого документа і обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису.

Щодо необхідності затверджувати електронний документообіг внутрішніми розпорядчими документами підприємства, зазначаємо таке.

Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні визначає Закон № 996.

Відповідно до п. 2 ст.8 Закону № 996 питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів.

Згідно з п. З ст. 8 Закону № 996 відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник відповідно до законодавства та установчих документів.

Підприємство самостійно визначає, зокрема облікову політику підприємства, обирає форму бухгалтерського обліку, розробляє систему і форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності і контролю господарських операцій, визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів, затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації (п.5 ст.8 Закону № 996).

Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів встановлені Законом № 851.

Додатково повідомляємо, що питання організації електронного документообігу, створення розпорядчих документів підприємствами не належить до компетенції ДПС.

Стосовно порядку зберігання первинних електронних документів повідомляємо таке.

Пунктом 7 ст. 9 Закону № 996 встановлено обов’язок підприємства щодо забезпечення належного зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку протягом встановленого строку.

Первинні документи, облікові регістри, бухгалтерська та інша звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на них носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері (ст. 13 Закону № 851, п. 6.4 Положенні № 88).

Перевірка цілісності електронного документа відповідно до ст. 12 Закону № 851 проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

Строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері архівної справи і діловодства (п.6.6 Положення № 88).

Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрованим 17,04.2012 за № 571/20884, затверджено Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі — Перелік № 578/5).

Вказаний Перелік № 578/5 є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма організаціями при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання або для знищення (пункт 1.4 Переліку № 578/5).

Крім того, п. 44,3 ст. 44 Кодексу визначено, що платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених п. 44.1 ст. 44 Кодексу , а також документів, дов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом не менш як 1095 днів (2555 днів — для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст. 39 цього Кодексу) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності.

Якщо документи, визначені у п.44.1 ст.44 Кодексу, пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених п.44.3 цієї статті (п. 44.4 ст.44 Кодексу).

Отже, платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, в т.ч. створених в електронній формі, протягом визначених законодавством термінів, але не менш як визначено ст. 44 Кодексу, та зі збільшенням цього строку у випадках, передбачених п. 44.4 ст. 44 Кодексу.

Статтями 12-13 Закону № 851 передбачено, то у разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб’єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством.

 Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері).

 При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

При зберіганні електронних документів обов’язкове додержання таких вимог:

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами (частина шоста ст.9 Закону № 996).

Електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом.

 Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Щодо необхідності зазначати в договорі з контрагентом використання документів в електронному вигляді, повідомляємо, що основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів встановлені Законом № 851.

Згідно з ст. 14 Закону № 851 електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб’єктів електронного документообігу, до яких належать, зокрема адресат і посередник, та які набувають передбачених законом або договором прав і обов'язків у процесі електронного документообігу (ст.1 Закону № 851).

Одночасно повідомляємо, що регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (п.2 ст.6 Закону № 996).

Таким чином, з питань оформлення первинних документів в електронній формі доцільно звернутися до Міністерства фінансів України.

Згідно з п. 52.2 ст, 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.