Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 26.03.2020 р. № 1279/6/99-00-07-02-02-06/ІПК

Державна податкова служба України розглянула звернегня щодо порядку зберігання та знищення первинних документів та, керуючись зт. 52 Податкового кодексу України (далі - Кодекс) в межах компетенції повідомляє наступне.

Статтею 1 Закону України від 16 липня 1999 року № 996-ХІV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі - Закон № 996) визначено, що первинний документ - це документ, який містить відомості про господарську операцію.

Окрім цього, п.п. 2.1 п. 2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 05.06.1995 за № 168/704 (далі - Положення № 88), встановлено, що первинні документи - це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Згідно з п. 6.6, п. 6.7 ст. 6 Положення № 88, строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики! у сфері архівної справи і діловодства.

Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерської та іншої звітності, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи або особа, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства.

Строки зберігання документів, що стосуються діяльності суб’єктів господарювання, визначені наказом Міністерства юстиції України зід 12.04.2012 № 578 «Про затвердження переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» (далі - наказ № 578).

Цим наказом встановлено, що строки зберігання завжди обчислюються з 1 січня року, що настає за роком закінчення справи.

Так наприклад, відлік строку зберігання документів, завершених діловодством у 2018 році, починається з 01.01.2019 року. Якщо строк зберігання такого документа становить 3 роки, то він закінчуєтеся 01.01.2022 року.

Терміни зберігання типових документів, затверджених наказом № 578, є мінімальними.

Разом з тим, для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинвих документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яв их передбачено законодавством, що передбачено п. 44.1 ст. 44 Кодексу.

Для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних із обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, діють строки зберігання, передбачені п. 44.3, п. 44.4 ст. 44 Кодексу.

Так, відповідно до вимог зазначених пунктів Кодексу, первинні документи, за якими подавалася податкова звітність, повинні зберігатися не менше 1095 днів (2555 днів - для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до статті 39 цього Кодексу) з дня подання податкової звітності.

У разі ліквідації платника податків вищезазначені документи, за пер од діяльності платника податків не менш як 1095 днів (2555 днів для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст. 39 Кодексу), що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.

Первинні документи, пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше 1095 днів (2555 днів для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст. 39 Кодексу).

Отже, платники податків повинні зберігати документи у терм; ни визначені наказом № 578, але ці терміни не повинні бути меншими ніж передбачено ст. 44 Кодексу.

Що стосується документів за межами 1095-денного терміну їх зберігання, то відповідно до п. 102.1 ст. 102 Кодексу контролюючий орган, крім випадків, визначених пунктом 102.2 цієї статті, має право провести перевірку та самостійно визначити суму грошових зобов'язань платника податків у випадках, визначених цим Кодексом, не пізніше закінчення 1095 дня (2555 дня у разі проведення перевірки контрольованої операції відповідно до статті 39 цього Кодексу), що настає за останнім днем граничного строку подання податкової декларації, звіту про використання доходів (прибутки) неприбуткової організації, визначеної п. 133.4 ст. 133 цього Кодексу, та/або граничного строку сплати грошових зобов'язань, нарахованих контролюючим органом, а якщо така податкова декларація була надана пізніше, - за днем її фактичного подання.

У разі подання платником податку уточнюючого розрахунку до податкової декларації контролюючий орган має право визначити суму податкових зобов'язань за такою податковою декларацією протягом 1095 дні і з дня подання уточнюючого розрахунку.

При цьому у випадках, визначених п. 102.2 ст. 102 Кодексу, грошеве зобов'язання може бути нараховане або провадження у справі про стягнення такого податку може бути розпочате без дотримання строку давності, визначеного в абзаці першому п. 102.1 ст. 102 Кодексу.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 Кодексу.

Порядок, підстави та особливості проведення контролюючими органами перевірок платників податків встановлені главою 8 Кодексу.

Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстровані в Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за № 736/27181 «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях».

Цим наказом передбачено, що документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах.

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

Для проведення експертизи документів утворюються постійно діючи експертні комісії.

Експертиза цінності документів проводиться щороку.

Пунктом 2.13 наказу № 578 також встановлено, що знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності - забороняється.

Згідно з п. 52.2 ст. 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.