Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 22.06.2020 р. № 2510/6/99-00-05-05-02-06/ІПК

Державна податкова служба України розглянула звернення щодо практичного застосування окремих норм податкового та іншого законодавства та, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі — Кодекс) у редакції, чинній з 23.05.2020, повідомляє таке.

Що стосується можливості використання у господарській діяльності документів в електронній формі без наявності документів у паперовій формі за умови дотримання Закону України від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі — Закон № 851) та Закону України від 05.10.2017 № 2155-VІІІ «Про електронні довірчі послуги» (далі — Закон № 2155) зазначаємо таке.

Згідно з п. 44.1 ст. 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Відповідно до п. 2 ст. З Закону України від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі — Закон № 996) бухгалтерський облік є обов'язковим видом обліку, який ведеться підприємством.

 Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку.

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи — документи, які містять відомості про господарську операцію (ст, 1 та ст. 9 Закону № 996).

 Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов’язкові реквізити, визначені п. 2 ст. 9 Закону № 996, зокрема особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг, а саме Закону № 851 та Закону № 2155.

Щодо питання, чи має електронний документ, який складено відповідно до вимог чинного законодавства та який містить усі необхідні реквізити, таку ж юридичну силу, як і документ, складений у паперовому вигляді, чи достатньо для підтвердження здійснення господарських операцій складання виключно документів в електронній формі без складання документів в паперовій формі з відбитками печатки та підписом, зазначаємо таке.

Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку первинних документів підприємствами встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 05.06.1995 за № 168/704 (далі — Положення № 88).

Відповідно до п. 2.5 р. 2 Положення № 88 документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою.

 Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Правовий статус електронного документа та його копії визначено ст 8 Закону № 851, якою передбачено, що юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Згідно із ст. 5 Закону № 851, електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Статтею 1 Закону № 851 визначено, що обов'язковий реквізит електронного документа — обов'язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили.

Згідно із ст. 7 Закону № 851 оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону № 2155).

Відповідно до ст. 6 Закону № 851 для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис.

 Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.

Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством;

 у визначених законодавством випадках може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.

Разом з тим ст. 8 Закону № 851 передбачено, що електронний документ не може бути застосовано як оригінал:

1) свідоцтва про право на спадщину;
 

2) документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;
 

3) в інших випадках, передбачених законом.

Отже, враховуючи вимоги Закону № 996, Закону № 851, Закону № 2155 відповідний електронний документ набуває статусу первинного документа, що засвідчує факт здійснення господарської операції, після належним чином його оформлення.

Оригіналом будь-якого електронного документа вважається електронний примірник такого документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису.

Що стосується питання, у якому виді та у якій формі надаються електронні документи для перевірки органами ДПС, повідомляємо наступне.

Статтями 6 та 19 Конституції України передбачено, що органи законодавчої, виконавчої та судової влади здійснюють свої повноваження у встановлених цією Конституцією межах і відповідно до законів України.

Органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи  діють у межах повноважень та спосіб, визначені Конституцією та законами України.

Зокрема, відповідно до п.п. 19-1.1.1 п. 19-1.1 ст. 19-1 Кодексу контролюючі органи здійснюють адміністрування податків, зборів, платежів, у тому числі проводять відповідно до законодавства перевірки та звірки платників податків.

Для виконання покладених на контролюючі органи функцій використовуються, зокрема первинні документи, які ведуться в електронній формі, що належать або пов'язані з предметом перевірки (п.п. 72.1.1 п.72.1 ст. 72 Кодексу).

Вимоги щодо складання первинних документів, у тому числі в електронній формі, визначені законодавчими та нормативно-правовими актами України, що наведені у цьому листі.

Порядок надання платниками податків документів в ході перевірки встановлено ст. 85 Кодексу.

Отже, під час проведення перевірки контролюючими органами визнаватимуться та прийматимуться тільки ті первинні документи платника податків, складені в електронній формі, які належним чином оформлені та відповідають всім вимогам щодо їх створення, оформлення, відображення у бухгалтерському обліку.

Порядок надання платниками податків документів під час проведення перевірки визначено ст. 85 Кодексу.

Так, відповідно до вимог п. 85.2 ст. 85 Кодексу платник податків зобов'язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки.

Такий обов'язок виникає у платника податків після початку перевірки. При цьому великий платник податків на запит контролюючого органу зобов'язаний також надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів засобами електронного зв'язку в електронній формі з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронній документообіг» та «Про електронні довірчі послуги» копії таких документів, що створюються ним в електронній формі з обліку доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування (податкових зобов'язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, не пізніше двох робочих днів, наступних за днем отриманая запиту.

Для платників податків, які відповідно до цього пункту зобов'язані надавати інформацію в електронній формі, загальний формат та порядок подачі такої інформації визначаються центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику.

Отже, обов’язок щодо надання електронних документів стосується лише великих платників податків.

Відповідно до п.п. 14.1.24 п. 14.1 ст. 14 Кодексу великий платник податків — юридична особа або постійне представництво нерезидента на території України, у якої обсяг доходу від усіх видів діяльності за останні чотири послідовні податкові (звітні) квартали перевищує еквівалент 50 мільйонів євро, визначений за середньозваженим офіційним курсом Національного банку України за той самий період, або загальна сума податків, зборів, платежів, сплачених до Державного бюджету України, контроль за справлянням яких покладено на контролюючі органи, крім митних платежів, за такий самий період перевищує еквівалент 1,5 мільйона євро, визначений за середньозваженим офіційним курсом Національного банку України за той самий період.

Крім того, посадова (службова) особа контролюючого органу, яка проводить перевірку, у випадках, передбачених цим Кодексом, має право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки.

 Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності) (п. 85.8 ст.85 Кодексу).

Також, аналогічна норма передбачена п. 6 ст. 9 Закону № 996 зокрема, у разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.

Отже, платники податків, які здійснюють ведення документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів в електронному вигляді, зобов’язані під час проведення перевірки надати посадовим особам контролюючого органу на їх вимогу копії документів, що належать до предмета такої перевірки.

При цьому зазначаємо, що копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством (стаття 7 Закону № 851)

Одночасно повідомляємо, що регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну  політику у сфері бухгалтерського обліку, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (п. 2 от. 6 Закону № 996).

Таким чином, з питань оформлення первинних документів в електронній формі доцільно звернутися до Міністерства фінансів України.

Відповідно до п. 52.2 ст. 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.