Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ГУ ДПС У М.КИЄВІ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 26.02.2021 р. № 719/ІПК/26-15-04-09-11

Головне управління ДПС у м. Києві розглянуло звернення про надання індивідуальної податкової консультації щодо віднесення до складу витрат коштів на перевезення працівників за допомогою таксі та необхідних підтверджуючих документів, та у зв’язку з набранням законної сили рішення судового органу про скасування індивідуальної податкової консультації  Головного управління ДПС у м. Києві від 28.12.2018 № 5438/ІПК/26-15-12-03-11, керуючись статтями 52 і 53 розділу II Податкового кодексу України від 02.12.2010 року № 2755–VI (із змінами і доповненнями) (далі – ПКУ) надає нову індивідуальну податкову консультацію з цьго питання.

Як зазначено в зверненні, заявник (далі – Об’єднання)  є платником податку на прибуток та в рамках здійснення його господарської діяльності  у працівників виникають потреба у користуванні послугами таксі в межах місцезнаходження (міста) та у відрядженнях.  

У заявника виникають питання:

1. Чи є можливим віднесення витрат на перевезення працівників за допомогою таксі у зв’язку з здійсненням господарської діяльності в межах місцезнаходження (міста) та у відрядженнях до складу витрат Об’єднання?
2. У разі можливості віднесення до складу витрат Об’єднання коштів з перевезення працівників за допомогою таксі:
   1. Чи потрібно Об’єднанню затверджувати відповідне внутрішнє положення про користування послугами таксі працівниками Об’єднання?

1. 2.  Чи зобов’язано Об’єднання попередньо укладати відповідні договори з суб’єктами господарювання – перевізниками?
   3. Які документи є необхідними для документального підтвердження витрат Об’єднання на користування послугами таксі? Зокрема, але не виключно:
   4. Чи є виписка з корпоративної платіжної картки Об’єднання документом, що підтверджує витрати Об’єднання на користування послугами таксі?
   5. Чи є квитанція, заповнена вручну, документом, що підтверджує витрати Об’єднання на користування послугами таксі?
   6. Чи є фіскальний звітний чек документом, що підтверджує витрати Об’єднання на користування послугами таксі?
   7. Чи можливе здійснення оплати послуг таксі працівником з подальшим відшкодуванням працівнику Об’єднання вказаних витрат та віднесенням їх до витрат Об’єднання?
   8. Які документи є необхідними для документального підтвердження витрат Об’єднання на користування послугами таксі у разі здійснення оплати послуг таксі працівником Об’єднання з подальшим відшкодуванням працівнику вказаних витрат?
   9. Якими документами Об’єднання зобов’язано підтвердити зв’язок між поїздками працівників Об’єднання на таксі з господарською діяльністю Об’єднання?

 

З питань 1 та 2.7

Згідно з  ст. 9 ¹ Кодексу законів про працю України від 10.12.1971 (із змінами і доповненнями) (далі – КЗпП) підприємства, установи, організації в межах своїх повноважень і за рахунок власних коштів можуть встановлювати додаткові порівняно з законодавством трудові і соціально-побутові пільги для працівників.

Однією з таких пільг може бути доставка працівників до місця роботи і назад та перевезення працівників протягом робочого часу для здійснення їх функціональних обов’язків в межах господарської діяльності юридичних осіб (роботодавців) за рахунок, зокрема: перевезення власним транспортом підприємства, залучення транспортних організацій для перевезення працівників, забезпечення працівників квитками або відшкодування їх вартості проїзду, якщо вони за власні кошти придбавали проїзні квитки або сплачували проїзд, в тому числі, за рахунок таксі.

Крім того, статтею 121 КЗпП зокрема встановлено, що працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку з службовими відрядженнями. Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

Відповідно до п.п. 134.1.1 п. 134.1 ст. 134 ПКУ об’єктом оподаткування податком на прибуток підприємств є прибуток із джерелом походження з України та за її межами, який визначається шляхом коригування (збільшення або зменшення) фінансового результату до оподаткування (прибутку або збитку), визначеного у фінансовій звітності підприємства відповідно до національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку або міжнародних стандартів фінансової звітності, на різниці, які виникають відповідно до положень ПКУ.

Нормами ПКУ не передбачено коригування фінансового результату до оподаткування на суму витрат на перевезення працівників за допомогою таксі та витрат на відрядження. Такі операції відображаються  згідно з правилами бухгалтерського обліку при формуванні фінансового результату до оподаткування з подальшим його коригуванням.

Відповідно до п. 44.1 ст. 44 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим цього пункту.

Для обрахунку об’єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування (п. 44.2 ст. 44 ПКУ).

Методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформації про витрати підприємства та її розкриття у фінансовій звітності визначено Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 16 «Витрати», затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 31.12.1999  № 318  (далі –  П(С)БО) 16).

Відповідно до п. 6  П(С)БО) 16 витратами звітного періоду визнаються або зменшення активів, або збільшення зобов’язань, що призводить до зменшення власного капіталу підприємства (за винятком зменшення капіталу внаслідок його вилучення або розподілу власниками), за умови, що ці витрати можуть бути достовірно оцінені.

П(С)БО) 16 не містить заборони щодо віднесення до витрат юридичної особи, витрат з перевезення працівників за допомогою таксі та відшкодування власних коштів працівників за перевезення в таксі в межах міста (за місцезнаходженням юридичної особи) та у відрядженні, які здійснюються в рамках її господарської діяльності.

Разом з цим, повідомляємо, що основним документом, який регулює відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59 (далі - Інструкція № 59). Інші підприємства та організації можуть використовувати Інструкцію № 59 як допоміжний (довідковий) документ.

Обмеження щодо віднесення до витрат послуг з перевезення за допомогою таксі під час відрядження, які зазначені в пунктах 6 та 9 Інструкції № 59, стосуються юридичних осіб (роботодавців), що фінансуються за рахунок бюджетних коштів.

Таким чином, до складу витрат Об’єднання на підставі необхідних первинних документів можуть бути віднесені витрати на перевезення працівників за допомогою таксі та відшкодування власних коштів працівників за перевезення в таксі (за рішенням керівника), що здійснюються в рамках господарської діяльності Об’єднання, в межах місцезнаходження (міста) та під час відрядження.

При цьому, звертаємо вагу, що у разі якщо підприємства (організації, об’єднання) повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, то з урахуванням пунктів 6 та 9 Інструкції № 59, до них застосовуються окремі умови та обмеження щодо віднесення до витрат послуг з перевезення за допомогою таксі під час відрядження.

 

З питання 2.1.

 

Відповідно до ст. 10 КЗпП колективний договір укладається на основі чинного законодавства, прийнятих сторонами зобов’язань з метою регулювання виробничих, трудових і соціально-економічних відносин і узгодження інтересів трудящих, власників та уповноважених ними органів. 

Згідно з ст. 13 КЗпП зміст колективного договору визначається сторонами в межах їх компетенції.

У колективному договорі встановлюються взаємні зобов’язання сторін щодо регулювання виробничих, трудових, соціально-економічних відносин, зокрема, встановлення гарантій, компенсацій, пільг. Колективний договір може передбачати додаткові порівняно з чинним законодавством і угодами гарантії, соціально-побутові пільги.

Оскільки, нормативно-правові акти не містить вимог щодо обов’язкової організації роботодавцем доставки працівників на роботу і додому та перевезення працівників під час роботи за допомогою таксі в рамках здійснення господарської діяльності юридичної особи, відповідні положення передбачаються у колективному договорі або у трудових договорах з працівниками, які будуть користуватись такими благами.

Якщо на підприємстві є колективний договір, то надання роботодавцем працівникам додаткових трудових і соціальних пільг, у т. ч. доставки до місця роботи і у зворотному напрямку та перевезення працівників під час роботи за допомогою таксі в рамках здійснення господарської діяльності юридичної особи, документально може бути закріплено в одному з його розділів — «Соціальні пільги та гарантії» або у Положенні про соціальний пакет на підприємстві, що є додатком до колективного договору.

За відсутності колективного договору зобов’язання роботодавця із забезпечення працівників певними видами трудових та соціальних пільг прописуються в їхніх документах (наказ, Положення або трудовий договір).

У Положенні або наказі про користування послугами таксі працівниками Об’єднання  доцільно вказати: з якою метою вона здійснюється та на кого поширюється; яким транспортом (перевізником) буде здійснюватися перевезення; час здійснення перевезень (графік або часові рамки); маршрут (маршрути) перевезення; якими документами буде підтверджуватися факт перевезень та відповідні витрати та інше.

 

З питання 2.2.

Відповідно до абз. 16 та 17 Закону України від 05.04.2001 № 2344–III «Про автомобільний транспорт» (із змінами і доповненнями) суб’єкти господарювання, які використовують легкові автомобілі на замовлення, мають право включати витрати на ці послуги до собівартості продукції тільки за умови, що у перевізника є відповідна ліцензія і з ним укладений письмовий договір на обслуговування.

Правила надання послуг пасажирського автомобільного транспорту затверджує Кабінет Міністрів України.

Правила, що визначають порядок здійснення перевезень пасажирів та їх багажу автобусами, таксі, легковими автомобілями на замовлення затверджені Постановою Кабінету Міністрів України від 18.02.1997 № 176 «Про затвердження Правил надання послуг пасажирського автомобільного транспорту» (із змінами і доповненнями) (далі  – Постанова № 176).

Відповідно до п. 105 Постанови № 176 організація перевезення на замовлення здійснюється за договором, який укладається між автомобільним перевізником, автомобільним самозайнятим перевізником та суб’єктом господарювання, у письмовій формі і повинен містити інформацію про основні характеристики обслуговування, відповідальність сторін, форму та строк проведення розрахунку, марку і клас транспортного засобу, його облаштування, наявність додаткового технічного обладнання.

Договір може бути укладений:

окремо на кожну послугу з визначенням часу та місця посадки пасажира (групи пасажирів), місця та орієнтовного часу прибуття, а також загального розміру оплати послуги;

на встановлений строк обслуговування з визначенням переліку обов’язків, що покладаються на автомобільного перевізника, автомобільного самозайнятого перевізника, виду оплати (подобова, погодинна та/або покілометрова) з можливим продовженням строку дії договору за домовленістю сторін.

Перевезення на замовлення також може здійснюватися за попередньою домовленістю між автомобільним перевізником, автомобільним самозайнятим перевізником та замовником послуг.

При цьому, для надання послуг з перевезення легковими автомобілями на замовлення автомобільний перевізник зобов’язаний використовувати транспорті засоби, які належать йому на праві власності чи користування, що підтверджується відповідними реєстраційними документами, мати відповідну ліцензію (п. 104 Постанови № 176).

Таким чином, між юридичною особою (замовником перевезення) та безпосередньо суб’єктом господарювання перевізником на замовлення або перевізником на таксі (виконавцем перевезення) може бути укладено договір відповідно до вимог цивільного законодавства, предметом якого може бути  одноразове перевезення або багаторазове перевезення визначених у цьому договорі осіб, або визначеного кола осіб.

 

З питань 2.3 – 2.6 та 2.8

Статтею 1 Закону України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (із змінами і доповненнями) (далі – Закон № 996) визначено, що первинний документ –документ, який містить відомості про господарську операцію.

Відповідно до п. 2 ст. 9 Закону № 996 первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити, якщо інше не передбачено окремими законодавчими актами України: назву документа (форми); дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Робота таксі регулюється Постановою № 176, пунктом 92 якої зазначено, що розрахунки за послуги таксі проводяться після закінчення перевезення. На вимогу пасажира йому видається чек відповідно до оплаченої вартості проїзду.

Відповідно до абз. 5 ст. 2 Закону України від 06.07.1995 № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (із змінами і доповненнями)   (далі – Закон № 265) реєстратор розрахункових операцій – пристрій або програмно-технічний комплекс, в якому реалізовані фіскальні функції і який призначений для реєстрації розрахункових операцій при продажу товарів (наданні послуг), операцій з торгівлі валютними цінностями в готівковій формі та/або реєстрації кількості проданих товарів (наданих послуг), операцій з видачі готівкових коштів держателям електронних платіжних засобів та з приймання готівки для подальшого переказу. До реєстраторів розрахункових операцій відносяться: електронний контрольно-касовий апарат, електронний контрольно-касовий реєстратор, вбудований електронний контрольно-касовий реєстратор, комп’ютерно-касова система, електронний таксометр, автомат з продажу товарів (послуг) тощо.

Електронний таксометр – реєстратор розрахункових операцій, який додатково забезпечує попереднє програмування тарифів за проїзд та облік вартості наданих послуг з перевезень пасажирів (абз. 12 Закону № 265). 

Отже, якщо йдеться про розрахунковий документ, який підтверджує оплату, то залежно від форми розрахунків це може бути:

чек РРО – при розрахунках готівкою;

чек РРО та квитанція платіжного термінала – при розрахунках карткою.

Крім того, з урахуванням судової практики (Постанови Харківського окружного адміністративного суду від 11.07.2017 року у справі № 820/1750/17) оформлений належним чином рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції і постачання товарів, робіт (послуг) без складання акта приймання-передач тільки у разі його оплати, що підтверджується відповідними документами.

Документами, що підтверджують оплату, можуть бути платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера тощо.

Рахунок-фактура може бути складений у паперовій або в електронній формі та повинен мати реквізити, які дають можливість ідентифікувати господарську операцію та її учасників, зокрема: назву підприємства, від імені якого складено рахунок-фактуру; назву контрагента; зміст та господарської операції, одиницю виміру господарської операції; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь в оформленні рахунку-фактури.

 

З питання 2.9

Що стосується документів, які мають підтверджувати фактичне здійснення перевезень працівників за допомогою таксі та зв’язок між поїздками працівників на таксі з господарською діяльністю Об’єднання, то, у разі, якщо перевезення працівників буде здійснювати  стороння  транспортна організація, то доцільно оформити договір про надання послуг з перевезення і в кінці кожного місяця оформляти акт приймання-передачі цих послуг.

Разом з цим, у разі якщо договір із сторонньою  транспортною організацією не укладено, витрати на перевезення працівників за допомогою таксі, понесені у зв’язку з виробничою потребою, можуть бути відшкодовані працівникові за рішенням керівника. Факт здійснення таких витрат і їхню вартість слід підтвердити вищезазначеними первинними документами (зокрема, але не виключно одним з них), які буде додано до звіту про використання коштів.

Для підтвердження потреби у послугах таксі працівник може оформити службову записку на ім’я керівника, в якій зазначити, з якою метою йому треба скористатися таксі. Після чого оформляється наказ керівника про відшкодування працівникові відповідних витрат. Документ, що підтверджує витрати на таксі, подається до бухгалтерії разом зі звітом про використання коштів.

Крім того, до переліку документів, які допоможуть обґрунтувати включення витрат на таксі у відрядженні зокрема, але не виключно, можуть бути: наказ керівника про використання таксі у господарській діяльності; службова записка працівника про необхідність використання таксі у господарській діяльності; маршрутний лист працівника, який користувався послугами таксі, затверджений керівником підприємства; звіт про результати поїздки.

Відповідно до п. 52.2 ст. 52 ПКУ індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.