Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 21.01.2022 р. № 98/ІПК/99-00-04-03-03-06

Державна податкова служба України, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс), розглянула звернення щодо практичного застосування норм чинного законодавства і в межах компетенції повідомляє.

Платник податку, у якого виникли питання під час відшкодування працівнику витрат, понесених таким працівником у службовому відрядженні, просить надати індивідуальну податкову консультацію з питаньпідтвердних документів, що засвідчують вартість витратпонесених фізичною особою (працівником) під час відрядження.

Оподаткування доходів фізичних осіб регламентується розділом IVКодексу, згідно з п.п. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 якого до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включаються, зокрема, кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно із п. 170.9 ст. 170 Кодексу.

Відповідно до абзацу другого п.п. «а» п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу не є доходом платника податку – фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат.

Зазначені в абзаці другому п.п. «а» п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу витрати не є об'єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов'язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

При цьому будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

Наказом Міністерства транспорту та зв'язку України від 23.04.2009 № 450 затверджено Порядок оформлення пасажирських перевезень на транспорті (далі – Порядок № 450), відповідно до п. 4 якого маршрут-квитанція – це розрахунковий документ установленої форми та змісту, сформований автоматизованою системою продажу проїзних (перевізних) документів відповідного виду транспорту і належним чином оформлений продавцем, який підтверджує оплату пасажиром вартості перевезення та послуг з його оформлення. Маршрут-квитанція є проїзним (перевізним) документом при перевезеннях пасажира та його багажу авіаційним, автомобільним, морським та річковим транспортом, проїзним (перевізним) документом з відкладеним друком при здійсненні перевезень залізничним транспортом у внутрішньому сполученні та при міжнародних перевезеннях всіма видами транспорту (крім авіаційного), а також є договором на перевезення пасажира та його багажу.

При цьому додатком 2 до Порядку № 450 передбачена форма маршрут-квитанції на перевезення автомобільним транспортом.

Відповідно до п. 13 Порядку № 450 надрукована маршрут-квитанція підлягає обов'язковій реєстрації шляхом роздрукування за допомогою реєстратора розрахункових операцій у правому нижньому куті маршрут-квитанції фіскального касового чека, який підтверджує реєстрацію розрахункової операції на повну суму вартості пасажирського перевезення (з відображенням у касовому чеку складових суми вартості за кожною ставкою податку на додану вартість окремо).

У разі технічної неможливості друкування реєстратором розрахункових операцій фіскального касового чека у правому нижньому куті маршрут-квитанції друкування такого чека здійснюється на зворотній стороні маршрут-квитанції.

Згідно з п. 15 Порядку № 450 маршрут-квитанція, яка не містить роздрукованого реєстратором розрахункових операцій фіскального касового чека, не є розрахунковим документом та не підтверджує факт укладання договору на перевезення пасажира та його багажу.

Основні засади організації та діяльності автомобільного транспорту регулюється Законом України від 05 квітня 2001 року № 2344-III «Про автомобільний транспорт» (далі- Закон № 2344), відповідно до ст. 41 якого пасажир зобов'язаний, зокрема в разі запровадження автоматизованої системи обліку оплати проїзду - зареєструвати електронний квиток.

При цьому електронний квиток – це проїзний документ встановленої форми, який після реєстрації в автоматизованій системі обліку оплати проїзду дає право пасажиру на одержання транспортних послуг (ст. 1 Закону № 2344).

Враховуючи викладене, у разі відповідності електронного квитка на автобус положенням Закону № 2344 та за умови виконання вимог, встановлених п. 170.9 ст. 170 Кодексу, не включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку – фізичної особи сума відшкодованих йому роботодавцем витрат, понесених таким платником під час відрядження на проїзд.

Крім того, до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включається, зокрема, дохід, отриманий платником податку як додаткове благо (крім випадків, передбачених ст. 165 Кодексу) у вигляді суми грошового або майнового відшкодування будь-яких витрат або втрат платника податку, крім тих, що обов'язково відшкодовуються згідно із законом за рахунок бюджету або звільняються від оподаткування згідно з розділом IV Кодексу (п.п. «г» п.п. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 Кодексу).

Згідно з п. 167.1 ст. 167 Кодексу ставка податку становить 18 відсотків бази оподаткування щодо доходів, нарахованих (виплачених, наданих) платнику (крім випадків, визначених у п.п. 167.2 – 167.5 ст. 167 Кодексу).

Нарахування, утримання та сплата (перерахування) податку на доходи фізичнихосібдо бюджету здійснюється у порядку, встановленому ст. 168 Кодексу.

Податковий агент, поняття якого наведено у п.п. 14.1.180 п. 14.1 ст. 14 Кодексу, що нараховує (виплачує, надає) оподатковуваний дохід на користь платника податку, зобов’язаний утримувати податок на доходи фізичних осіб із суми такого доходу за його рахунок, використовуючи ставку податку, визначену в ст. 167 Кодексу (п.п. 168.1.1 п.168.1 ст. 168 Кодексу).

Основним документом, який регулює відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 № 59 (далі - Інструкція № 59). При цьому інші підприємства та організації можуть використовувати Інструкцію № 59 як допоміжний (довідковий) документ.

Відповідно до п. 14 розділу I Інструкції № 59 підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України від 06 липня 1995 року № 265/95-ВР«Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (далі – Закон № 265) та Кодексу,а також документи, визначені цією Інструкцією. У разі відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв'язку з таким відрядженням витрат, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави.

Статтею 2 Закону № 265 визначено, що розрахунковий документ - це документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, видатковий чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, операцій з видачі готівкових коштів держателям електронних платіжних засобів, отримання (повернення) коштів, торгівлю валютними цінностями в готівковій формі, створений в паперовій та/або електронній формі (електронний розрахунковий документ) у випадках, передбачених цим Законом, зареєстрованим у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій або програмним реєстратором розрахункових операцій, чи заповнений вручну.

Наказом Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13 «Про затвердження про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів, Порядку подання звітності, пов'язаної із використанням книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок), форми № ЗВР-1 Звіту про використання книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок)».

Отже, у разі якщо розрахункові документи, що підтверджують придбання послуг відрядженим працівником у фізичної особи – підприємця, відповідають положенням чинного законодавства, то такі документи можуть бути використані як підтвердні документи для звільнення від оподаткування суми відшкодованих роботодавцем витрат, понесених таким платником під час відрядження.

Згідно з п. 57 розділу IV Положення про організацію бухгалтерського обліку, бухгалтерського контролю під час здійснення операційної діяльності в банках України, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 04.07.2018 № 75 (далі - Положення № 75), інформація, що міститься в прийнятих для обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов'язаних рахунках бухгалтерського обліку.

Регістри синтетичного та аналітичного обліку ведуться на паперових носіях або в електронній формі.

Запис у регістрах аналітичного обліку здійснюється лише на підставі відповідного санкціонованого первинного документа (паперового або електронного).

Пунктом 62 Положення № 75 визначено, що виписки з особових рахунків клієнтів є підтвердженням виконаних за день операцій і призначаються для видачі або відсилання клієнту.

Регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (частина друга ст. 6 Закону № 996).

Отже, з питання щодо документів, якими підтверджуються витрати працівників під час відрядження, доцільно звернутися до Міністерства фінансів України.

Відповідно до п. 52.2 ст. 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.