Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 12.12.2022 р. № 2182/ІПК/99-00-07-06-01-06

Державна податкова служба України розглянула звернення про надання індивідуальної податкової консультації щодо строків зберігання документів, що стосуються діяльності суб’єкта господарювання, та керуючись статтею 52 глави 3 розділу ІІ Податкового кодексу України (далі – Кодекс),  повідомляє.

У своєму зверненні платник податків повідомив, що виникла необхідність у отриманні роз’яснення, з питань закінчення строку давності 1095 днів зберігання первинних документів, створених за період 2013-2016 роки.

Враховуючи вищевикладене, платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію з такого питання:

«чи може підприємство знищити первинні документи за період
з січня 2013 року по грудень 2016 року (окрім документів, що стосуються операцій з трансферного ціноутворення)?».

Відповідно до підпункту 19ˡ.1.28 пункту 19ˡ статті 19ˡ Кодексу до функцій контролюючих органів належить, зокрема, надання індивідуальних податкових консультацій, інформаційно-довідкових послуг з питань податкового та іншого законодавства, контроль за додержанням якого покладено на контролюючого органи.

Для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що передбачено пунктом 44.1 статті 44 Кодексу.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим пункту 44.1 статті 44 Кодексу.

Пунктом 44.3 статті 44 Кодексу встановлено, що платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів, визначених пунктом 44.1 статті 44 Кодексу, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством термінів, але не менш як 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до статей 39 та 39² Кодексу) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання – з передбаченого Кодексом граничного терміну подання такої звітності та документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії).

У разі ліквідації платника податків документи, визначені пунктом 44.1
статті 44 Кодексу, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів
(2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до статей 39 та 39² Кодексу), що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.

Передбачені пунктом 44.3 статті 44 Кодексу терміни зберігання документів продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених пунктом 102.3 статті 102 Кодексу.

Якщо документи, визначені у пункті 44.1 статті 44 Кодексу, пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених
пунктом 44.3 статті 44 Кодексу.

Статтею 102 Кодексу визначені строки давності, які застосовуються при проведенні перевірок контролюючими органами. Так, відповідно до
пункту 102.1 статті 102 Кодексу контролюючий орган, крім випадків, визначених пунктом 102.2 цієї статті, має право провести перевірку та самостійно визначити суму грошових зобов'язань платника податків у випадках, визначених Кодексом, не пізніше закінчення 1095 дня (2555 дня – у разі проведення перевірки операції відповідно до статей 39 і 39 ² Кодексу), що настає за останнім днем граничного строку подання податкової декларації, звіту про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації, визначеної пунктом 133.4 статті 133 Кодексу, та/або граничного строку сплати грошових зобов'язань, нарахованих контролюючим органом, а якщо така податкова декларація була надана пізніше, –  за днем її фактичного подання.

У разі подання платником податку уточнюючого розрахунку до податкової декларації або уточнюючої декларації, контролюючий орган має право визначити суму податкових зобов'язань в межах поданих уточнень, за такою податковою декларацією протягом 1095 днів (2555 дня – у разі проведення перевірки відповідно до статей 39 і 39 ² Кодексу) з дня подання уточнюючого розрахунку (декларації).

Статтею 1 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16 липня 1999 року № 996-XIV надано визначення первинного документу. Первинний документ – документ, який містить відомості про господарську операцію.

Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності, що ґрунтується на даних бухгалтерського обліку, підприємствами, їх об'єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності визначений Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 05.06.1995
за № 168/704 (далі – Положення № 88).

Відповідно до пункту 6.6 Положення № 88 строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері архівної справи і діловодства.

Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрованим 17.04.2012 за № 571/20884, затверджено Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі – Перелік № 578/5).

Вказаний Перелік № 578/5 є нормативно-правовим актом, призначеним для використання усіма організаціями при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання або для знищення.

Відповідно до Переліку № 578/5 строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

Також Переліком № 578/5 встановлено різні терміни зберігання документів в розрізі типових документів, які створюються на підприємстві із зазначенням строків їх зберігання та додаткових приміток до статей, що коментують та уточнюють строки зберігання документів.

Отже, платники податків повинні зберігати документи у терміни, визначені Переліком № 578/5, але ці терміни не повинні бути меншими ніж передбачено статтею 44 Кодексу.

При цьому Переліком № 578/5 встановлено заборону на знищення документів без попереднього проведення експертизи їхньої цінності та за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства.

Крім того, Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за № 736/27181 (далі – Правила № 1000/5), передбачено, що документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється. Для проведення експертизи документів утворюються постійно діючи експертні комісії. Експертиза цінності документів проводиться щороку.

Окремо слід відмітити, що пунктом 52² підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу на період з 18 березня 2020 року по останній календарний день місяця (включно), в якому завершується дія карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України на всій території України з метою запобігання поширенню на території України коронавірусної хвороби (COVID-19), зупиняється перебіг строків давності, передбачених статтею 102 Кодексу.

При цьому, Законом України від 15 березня 2022 року № 2120-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо дії норм на період дії воєнного стану» на період дії воєнного, надзвичайного стану, зупиняється дія пункту 52² підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу  та  зупиняється перебіг строків давності відповідно до пункту 102.9 статті 102 Кодексу, крім особливостей, встановлених підпунктом 69.9 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу.

Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватись виключно платником податків, якому надано таку консультацію (пункт 52.2  статті 52 глави 3 розділу ІІ Кодексу).