Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 12.12.2022 р. № 2183/ІПК/99-00-07-06-01-06

Державна податкова служба України розглянула звернення про надання індивідуальної податкової консультації щодо обов’язку надання документів/копій документів, що належать до предмету перевірки, у разі створення їх в електронній формі, та керуючись статтею 52 глави 3 розділу ІІ Податкового кодексу України (далі – Кодекс) в межах компетенції повідомляє.

У своєму зверненні платник податків повідомив, що виникла необхідність у роз’ясненні норм податкового законодавства щодо обов’язку надання документів/копій документів, що належать до предмету перевірки, у разі створення їх в електронній формі.

Враховуючи вищевикладене, платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію з таких питань:

"Яким чином платние податків, який у відповідності до законодавства України про електронні документи та електронний документообіг складає, підписує та зберігає первинні документи в електронній формі з використанням системи/систем електронного документообігу повинен виконати обов’язок встановлений статтею 85 Кодексу щодо надання контролюючим органам первинних документів або їх копій, у разі втрати таким платником податків на момент проведення перевірки/надходження запиту про надання документів доступу до системи/систем електронного документообігу та первинних документів, складених та підписаних в електронній формі?"

«Чи вважатиметься платник податків таким, що надав документальне підтвердження наявності підстав для бухгалтерського обліку господарських операцій та виконав обов’язок по наданню контролюючому органу первинних документів/їх копій, встановлений статтею 85 Кодексу:

у разі втрати платником податків доступу до системи електронного документообігу та до первинних документів, складених та підписаних в електронній формі;

у разі надання платником податків завчасно підготовлених паперових копій електронних документів (завчасно підготовлених паперових копій первинних документів, складених в електронній формі)?»;

«Якщо надання платником податків під час проведення перевірки завчасно підготовлених паперових копій первинних документів, оригінали яких були складені та підписаних платником податків в електронній формі, є недостатнім підтвердженням виконання платником податків обов’язку, встановленого
статтею 85 Кодексу щодо надання контролюючому органу первинних документів/їх копій, які документи, та в якій формі виготовлені копії первинних документів вважатимуться належними копіями первинних документів, складених та підписаних в електронній формі, та будуть свідчити про належне виконання платником податків обов’язку, встановленого статтею 85 Кодексу?».

Відповідно до підпункту 19ˡ.1.28 пункту 19ˡ.1 статті 19ˡ Кодексу до функцій контролюючих органів належить, зокрема, надання індивідуальних податкових консультацій, інформаційно-довідкових послуг з питань податкового та іншого законодавства, контроль за додержанням якого покладено на контролюючого органи.

Згідно з пунктом 44.1 статті 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим пункту 44.1 статті 44 Кодексу.

Відповідно до частини другої статті 3 Закону України від 16 липня 1999 року
№ 996 «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в України»
(далі – Закон № 996) бухгалтерський облік є обов'язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку.

Відповідно до частини другої статті 9 Закону № 996 визначено, що первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі. Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995
№ 88, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 05.06.1995 за № 168/704, зокрема визначено, що документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Згідно із статтею 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 року № 851–IV (далі – Закон
№ 851) оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги» від 05 жовтня 2017 року
№ 2155–VIII (далі – Закон № 2155).

Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством, та у визначених законодавством випадках може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.

Згідно із статтею 5 Закону № 851 електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Відповідно до статті 6 Закону № 851 для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Разом з цим зазначаємо, що питання застосування положень Закону № 851 та Закону № 2155 належить до компетенції Міністерства цифрової трансформації України, яке відповідно до пункту 1 Положення про Міністерство цифрової трансформації України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 вересня 2019 року № 856, є головним органом у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізацію державної політики: у сферах цифровізації, цифрового розвитку, цифрової економіки, цифрових інновацій та технологій, електронного урядування та електронної демократії, розвитку інформаційного суспільства, інформатизації; у сфері впровадження електронного документообігу; у сфері розвитку цифрових навичок та цифрових прав громадян; у сферах відкритих даних, розвитку національних електронних інформаційних ресурсів та інтероперабельності, розвитку інфраструктури широкосмугового доступу до Інтернету та телекомунікацій, електронної комерції та бізнесу; у сфері надання електронних та адміністративних послуг; у сферах електронних довірчих послуг та електронної ідентифікації; у сфері розвитку ІТ-індустрії.

Таким чином, з питань оформлення первинних документів в електронній формі доцільно звернутися до Міністерства цифрової трансформації України.

Одночасно повідомляємо, що відповідно до частини другої статті 6 Закону
№ 996 регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності.

Тому, з питань оформлення первинних документів в електронній формі з накладанням цифрового підпису за допомогою електронного сервісу певної комерційної компанії доцільно звернутися до Міністерства фінанси України.

Стосовно надання платником податків під час проведення перевірки первинних документів, складених в електронній формі, з використанням цифрового підпису  зазначаємо таке.

Відповідно до підпункту 19¹.1.1 пункту 19¹.1 статті 19¹ Кодексу контролюючі органи здійснюють адміністрування податків, зборів, платежів, у тому числі проводять відповідно до законодавства перевірки та звірки платників податків.

Відповідно до підпункту 72.1.1 пункту 72.1 статті 72 Кодексу контролюючі органи для виконання покладених на них функцій використовують, зокрема, первинні документи, які ведуться в електронній формі, що належать або пов'язані з предметом перевірки.

Вимоги щодо складання первинних документів, у тому числі в електронній формі, визначені законодавчими та нормативно-правовими актами України, перелік яких  наведено у цьому листі.

Порядок надання платниками податків документів під час проведення перевірки встановлено статтею 85 Кодексу.

Відповідно до вимог пункту 85.2 статті 85 Кодексу платник податків зобов'язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки. Такий обов'язок виникає у платника податків після початку перевірки.

При цьому великий платник податків на запит контролюючого органу зобов'язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів засобами електронного зв’язку в електронній формі документи та інформацію, які складені з дотриманням вимог законів України  № 996, № 851 та  № 2155.

Отже, контролюючим органом під час проведення перевірки враховуються первинні документи платника податків, які відповідають усім встановленим вимогам до їх створення, оформлення та відображення у бухгалтерському обліку.

Окремо слід відмітити, що пунктом 52² підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу на період з 18 березня 2020 року по останній календарний день місяця (включно), в якому завершується дія карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України на всій території України з метою запобігання поширенню на території України коронавірусної хвороби (COVID-19), зупиняється перебіг строків давності, передбачених статтею 102 Кодексу.

При цьому, Законом України від 15 березня 2022 року № 2120-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих
актів України щодо дії норм на період дії воєнного стану» на період
дії воєнного, надзвичайного стану, зупиняється дія пункту 52² підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу  та  зупиняється перебіг строків давності відповідно до пункту 102.9 статті 102 Кодексу, крім особливостей, встановлених підпунктом 69.9 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу.

Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватись виключно платником податків, якому надано таку консультацію (пункт 52.2  статті 52 глави 3 розділу ІІ Кодексу).