Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 20.12.2022 р. № 2274/ІПК/99-00-21-02-02-06

Державна податкова служба України за результатами розгляду звернення                             АТ КБ «» (далі – Банк)щодопорядку оформлення на запит ДПС копій первинних документів, складених в електронній формі шляхом накладання кваліфікованих електронних підписів (далі - КЕП) та при відсутності у контрагента печатки та, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс), в межах компетенції повідомляє.

Як зазначено у зверненні, Банком у своїй роботі запроваджено електронний документообіг. Первинні документи (договори, акти виконаних робіт/наданих послуг тощо) можуть складатися як на паперових носіях, так і шляхом накладання КЕП.

Контрагенти Банку, які є сторонами договірних взаємовідносин, можуть не використовувати печатки при здійсненні господарської діяльності, відповідно до Закону України від 15 квітня 2014 року № 1206-VII«Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо спрощення порядку відкриття бізнесу» та Закону України від 23 березня 2017 року № 1982-VIII «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо використання печаток юридичними особами та фізичними-особами підприємцями» (далі – Закон № 1982-VIII).

Платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію з наступних питань:

Як повинні бути оформлені копії первинних документів, що надаються на запит ДПС:

а) складених в електронному вигляді та скріплених КЕП? Що може бути підтвердженням накладання на документ КЕП та в якому вигляді це підтвердження надати контролюючому органу?

б) по договірним взаємовідносинам з контрагентами-суб’єктами господарської діяльності, які не використовують печатки відповідно до чинного законодавства? Чи необхідно до пакету копій документів надавати також підтвердження/пояснення щодо відсутності у контрагента печатки (якщо необхідно, то в якому вигляді)?

Для цілей оподаткування згідно з п. 44.1 ст. 44 Кодексуплатники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим цього пункту.

Відповідно до абзаців третього та четвертого п.п. 6 п. 73.3 ст. 73 Кодексу платники податків та інші суб’єкти інформаційних відносин зобов’язані подавати інформацію, визначену в запиті контролюючого органу, та її документальне підтвердження (крім проведення зустрічної звірки) протягом 15 робочих днів з дня, наступного за днем отримання запиту (якщо інше не передбачено цим Кодексом) у порядку, визначеному статтею 42 цього Кодексу.

У разі проведення зустрічної звірки платники податків та інші суб'єкти інформаційних відносин зобов'язані подавати інформацію, визначену в запиті контролюючого органу, протягом 10 робочих днів з дня, наступного за днем отримання запиту, та документальне підтвердження цієї інформації на вимогу контролюючого органу у порядку, визначеному ст. 42 цього Кодексу.

Згідно з абзацами сьомим, восьмим та дев’ятим п. 73.3 ст. 73 Кодексу інформація на запит контролюючого органу надається Національним банком України, іншими банками безоплатно у порядку і обсягах, встановлених Законом України "Про банки і банківську діяльність".

Порядок отримання інформації контролюючими органами за їх письмовим запитом визначається центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику.

Інформація на запит центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну податкову політику, надається фінансовими агентами безоплатно у порядку та обсягах, визначених міжнародними договорами, що містять положення про обмін інформацією для податкових цілей, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України, або укладеними на їх підставі міжвідомчими договорами. Порядок розкриття такої інформації банками встановлюється Національним банком України, іншими фінансовими агентами - відповідним регулятором ринків фінансових послуг у межах повноважень, визначених Законом України "Про фінансові послуги та державне регулювання ринків фінансових послуг", за погодженням з центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику, та з центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну податкову політику.

Так, основні вимоги щодо організації бухгалтерського обліку в банках України встановлює Положення про організацію бухгалтерського обліку в банках України, затверджене Постановою Правління Національного банку України від 04.07.2018 № 75 (далі – Положення № 75).

Положення розроблене відповідно до Законів України "Про Національний банк України", "Про банки і банківську діяльність", "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" та основних принципів міжнародних стандартів фінансової звітності (п. 1 Положення № 75).

Порядок ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в банках встановлюється Національним банком України відповідно до цього Закону та міжнародних стандартів фінансової звітності (п. 3 ст. 6 Закону України від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»(далі – Закон № 996)). 

Бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку (частина друга ст. 3 Закону № 996).

Згідно з частиною першою ст. 9 Закону № 996 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи – документи, які містять відомості про господарську операцію, які  складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов'язкові реквізити: особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов'язкові реквізити, визначені частиною другою ст. 9 Закону № 996.

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 05.06.1995 за № 168/704, зі змінами та доповненнями (далі – Положення № 88).

Згідно з п. 2.5 Положення № 88 документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Законом України від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон № 851) визначено, що оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги» (далі – Закон № 2155).

Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа з накладанням електронного підпису, яким завершується процедура створення електронного документа (ст. 5, ст. 6 Закону № 851).

Згідно із Законом № 2155 електронна довірча послуга – послуга, яка надається для забезпечення електронної взаємодії двох або більше суб'єктів, які довіряють надавачу електронних довірчих послуг щодо надання такої послуги;

кваліфікований надавач електронних довірчих послуг – юридична особа незалежно від організаційно-правової форми та форми власності, фізична особа - підприємець, яка надає одну або більше електронних довірчих послуг, діяльність якої відповідає вимогам цього Закону та відомості про яку внесені до Довірчого списку.

Водночас зазначаємо, що питання застосування положень Закону № 851 та Закону № 2155 належить до компетенції Міністерства цифрової трансформації України, яке відповідно до пункту 1 Положення про Мінцифри, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 вересня 2019 року № 856, є головним органом у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізацію державної політики: у сферах цифровізації, цифрового розвитку, цифрової економіки, цифрових інновацій та технологій, електронного урядування та електронної демократії, розвитку інформаційного суспільства, інформатизації; у сфері впровадження електронного документообігу; у сфері розвитку цифрових навичок та цифрових прав громадян; у сферах відкритих даних, публічних електронних реєстрів, розвитку національних електронних інформаційних ресурсів та інтероперабельності, розвитку інфраструктури широкосмугового доступу до Інтернету та телекомунікацій, електронної комерції та бізнесу; у сфері надання електронних та адміністративних послуг; у сферах електронних довірчих послуг та електронної ідентифікації; у сфері розвитку IT-індустрії; у сфері розвитку та функціонування правового режиму Дія Сіті.

Отже, первинні документи складаються відповідно до правил бухгалтерського обліку. При цьому, враховуючи вимоги Закону № 996,              Закону № 851 та Закону № 2155 відповідний електронний документ набуває статусу первинного документа, що засвідчує факт здійснення господарської операції, після належним чином його оформлення.

З питань створення документів в електронній формі та їх  підписання, доцільно звернутися до Міністерства цифрової трансформації України.

Щодо питання надання копій первинних документів складених в паперовому вигляді та не скріплених печаткою повідомляємо таке.

Відповідно до внесених Законом № 1982-VIII змін до Господарського кодексу України, суб'єкт господарювання має право використовувати у своїй діяльності печатки, але відбиток печатки не може бути обов'язковим реквізитом будь-якого документа, що подається суб'єктом господарювання до органу державної влади або органу місцевого самоврядування. Копія документа, що подається суб'єктом господарювання до органу державної влади або органу місцевого самоврядування, вважається засвідченою у встановленому порядку, якщо на такій копії проставлено підпис уповноваженої особи такого суб'єкта господарювання або особистий підпис фізичної особи - підприємця.

Аналогічну позицію висвітлено Державною казначейською службою України у листі від 08.08.2017 № 16-10/760 щодо проставлення відбитків печатки.

Відповідно до п. 52⁸ підрозділу 10 «Інші перехідні положення» розділу ХХ Кодексу тимчасово, на період по останній календарний день місяця (включно), в якому завершується дія карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України на всій території України з метою запобігання поширенню на території України коронавірусної хвороби (COVID-19), зупиняється перебіг строків, встановлених, зокрема, статтями 52 і 53 цього Кодексу щодо надання контролюючими органами індивідуальних податкових консультацій в письмовій формі.

Згідно з п.п. 69.9 п. 69 підрозділу 10 «Інші перехідні положення» розділу ХХ Кодексу для платників податків та контролюючих органів тимчасово, на період  до припинення  або скасування воєнного стану на території України, зупиняється перебіг строків, визначених податковим законодавством та іншим законодавством, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, з урахуванням особливостей, встановлених цим підпунктом.

Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію (п. 52.2 ст. 52 Кодексу).