Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 16.08.2022 р. № 1287/ІПК/99-00-21-02-02-06

Державна податкова служба України розглянула звернення Товариства                 з обмеженою відповідальністю «_____» (далі – Товариство) щодо окремих питань, пов’язаних зі складанням документів для цілей оподаткування, та, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс), у межах повноважень повідомляє.

Згідно із зверненням у взаємовідносинах з контрагентами Товариством планується впровадити процес підписання документів за допомогою аналогу власноручного підпису відповідних уповноважених осіб з використанням сервісу «DocuSign». Зазначений сервіс набув широкого застосування для підписання документів, у тому числі іноземними суб’єктами господарювання. Такі аналоги власноручних підписів відповідних уповноважених осіб проставляються за допомогою програмного сервісу та захищені від використання іншою особою.

Питання звернення таке:

1. Чи вважатиметься первинним документом, що засвідчує факт здійснення господарської операції, документ (наприклад, зовнішньоекономічний договір (контракт), додаток чи додаткова угода до зовнішньоекономічного договору (контракту), акт приймання - передачі товару / послуги тощо) за умови, що такий документ містить усі необхідні реквізити первинного документу, підписаний електронним підписом, створеним за допомогою сервісу «DocuSign», враховуючи, що сторони зафіксували домовленість про складання документів у такому вигляді шляхом укладення письмового договору, скріпленого власноручними (оригінальними) підписами сторін?   

Щодо питання 1

Для цілей оподаткування згідно з п. 44.1 ст. 44 Кодексу платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 Кодексу.

Для обрахунку об’єкта оподаткування платник податку на прибуток підприємств використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування (абзац перший п. 44.2 ст. 44 Кодексу).

Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні визначено Законом України від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» зі змінами та доповненнями (далі – Закон № 996).

Бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку (частина друга ст. 3 Закону № 996).

Відповідно до ст. 8 Закону № 996 питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів, який здійснює керівництво підприємством та несе відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах.

Підприємство самостійно, зокрема, обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених Законом № 996, та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних, а також затверджує правила документообороту.

Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені (частина п’ята ст. 9 Закону № 996).

Згідно зі ст. 9 Закону № 996 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов'язкові реквізити, якщо інше не передбачено окремими законодавчими актами України: назву документа (форми); дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 05.06.1995 за № 168/704, зі змінами та доповненнями (далі – Положення № 88).

Згідно з п. 5.1 Положення № 88 з метою упорядкованості руху та своєчасного одержання для записів у бухгалтерському обліку первинних документів наказом керівника підприємства, установи встановлюється графік документообороту, в якому вказуються дата створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву.

Відповідно до п. 2.5 Положення № 88 документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.

Додаткові вимоги до порядку створення первинних документів про касові і банківські операції, рух цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об'єктів майна передбачаються іншими нормативно-правовими актами            (п. 2.8 Положення № 88).

Відповідно до Закону № 996 та Положення № 88 первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг, зокрема, Закону України від 22 травня 2003 року             № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» зі змінами та доповненнями (далі – Закон № 851) та Закону України від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги» зі змінами та доповненнями (далі – Закон № 2155).

Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа (ст. 5 Закону № 851).

Згідно зі ст. 6 Закону № 851 для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис.

Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Відносини, пов’язані з використанням удосконалених та кваліфікованих електронних підписів, регулюються Законом № 2155.

Використання інших видів електронних підписів в електронному документообігу здійснюється суб’єктами електронного документообігу на договірних засадах.

Враховуючи зазначене, законодавством з бухгалтерського обліку визначаються лише вимоги щодо обов’язкових реквізитів первинних документів для цілей бухгалтерського обліку.

Водночас, надання роз’яснень вищенаведеного законодавства з питань створення електронних документів, електронного документообігу та надання електронних довірчих послуг, а також використання електронного підпису, згенерованого на платформі «DocuSign» та інших аналогічних сервісах під час оформлення первинних документів, до повноважень як Міністерства фінансів України, так і ДПС, визначених відповідно Положенням про Міністерство фінансів України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України             від 20 серпня 2014 року № 375 (зі змінами та доповненнями), та Положенням про Державну податкову службу України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 6 березня 2019 року № 227 (зі змінами та доповненнями), не належить.

Згідно з п. 4 Положення про Міністерство цифрової трансформації України (далі – Мінцифри), затвердженого постановою Кабінету Міністрів України             від 18 вересня 2019 року № 856 (зі змінами та доповненнями), Мінцифри відповідно до покладених на нього завдань, зокрема, здійснює визначені законом повноваження у сферах електронних довірчих послуг та електронної ідентифікації, у тому числі надає суб'єктам відносин у сфері електронних довірчих послуг консультації з питань, пов'язаних з наданням електронних довірчих послуг, забезпечує взаємне визнання українських та іноземних сертифікатів відкритих ключів та електронних підписів, що використовуються під час надання юридично значущих електронних послуг; бере участь у розробленні та впровадженні вимог щодо функціонування електронного документообігу, до оформлення документів, організації документообігу, зокрема, електронного документообігу.

Також слід зазначити, що єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності встановлюють Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за № 736/27181, зі змінами та доповненнями (далі – Правила).

Зауважимо, що відповідно до п. 11 глави 8 розділу ІІ Правил на документи в електронній формі накладається кваліфікований електронний підпис чи печатка згідно із законодавством.

Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається (п. 12 глави 8 розділу ІІ Правил).

Отже, при використанні тих чи інших аналогів власноручного підпису при підписанні документів слід враховувати вимоги Закону № 996, Закону № 851, Закону № 2155, Правил,  Положення № 88, інших нормативно-правових актів із зазначених питань.    

При цьому питання підписання первинних та інших документів з використанням сервісу «DocuSign» належать до компетенції Мінцифри та Міністерства юстиції України.  

Згідно з п. 52.2 ст. 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.