Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 18.08.2022 р. № 1290/ІПК/99-00-21-02-02-06

Державна податкова служба України за результатами розгляду звернення                             ТОВ «» (далі – ТОВ)щодооформлення первинних документів в електронній формі із використанням кваліфікованих електронних підписівта, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс), в межах компетенції повідомляє.

Як зазначено у зверненні, ТОВ є суб’єктом господарювання, зареєстрованим відповідно до законодавства України.

Основним видом діяльності є оптова та роздрібна торгівля металопрокатом, яку воно здійснює через свої відокремлені підрозділи (філії, металобази) шляхом її відвантаження своїм контрагентам, в тому числі безпосередньо з власних металобаз/філій, що розташовані у різних містах України.

ТОВ має великий документообіг, в тому числі в електронній формі із використанням кваліфікованих електронних підписів, який супроводжує його господарську діяльність. Задля оптимізації процесу формування первинних документів ТОВ використовує облікову систему і постійно працює над тим, щоб процес створення первинних документів був максимально простим, але при цьому не суперечив діючому законодавству у сфері бухгалтерського обліку.

Платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію з наступних питань:

1.Чидостатнім буде наявність посади та прізвища, ім’я, по-батькові особи, що підписує  первинний документ лише у складі кваліфікованого сертифікату відкритого ключа, на базі якого створюється кваліфікованийелектронний підпис, без наявності таких реквізитів безпосередньо у тексті самого первинного документу, який створюється в електронній формі шляхом накладання такого електронного підпису?

2.Чи буде вважатися такий первинний документ створеним з дотриманням вимог ст. 9 Закону України від16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996)?

Щодо питань 1,2

Відповідно до п. 44.1 ст. 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та / або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Для обрахунку об’єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування (абзац перший п. 44.2 ст. 44 Кодексу).

Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні визначеноЗаконом № 996.

Бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку (частина друга ст. 3 Закону № 996).

Згідно з частиною першою ст. 9 Закону № 996 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов'язкові реквізити, визначені частиною другою ст. 9 Закону № 996, зокрема, дату складання, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.

Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності, що ґрунтується на даних бухгалтерського обліку, підприємствами, їх об'єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності, установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету, встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 05.06.1995 за № 168/704, зі змінами та доповненнями (далі – Положення № 88).

Відповідно до п. 2.1 Положення № 88 первинні документи – це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Згідно з п. 2.5 Положення № 88 документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів встановлює Закон України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон № 851).

Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа (частина перша ст. 5 Закону № 851).

Згідно з частиною першою  ст. 6 Закону № 851 для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис.

Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа (частина друга ст. 6 Закону № 851).

Використання інших видів електронних підписів в електронному документообігу здійснюється суб'єктами електронного документообігу на договірних засадах (частина четверта ст. 6 Закону № 851).

Відносини, пов'язані з використанням удосконалених та кваліфікованих електронних підписів, регулюються Законом України від 05 жовтня 2017 року   № 2155-VIII  «Про електронні довірчі послуги» (далі – Закон № 2155).

Відповідно до частини першої ст. 7 Закону № 851 оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону № 2155.

Частиною другою ст. 7 Закону № 2155 встановлено, що до повноважень головного органу у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері електронних довірчих послуг, віднесено, зокрема:

розроблення нормативно-правових актів у сфері електронних довірчих послуг;

розроблення норм, стандартів у сфері електронних довірчих послуг;

надання суб’єктам відносин у сфері електронних довірчих послуг консультацій з питань, пов’язаних з наданням електронних довірчих послуг.

Отже, первинні документи складаються відповідно до правил бухгалтерського обліку. При цьому, враховуючи вимоги Закону № 996,              Закону № 851 та Закону № 2155 відповідний електронний документ набуває статусу первинного документа, що засвідчує факт здійснення господарської операції, після належним чином його оформлення.

Регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (частина друга ст. 6 Закону № 996).

Таким чином, питання оформлення первинних документів в електронній формі з накладанням електронного підпису, зберігання та використання у господарській діяльності електронних документів, організації електронного документообігу для ведення бухгалтерського обліку належать до компетенції Міністерства фінансів України.

Разом з тим повідомляємо, що відповідно до абзацу третього п. 3 Положення про Міністерство цифрової трансформації України (далі – Мінцифри), затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 вересня 2019 року № 856, до основних завдань Мінцифри віднесено, зокрема, формування та реалізація державної політики у сфері впровадження електронного документообігу.

Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію (п. 52.2 ст. 52 Кодексу).