Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 27.03.2023 р. № 686/ІПК/99-00-07-06-01-06

Державна податкова служба України розглянула звернення [………]
від [………] про надання індивідуальної податкової консультації щодо дострокового знищення/відновлення документів, та керуючись статтею 52 глави 3 розділу ІІ Податкового кодексу України (далі – Кодекс) в межах компетенції повідомляє.

У своєму зверненні платник податків повідомив, що виникла необхідність у роз’ясненні норм податкового законодавства щодо дострокового знищення документів та подальшого їх відновлення шляхом створення фото або сканованих копій завірених сторонами що його складали (підписували) та/або інші способи відновлення.

Враховуючи вищевикладене, платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію з таких питань:

1. Чи мало право ДПС по роботі з великими платниками податків розглядати Повідомлення про дострокове знищення документів подане Товариством у відповідності до пункту 44.5 статті 44 Кодексу, в якості повідомлення про втрату первинних документів в порядку підпункту 69.28 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу та приймати відповідне рішення про розгляд?

2. Чи передбачено податковим законодавством України прийняття ДПС по роботі з великими платниками податків будь-яких рішень та/або направлення будь-яких повідомлень Товариству, за наслідками отримання ДПС по роботі з великими платниками податків Повідомлення про дострокове знищення
 

документів подане Товариством у відповідності до пункту 44.5 статті 44 Кодексу?

3. Що може вважатись відновленням втрачених документів: створення (підписання) дублікатів документів; створення фото або сканованих копій документів; створення фото або сканованих копій документів завірених сторонами що його складали (підписували) та/або інші способи відновлення?

4. Чи вважається відновленим втрачений документ, якщо у Товариства наявна його фото або сканована копія?

5. Чи вважається відновленим втрачений документ, якщо у Товариства наявна його фото або сканована копія завірена Товариством та/або іншою стороною, що складала (підписувала) такий документ?

6. Чи можливе відновлення втрачених документів та яким саме чином (крім зазначених вище способів), якщо сторона, що складала (підписувала) такий документ припинена або письмові звернення за місцем знаходження такої сторони не дають результатів або особи що підписували такий документ від імені такої сторони не мають змоги (знаходяться за кордоном, зниклі безвісті, мобілізовані тощо) або втратили право (звільнені, загинули тощо) відновити втрачені документи?

Відповідно до підпункту 19ˡ.1.28 пункту 19ˡ.1 статті 19ˡ Кодексу до функцій контролюючих органів належить, зокрема, надання індивідуальних податкових консультацій, інформаційно-довідкових послуг з питань податкового та іншого законодавства, контроль за додержанням якого покладено на контролюючого органи.

Згідно з пунктом 44.1 статті 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим пункту  44.1 статті 44 Кодексу.

Відповідно до пункту 44.3 статті 44 Кодексу платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів, визначених пунктом 44.1 цієї статті, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством термінів, але не менш як 1095 днів (2555 днів - для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до статей 39 та 39 ² цього Кодексу) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання - з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності та документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, - не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів - не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії).

Відповідно до пункту 44.5 статті 44 Кодексу у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в пунктах 44.1 і 44.3 цієї статті, платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої втрат, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому цим Кодексом для подання податкової звітності.

Платник податків зобов'язаний відновити втрачені документи
протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

Відповідно до підпункту 69.9 пункту 69 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» Кодексу тимчасово, на період до припинення або скасування воєнного стану на території України, для платників податків та контролюючих органів зупиняється перебіг строків, визначених податковим законодавством та іншим законодавством, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.

Разом з тим, відповідно до пункту 7 розділу I Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Міністерства фінансів України
від 02.09.2014 № 879, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 30.10.2014 за № 1365/26142 (далі – Положення № 879), у разі встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів) в обсязі, визначеному керівником підприємства, обов’язково проводиться інвентаризація активів та зобов’язань, що перебувають на балансі суб’єкта господарювання.

При цьому згідно з пунктом 8 Положення № 879 підприємства, що знаходяться на тимчасово окупованій території та/або на території проведення антитерористичної операції (або їх структурні підрозділи (відокремлене майно) перебувають на зазначених територіях), проводять інвентаризацію у випадках, обов’язкових для її проведення, тоді, коли стане можливим забезпечити безпечний та безперешкодний доступ уповноважених осіб до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, в яких відображені зобов’язання та власний капітал цих підприємств.

Зазначені підприємства зобов’язані провести інвентаризацію станом
на 01 число місяця, що настає за місяцем, у якому зникли перешкоди доступу до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, та відобразити результати інвентаризації в бухгалтерському обліку відповідного звітного періоду.

Порядок документального оформлення інвентаризації активів та зобов’язань, що перебувають на балансі суб’єкта господарювання, визначено у Положенні
№ 879. 

Крім того, відповідно до підпункт 69.28 пункту 69 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» Кодексу, установлено, що до платників податків / податкових агентів, які провадили діяльність на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на територіях, тимчасово окупованих збройними формуваннями Російської Федерації, і не можуть пред'явити первинні документи, на підставі яких здійснюється облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, як виняток із положень статті 44 Кодексу застосовуються спеціальні правила для підтвердження даних, визначених у податковій звітності.

Підставами неможливості пред'явлення первинних документів є втрата (знищення чи зіпсуття) первинних документів або знаходження їх на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на територіях, тимчасово окупованих збройними формуваннями Російської Федерації, у разі якщо їх неможливо вивезти або їх вивезення пов'язане з ризиком для життя чи здоров'я платника податків, фізичних осіб чи неможливе у зв'язку з адміністративними перешкодами, встановленими органами влади.

У разі втрати та/або неможливості вивезення первинних документів платник податків / податковий агент подає до контролюючого органу в довільній формі повідомлення про неможливість вивезення первинних документів, підписане керівником підприємства та головним бухгалтером, в якому зазначаються: обставини, що призвели до втрати та/або неможливості вивезення первинних документів, податкові (звітні) періоди, а також загальний перелік первинних документів (за можливості - із зазначенням реквізитів).

Отже, враховуючи норми підпункту 69.28 пункту 69 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» Кодексу платникам податків, які провадили діяльність на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на територіях, тимчасово окупованих збройними формуваннями Російської Федерації, і не можуть пред'явити первинні документи подають до контролюючого органу в довільній формі повідомлення про неможливість вивезення первинних документів.

Водночас зазначаємо, що наказом Міністерства юстиції України
від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрованим 17.04.2012 за № 571/20884, затверджено Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі – Перелік
№ 578/5).

Вказаний Перелік № 578/5 є нормативно-правовим актом, призначеним для використання усіма організаціями при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання або для знищення.

Переліком № 578/5 встановлено заборону на знищення документів без попереднього проведення експертизи їхньої цінності та за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства.

Разом з тим, Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за № 736/27181 (далі – Правила № 1000/5), передбачено, що документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється. Для проведення експертизи документів утворюються постійно діючи експертні комісії (далі – ЕК). Експертиза цінності документів проводиться щороку.

Також, Правилами № 1000/5 встановлено, що у разі виявлення невиправно пошкоджених справ (документів) складається відповідний акт за формою, наведеною в додатку 34 до цих Правил. Акт схвалюється ЕК установи та затверджується керівником установи. На підставі акта невиправно пошкоджені справи вилучаються для знищення (пункт 15 глава 8 розділ VII Правила
№ 1000/5).

Щодо форм відновлення знищених документів зазначаємо наступне.

Для обрахунку об'єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо
доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування (пункт 44.2
статті 44 Кодексу).

Відповідно до частини другої статті 3 Закону України від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в України» (далі – Закон № 996) бухгалтерський облік є обов'язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку.

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення (стаття 9 Закону № 996).

Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності, що ґрунтується на даних бухгалтерського обліку, підприємствами, їх об'єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності, установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету, встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року № 88, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 05 червня 1995 року за № 168/704 (далі – Положення № 88).

Відповідно до частини другої статті 9 Закону № 996 та пункту 2.4
Положення № 88 первинні документи для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати такі обов'язкові реквізити: назву документа (форми); дату і місце складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Отже, враховуючи вимоги Закону № 996 та Положення № 88 документ набуває статусу первинного документа, що засвідчує факт здійснення господарської операції, після належним чином його оформлення.

При цьому зазначаємо, що регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (частина друга статті 6 Закону №  996).

Враховуючи те, що регулятором з питань забезпечення формування та реалізації державної політики у сфері бухгалтерського обліку є Міністерство фінансів України пропонуємо з питань щодо форм відновлених первинних документів звернутися до Міністерства фінансів України.

Окремо слід відмітити, що пунктом 52² підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу на період з 18 березня 2020 року по останній календарний день місяця (включно), в якому завершується дія карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України на всій території України з метою запобігання поширенню на території України коронавірусної хвороби (COVID-19), зупиняється перебіг строків давності, передбачених статтею 102 Кодексу.

При цьому, Законом України від 15 березня 2022 року № 2120-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо дії норм на період дії воєнного стану» на період дії воєнного, надзвичайного стану, зупиняється дія пункту 52² підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу  та  зупиняється перебіг строків давності відповідно до пункту 102.9 статті 102 Кодексу, крім особливостей, встановлених підпунктом 69.9 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу.

Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватись виключно платником податків, якому надано таку консультацію (пункт 52.2  статті 52 глави 3 розділу ІІ Кодексу).