Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 26.05.2023 р. № 1302/ІПК/99-00-24-03-03-06

Державна податкова служба України, керуючись ст.52 Податкового кодексу України (далі ‒ Кодекс) розглянула звернення щодо практичного застосування норм чинного законодавства і в межах компетенції повідомляє.

Платник податків повідомив, щов результаті пожежі були пошкоджені (повністю знищені вогнем) первинні документи.

У зв’язку із зазначеним у підприємства виникли питання:

1. Чи достатньо для підтвердження витрат, які були підтверджені первинними документами, які неможливо відновити, даних з регістрів бухгалтерського обліку для того, щоб понесені фізичними особами витрати (на відрядження або під звіт) не вважались додатковим благом? 

2. Які саме документи має оформити підприємство для відображення витрат і не нарахування податку на доходи фізичних осіб та військового збору за втраченими лікарняними листами, чеками РРО, квитками тощо?

Відповідно до п.44.1 ст.44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим цього пункту.

Для обрахунку об’єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування (п. 44.2 ст. 44 Кодексу).

Відповідно до частини другої ст. 3 Закону Українивід 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в України»
(далі – Закон №996) бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку.

Відповідно до ст. 1 та ст. 9 Закону № 996 господарська операція – це дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів та зобов’язань, власному капіталі підприємства. Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи – документи, які містять відомості про господарську операцію. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов’язкові реквізити, визначені частиною другою ст. 9 Закону № 996, зокрема посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, а також особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Слід зазначити, що відповідно до п. 44.5 ст.44 Кодексу у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в пунктах 44.1 і 44.3 цієї статті, платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої втрат, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому Кодексом для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації, надано авторизацію відповідно до Митного кодексу України або дозвіл на застосування спеціальних (у тому числі транзитних) спрощень.

Платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

У разі надання платником податків у порядку та строки, визначені абзацом першим п.44.5 ст.44 Кодексу, повідомлення та неможливості проведення перевірки платника податків у зв’язку з втратою, пошкодженням або достроковим знищенням платником податків документів строки проведення таких перевірок (крім перевірок, визначених ст. 200 Кодексу) переносяться до дати відновлення та надання документів до перевірки в межах визначених цим підпунктом строків, але на строк не більше ніж 120 днів.

У разі не відновлення документів, зазначених у пунктах 44.1 і 44.3 ст.44 Кодексу, або їх повторної втрати, пошкодження чи дострокового знищення, що відбулися після використання платником податків права на їх відновлення у порядку, передбаченому цим пунктом, вважається, що такі документи були відсутні у такого платника податків на час складення такої звітності або на час виконання ним вимог митного, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.

Відповідно до п.п. 2.1 п. 2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, зареєстровано в Міністерстві юстиції України від 05.06.1995 за № 168/704, первинні документи – це документи, створенні у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Господарські операції – це факти підприємницької та іншої діяльності, що впливають на стан майна, капіталу, зобов’язань і фінансових результатів.  

Статтею 2 Закону України від 06 липня 1995 року № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (далі – Закон № 265) визначено, що розрахунковий документ – це документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, видатковий чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, операцій з видачі готівкових коштів держателям електронних платіжних засобів, отримання (повернення) коштів, торгівлю валютними цінностями в готівковій формі, створений в паперовій та/або електронній формі (електронний розрахунковий документ) у випадках, передбачених цим Законом, зареєстрованим у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій або програмним реєстратором розрахункових операцій (далі – РРО/ПРРО), чи заповнений вручну.

Враховуючи зазначене, розрахунковий документ (чек РРО) є документом, що містить інформацію про обсяг розрахункової операції. Вінвидається покупцю товарів (послуг), а у продавця залишається контрольна стрічка – копії розрахункових документів, послідовно сформованих РРО, що надруковані або створені в електронній формі таким реєстратором, а також копії фіскальних чеків у разі створення контрольної стрічки в електронній формі.

Розрахунковий документ (чек РРО) роздруковується РРО лише один раз, причому зробити дублікат неможливо (не передбачено функціями РРО). Тому копія чека із контрольної стрічки є єдиним документом, що може підтвердити здійснення розрахункової операції. 

Отже, для отримання копії чека РРО, що був втрачений, покупець може звернутися до продавця та/або отримати копію чека за реквізитами.

Копія фіскального чека РРО є повноцінною та рівнозначною заміною оригіналу розрахункового документа, формується одночасно з оригіналом, підписується за допомогою електронних підписів та/або печаток, проходить перевірку модулями безпеки РРО – МБ SAM. 

Таким чином, у разі втрати будь яких первинних документів покупець для підтвердження понесених витрат може звернутись до продавця з питання надання йому копії розрахункових документів (чеку РРО, квитанції тощо) та/або отримати таку копію з серверу контролюючого органу у т.ч. за допомогою сервісу перевірки чеків РРО, за його реквізитами. 

Основним документом, який регулює відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 № 59 (далі – Інструкція № 59). При цьому інші підприємства та організації можуть використовувати Інструкцію № 59 як допоміжний (довідковий) документ.

Відповідно до п. 14 розділу I Інструкції № 59 підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону № 265 та Кодексу,а також документи, визначені цією Інструкцією. У разі відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв’язку з таким відрядженням витрат, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави.

Отже, у разі якщо розрахункові документи, що підтверджують придбання послуг відрядженим працівником, відповідають положенням чинного законодавства, то такі документи можуть бути використані як підтвердні документи для звільнення від оподаткування суми відшкодованих роботодавцем витрат, понесених таким платником під час відрядження.

Регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (частина друга ст. 6 Закону № 996).

Отже, з питання щодо документів, якими підтверджуються витрати працівників під час відрядження, у вашому випадку доцільно звернутися до Міністерства фінансів України.

Зауважуємо, що відповідно до п. 52⁸ підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу тимчасово, на період по останній календарний день місяця (включно), в якому завершується дія карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України на всій території України з метою запобігання поширенню на території України коронавірусної хвороби (COVID-19), зупиняється перебіг строків, встановлених, зокрема, статтями 52 і 53 Кодексу щодо надання контролюючими органами індивідуальних податкових консультацій в письмовій формі.

Крім того,тимчасово, на період до припинення або скасування воєнного стану на території України, введеного Указом Президента України «Про введення воєнного стану в Україні» від 24 лютого 2022 року № 64/2022, затвердженим Законом України «Про затвердження Указу Президента України «Про введення воєнного стану в Україні» від 24 лютого 2022 року № 2102-IX, справляння податків і зборів здійснюється з урахуванням особливостей, визначених у п. 69 підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу.

Так, згідно з п.п. 69.9п. 69 підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу для платників податків та контролюючих органів зупиняється перебіг строків, визначених податковим законодавством та іншим законодавством, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, крім випадків, передбачених зазначеним підпунктомКодексу.

Згідно з п. 52.2 ст. 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.