Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 09.06.2023 р. № 1379/ІПК/99-00-07-04-01-06

Державна податкова служба України за результатами розгляду запиту
……………………………………. ………………….., керуючись положеннями статті 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс), повідомляє таке.

Відповідно до запиту, Підприємствоє сільськогосподарським виробником та здійснює вирощування сільськогосподарських культур на власних і орендованих земельних ділянках в різних територіальних громадах по областях та просить надати роз’яснення з наступних питань:

1. Чи є Відомість на виплату готівки належним та достатнім підтвердним  документом, який підзвітна особа може підтверджувати витрачання готівкових коштів?

2. В які строки Авансовий звіт та Відомість на виплату готівки мають бути подані підзвітними особами в бухгалтерію  Підприємства відповідно до діючого законодавства (враховуючи зміни до п. 9 ст. 170 Кодексу)?

Порядок ведення касових операцій у національній валюті України юридичними особами (крім банків) та їх відокремленими підрозділами незалежно від організаційно-правової форми та форми власності (далі –  підприємства) під час здійснення ними діяльності з виробництва, реалізації, придбання товарів чи іншої господарської діяльності (далі – установи), фізичними особами, які здійснюють підприємницьку діяльність (далі –  фізичні особи - підприємці) (далі разом у тексті – суб’єкти господарювання), фізичними особами здійснюється відповідно до вимог Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 29.12.2017 № 148 (далі – Положення 148).

Підпунктом 11 п. 3 розділу І Положення 148 визначено, щокасові документи – це документи (касові ордери та відомості на виплату готівки, розрахункові документи, електронні розрахункові документи, квитанції програмно-технічних комплексів самообслуговування, відомості закупівлі сільськогосподарської продукції, інші прибуткові та видаткові касові документи), за допомогою яких відповідно до законодавства України оформляються касові операції, звіти про використання коштів, а також відповідні журнали встановленої форми для реєстрації цих документів та книги обліку.

Відповідно до пп. 12п. 3 розділу І Положення 148 касові операції – це операції суб’єктів господарювання між собою та з фізичними особами, пов’язані з прийманням і видачею готівки під час проведення розрахунків через касу з відображенням цих операцій у відповідних книгах обліку.

Згідно з п. 23розділу ІІІ Положення 148 касові операції оформляються касовими ордерами, видатковими відомостями, розрахунковими документами, електронними розрахунковими документами, документами за операціями із застосуванням платіжних інструментів, іншими касовими документами, які згідно із законодавством України підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) готівки.

Пунктом 27розділу ІІІ Положення 148 передбачено, що касир вимагає пред’явити паспорт/е-паспорт або інший документ, що посвідчує особу та відповідно до законодавства України може бути використаний на території України для укладення правочинів, у разі видачі окремим фізичним особам готівки (у тому числі працівникам установи/підприємства) за видатковим касовим ордером або видатковою відомістю, записує його найменування і номер, ким і коли він виданий. Фізична особа розписується у видатковому касовому ордері або видатковій відомості про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень - словами, копійок - цифрами). Одержувачі пред’являють паспорти чи документи, що їх замінюють, якщо видаткова відомість складена на видачу готівки кільком особам, та розписуються у відповідній графі документа.

Пунктом 45 розділу IV Положення 148 передбачено, що в/на установах/підприємствах, які мають одного касира, у разі потреби тимчасової його заміни виконання обов’язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника. З цим працівником укладається договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання ним обов’язків касира.

Установи/підприємства, штатним розписом яких не передбачено посади касира, виконання його обов’язків покладають на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність, відповідно до письмового розпорядження керівника.

Крім того, п. 45¹розділу IV Положення 148 керівник установи/підприємства визначає відповідним внутрішнім розпорядчим актом перелік посад та кількість посадових осіб, уповноважених підписувати касові документи, зазначені у розділах III та IV цього Положення, задля забезпечення оптимального процесу документообігу та контролю.

Таким чином,згідно з внутрішнім розпорядчим актом Підприємства керівник визначає перелік посад та кількість посадових осіб, уповноважених підписувати касові документи у тому числі і відомості на виплату готівки.

Щодо відповіді на питання один.

У разі, якщо виплата готівки пайщикам за орендовані паї буде оформлюватись уповноваженою особою Підприємства з використанням Відомості на виплату готівки (додаток 1) до Положення № 148та відображатись інформація, що ідентифікує фізичну особу, а саме зазначається серія номер документу,ким і коли він виданий, фізична особа розписується у відомості про одержання готівки із зазначенням одержаної суми, то такий документ може бути достатнім для підтвердження витрачання готівкових коштів підзвітною особою.

Щодо відповіді на питання два.

Відповідно до п. 19 розділу ІІ Положення № 148 готівка під звіт або на відрядження видається суб’єктами господарювання підзвітним особам відповідно до законодавства України.

Готівка видається під звіт:

1) на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини на строк не більше 10 робочих днів;

2) на закупівлю брухту чорних металів і брухту кольорових металів - на строк не більше 30 робочих днів від дня видачі готівки під звіт;

3) на всі інші виробничі (господарські) потреби - на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівки під звіт.

Підзвітна особа має право продовжити строк використання виданих під звіт коштів, якщо готівка одночасно видана як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільськогосподарської продукції в населення та заготівлі вторинної сировини, у тому числі брухту чорних металів і брухту кольорових металів). Строк використання такої готівки продовжується до завершення строку відрядження.

Пунктом 3 Порядку складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 № 841 (далі – Порядок № 841 ) визначено, що Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт), подається до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт.

За наявності надміру витрачених коштів така сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або при поданні зазначеного Звіту.

Дія абзаців першого та другого цього пункту поширюється також на витрати, пов’язані з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, оплачених з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів.

При цьому, якщо під час службового відрядження платник податку отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає Звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження. Відрядженій особі - платнику податку, який застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку Звіту не перевищив десяти банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може продовжити такий строк до двадцяти банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Виходячи з викладеного, Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт подається підзвітною особою в бухгалтерію Підприємства до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії відповідно до п. 3 Порядку № 841.

Окремо зазначаємо, що п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу України визначає порядок оподаткування суми надміру витрачених коштів / електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк та не визначає строківподання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт підзвітній особі.

У відповідності до пункту 52.2 статті 52 податкова консультація має індивідуальний характер, діє в межах законодавства, яке було чинним на момент надання такої консультації і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.