Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 28.08.2023 р. № 2666/ІПК/99-00-21-02-02-06

Державна податкова служба України за результатами розгляду звернення                             ТОВ «» (далі – ТОВ) щодопитань практичного застосування окремих норм податкового законодавства та, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс), в межах компетенції повідомляє.

Як зазначено у зверненні, ТОВ (далі – орендар) укладено договір оренди легкового автомобіля з іншою юридичною особою ТОВ «А» (орендодавець). Орендар повинен використовувати автомобіль лише для службових перевезень своїх працівників, а також для вантажного перевезення речей вагою до
100 кілограм. Розрахунки здійснюються в безготівковій формі – шляхом перерахування грошових коштів на рахунок орендодавця.

Договором передбачено, що орендар протягом строку користування автомобілем, що орендується, зобов’язується: підтримувати автомобіль, що орендується, у належному технічному стані (здійснювати профілактичний і поточний ремонт, проводити заміну необхідних деталей) та нести всі пов’язані із цим витрати, здійснювати капітальний ремонт і технічне обслуговування автомобіля, протягом строку користування автомобілем, що орендується, здійснювати за власний рахунок заправлення автомобіля паливно-мастильними матеріалами.

Як зазначає ТОВ, Положеннями Постанови Кабінету Міністрів України
від 07.09.1998 № 1388 «Про затвердження Порядку державної реєстрації (перереєстрації), зняття з обліку автомобілів, автобусів, а також самохідних машин, сконструйованих на шасі автомобілів, мотоциклів усіх типів, марок і моделей, причепів, напівпричепів, мотоколясок, інших прирівняних до них транспортних засобів та мопедів» не передбачена обов’язкова реєстрація орендованого автомобіля у сервісному центрі МВС.

ТОВ просить надати індивідуальну податкову консультацію з таких питань:

1. чи необхідно орендарю ставити на облік у сервісному центрі МВС орендований автомобіль для підтвердження витрат з його підтримки в технічному стані та списання паливно-мастильних матеріалів (далі – ПММ)?

Як повідомляє платник, ТОВ (далі – покупець) укладений договір з юридичною особою ТОВ «Б» (далі – постачальник) на заправку автомобілів ПММ з використанням смарт-карт (далі – паливні картки). Наявність паливних карток дозволяє її пред’явнику фактично отримати товар на точці обслуговування (автозаправній станції/комплексі).

Розрахунки за товари покупець здійснює періодично на умовах 100 % попередньої оплати вартості товарів.

Факт здійснення транзакції з використанням конкретної паливноїкарти засвідчується чеками. Чек містить інформацію про ідентифікаційний номер паливної картки, кількість переданих товарів, ідентифікатор точки обслуговування та є достатнім та належним доказом факту фактичної передачі покупцеві товарів, які вказані у чеку. Ціна товарів визначається відповідно до цін, встановлених на точці обслуговування на момент здійснення транзакції.

Покупець може отримати в особистому кабінеті інформацію щодо операцій з використанням паливних карт (здійснених транзакцій), де відображається місце передачі товарів, час передачі, асортимент, кількість, ціна та вартість переданих товарів.

2. чи достатньо покупцеві для підтвердження здійснення операції по заправці автомобілів паливними картами роздрукованої з особистого кабінету історії транзакцій чи все ж таки необхідно отримувати від постачальника чек по паливній карті та фіскальний чек?

Разом з тим платник повідомляє, що він направив у відрядження двох співробітників свого підприємства.

Під час поїздки здійснювалася заправка двох легкових автомобілів з використанням однієї паливної карти.

З особистого кабінету був отриманий чек, де відображене місце передачі товарів, час передачі, асортимент, кількість, ціна та вартість переданих товарів.

3. як підприємству розрахувати суму витрат на заправку двох легкових автомобілів однією паливною картою – шляхом поділу вартості, отриманих товарів порівну, чи необхідні додаткові підтвердження з точки обслуговування (автозаправної станції/комплексу)?

Щодо питання 1

Особисті немайнові та майнові відносини (цивільні відносини) регулюються нормами Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ).

Згідно з нормою глави 58 ЦКУ, за договором найму (оренди) наймодавець передає або зобов'язується передати наймачеві майно у користування за плату на певний строк.

Відповідно до частини першої ст. 762 глави 58 ЦКУ за найм (оренду) майна з наймача справляється плата, розмір якої встановлюється договором найму.

Договір – це домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків (ст. 626 глави 52 ЦКУ).

Наявність саме цивільно-правового договору є необхідною умовою для того, щоб відповідна операція вважалася орендною операцією.

Таким чином, договори оренди нерухомого (рухомого) майна відносяться до договорів цивільно-правового характеру.

Разом з тим, ремонти орендованого майна (автомобіля) можуть проводитись як з метою підтримання їх в робочому стані, так і з метою поліпшень, які передбачають збільшення економічних вигід від їх первісного використання.

Так, відповідно до норм ст. 776 ЦКУ поточний ремонт речі, переданої у найм, провадиться наймачем за його рахунок, якщо інше не встановлено договором або законом. Капітальний ремонт речі, переданої у найм, провадиться наймодавцем за його рахунок, якщо інше не встановлено договором або законом.

Крім того, відповідно до частини першої ст. 785 ЦКУ наймач зобов'язаний повернути орендоване майно у тому стані, в якому він його отримав.

Отже, у наймача виникають обов’язки стосовно орендованого автомобіля відповідно до вимог ЦКУ.

Відповідно до частини другої ст. 3 Закону України від 16 липня 1999 року
№ 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в України» (далі – Закон № 996) бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку.

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення (ст. 9 Закону № 996).

Тобто, підтвердження витрат, понесених платником податків з господарських операцій стосовно підтримки орендованого автомобіля в технічному стані та списання ПММ здійснюється на підставі первинних документів, які належним чином оформлені і відповідають всім вимогам передбаченим чинним законодавством України, та підтверджують факт здійснення господарської операції, яка стала об’єктом оподаткування.

Щодо питань 2, 3

Основним документом, який регулює порядок відпускання ПММ для транспортних засобів, є Інструкція про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах і організаціях України, затверджена спільним наказом Міністерства палива та енергетики України, Міністерства економіки України, Міністерства транспорту та зв’язку України, Міністерства транспорту та зв’язку України від 20 травня 2008 року № 281/171/578/155 (далі –Інструкція№ 281), вимоги цієї інструкції є обов’язковими для всіх суб'єктів господарювання (підприємств, установ, організацій та фізичних осіб - підприємців).

Основним законом, що визначає правові принципи застосування реєстраторів розрахункових операцій (далі – РРО) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, є Закон України від 06 липня 1995 року № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (далі – Закон
№ 265).

Пунктами 1 та 2 ст. 3 Закону № 265 визначено, що суб'єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для виконання платіжної операції зобов'язані:

проводити розрахункові операції на повну суму покупки (надання послуги) через зареєстровані, опломбовані у встановленому порядку та переведені у фіскальний режим роботи РРО або через зареєстровані фіскальним сервером контролюючого органу програмні РРО зі створенням у паперовій та/або електронній формі відповідних розрахункових документів, що підтверджують виконання розрахункових операцій, або у випадках, передбачених цим Законом, із застосуванням зареєстрованих у встановленому порядку розрахункових книжок;

надавати особі, яка отримує або повертає товар, отримує послугу або відмовляється від неї, включаючи ті, замовлення або оплата яких здійснюється з використанням мережі Інтернет, при отриманні товарів (послуг) в обов’язковому порядку розрахунковий документ встановленої форми та змісту на повну суму проведеної операції, створений в паперовій та/або електронній формі (у тому числі, але не виключно, з відтворюванням на дисплеї РРО чи дисплеї пристрою, на якому встановлений програмний РРО QR-коду, який дозволяє особі здійснювати його зчитування та ідентифікацію із розрахунковим документом за структурою даних, що в ньому міститься, та/або надсиланням електронного розрахункового документа на наданий такою особою абонентський номер або адресу електронної пошти).

При цьому, вимоги Положення про форму та зміст розрахункових документів / електронних розрахункових документів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України 21 січня 2016 року № 13, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 лютого 2016 року за № 220/28350, передбачають, що фіскальний чек має містити обов’язкові реквізити, у тому числі інформацію  про кількість залитих у бак автомобіля літрів пального та дату заправки, що дає змогу контролювати держателя паливної картки (водія).

Згідно з п. 44.1 ст. 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 Кодексу.

Враховуючи вищевикладене, для цілей оподаткування понесені витрати на списання палива можуть бути підтверджені належним чином оформленими первинними документами.

Разом з тим інформуємо, що для списання пального, використаного автомобілями, необхідно керуватися Нормами витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затвердженими наказом Мінтрансу
від 10 лютого 1998 року  № 43, списують паливно-мастильні матеріали за фактом їх використання автомобілем з урахуванням норм витрат.

Водночас повідомляємо, що регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку та аудиту, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (частина друга ст. 6 Закону України від 16 липня 1999 року№ 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»).

Отже, питання порядкувідображення у бухгалтерському обліку витрат на заправку легкових автомобілів належить до компетенції Міністерства фінансів України.

Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію (п. 52.2 ст. 52 Кодексу).