Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 25.08.2023 р. № 2664/ІПК/99-00-07-04-01-06

Державна податкова служба України розглянула звернення ТОВ ………………………….. про надання індивідуальної податкової консультації з питань практичного застосування окремих норм податкового та іншого законодавстваконтроль за дотриманням якого покладено на контролюючий орган та в порядку статті 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс) повідомляє.

У своєму зверненні Підприємство повідомляє, що веде всю касову документацію (видаткові/прибуткові касові ордери) та касову книгу в паперовому вигляді і планує перейти на електронний документообіг відповідно до Закону України «Про бухгалтерський обіг та фінансову звітність в Україні» та Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг».

Практична необхідність отримання індивідуальної податкової консультації полягає у роз’ясненні питань щодо ведення касових документів і касової книгив електронному вигляді та роз’яснені наступних питань:

1. Чи може Підприємство вести касові документи (видаткові/прибуткові касові ордери) та касову книгу виключно в електронному вигляді та підписувати їх Електронним Цифровим Підписом (ЕЦП) відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги»?

2. Чи повинно Підприємство при веденні касової книги в електронному вигляді та підписання ЕЦП після закінчення місяця (календарного року) друкувати додатково на папері «Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира»?

3. Чи достатньо після закінченнякалендарного місяця (року) зберігати касову книгу, підписану ЕЦП, виключно в електронному вигляді за допомогою програмного забезпечення, яке забезпечує візуальне відображення електронних документів відповідно до законодавства України?

Порядок ведення касових операцій у національній валюті України юридичними особами (крім банків) та їх відокремленими підрозділами незалежно від організаційно-правової форми та форми власності (далі –  підприємства) під час здійснення ними діяльності з виробництва, реалізації, придбання товарів чи іншої господарської діяльності (далі – установи), фізичними особами, які здійснюють підприємницьку діяльність (далі –  фізичні особи - підприємці) (далі разом у тексті – суб’єкти господарювання), фізичними особами здійснюється відповідно до вимог Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 29.12.2017 № 148 (далі – Положення 148).

Пунктом 23 розділу III Положення № 148 визначено, що касові операції оформляються касовими ордерами, видатковими відомостями, розрахунковими документами, електронними розрахунковими документами, документами за операціями із застосуванням платіжних інструментів, іншими касовими документами, які згідно із законодавством України підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) готівки.

Касові документи можуть бути паперовими або електронними. Електронні касові документи повинні бути оформлені відповідно до вимог законодавства України у сфері електронного документообігу.

Працівник установи/підприємства для підписання електронного касового документа зобов’язаний використовувати кваліфікований електронний підпис.

Суб’єкт господарювання має право використовувати кваліфіковану електронну печатку банку/удосконалену електронну печатку як додатковий реквізит електронного касового документа.

Використання удосконаленого електронного підпису, удосконаленої електронної печатки та простого електронного підпису здійснюється на договірних засадах за технологією, визначеною суб’єктом господарювання та відповідно до вимог Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги» і нормативно-правових актів Національного банку з питань застосування електронного підпису та електронної печатки в банківській системі України.

Пунктом 39 розділу IV Положення № 148 визначено, що установи/підприємства відображають у касовій книзі усі надходження і видачу готівки в національній валюті за формою № КО-4 (додаток 5 до Положення
№ 148).

Відповідно до пункту 6 Пояснення щодо заповнення форми № КО-4 передбачено, що під час складання електронного документа касової книги роздруковуються кожна з двох частин аркуша касової книги: «Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира». Водночас:

1) у разі роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» у кінці місяця автоматично роздруковується загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздрукування в кінці року - їх загальна кількість за рік;

2) після роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» і «Звіту касира» касир перевіряє правильність складання цих документів, підписує їх і передає «Звіт касира» разом з відповідними касовими документами до бухгалтерії під підпис у «Вкладному аркуші касової книги»;

3) протягом року «Вкладний аркуш касової книги» зберігається касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) «Вкладний аркуш касової книги» формується в підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера установи/підприємства - юридичної особи, а підшивки формуються в книгу;

4) після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях передається для зберігання відповідно до законодавства України.

Пунктом 41 розділу IV Положення № 148 передбачено, що установи/підприємства за умови забезпечення належного зберігання касових документів мають право вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, повинне забезпечувати візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги («Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира»), які за формою і змістом повинні відтворювати форму та зміст касової книги в паперовому вигляді.

Враховуючи викладене, та, як відповідь на питання один повідомляємо, щовідповідно до Положення № 148 Підприємство може вести касовідокументи (видаткові/прибуткові касові ордери)і касову книгу в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобівта підписувати їх ЕПЦ відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги».

Щодо відповіді на питання два.

При веденні касової книги в електронному вигляді Підприємство не повинно після закінчення  місяця (календарного року) додатково друкувати на папері «Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира», оскількипротягом року «Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира»зберігається  у підшивках окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) «Вкладний аркуш касової книги» формується в підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера установи/підприємства - юридичної особи, а підшивки формуються в книгу.

Щодо відповіді на питання три.

У разі ведення касової книги в електронному вигляді, як це перебачено Положенням № 148,Підприємство повинно протягом року зберігати окремо за кожний місяць «Вкладний аркуш касової книги», а після закінчення календарного року «Вкладний аркуш касової книги» формувати в підшивку в хронологічному порядкуза рік, та забезпечити зберігання касової книги на електронних носіях, відповідно до законодавства України.

У відповідності до пункту 52.2 статті 52 Кодексу податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію та діє в межах законодавства яке було чинним на момент надання такої консультації.