Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ГУ ДПС У М.КИЄВІ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 04.12.2023 р. № 4498/ІПК/26-15-07-08-02

 

Головне управління ДПС у м. Києві, в порядку статті 52 Податкового кодексу України від 02.12.2010 року № 2755-VI (із змінами та доповненнями) (далі – ПКУ), розглянуло у межах компетенції звернення щодо роз’яснення чи можуть скановані копії документів, отриманих засобами електронного зв’язку від застрахованої особи, що підтверджують витрати понесені нею внаслідок настання страхового випадку та подаються для компенсації страховій компанії, визнаватися як первинні документи та/або інші документи чи інформація, що враховується для визначення об’єкта оподаткування відповідно до ст.44 ПКУ.

Як викладено у зверненні,  страхова компанія надає страхові послуги фізичним та юридичним особам по всьому світу. Дана послуга передбачає виплату страхового відшкодування застрахованій особі на основі підтверджуючих документів щодо понесених витрат такою особою в разі настання страхового випадку. Страхові відшкодування є складовою витрат на собівартість реалізації страхових послуг та враховуються при визначенні об’єкта оподаткування. Відповідно до статті 44 ПКУ для цілей  оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів,  витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документі, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації , пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів ведення яких передбачено законодавством.

Таким чином, у заявника виникає  наступне питання: чи можуть скановані копії документів, отримані засобами електронного зв’язку від застрахованої особи, що підтверджують витрати понесені нею внаслідок настання страхового випадку та подаються для компенсації страховій компанії, визнаватися як первинні документи та/або інші документи чи інформація, що враховується для визначення об’єкта оподаткування відповідно до ст.44 ПКУ.

 

       Стосовно вищевикладеного  питання повідомляємо наступне.

       Відповідно до абзаців першого та другого п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року № 2755-VI зі змінами та доповненнями (далі – ПКУ) визначено, що для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
       Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п.44.1 ст.44 ПКУ.

Вимоги ст. 44 ПКУ щодо обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, застосовуються також до нерезидентів, які здійснюють господарську діяльність на території України через постійне представництво (незалежно від наявності у нерезидента зареєстрованого (акредитованого, легалізованого) відокремленого підрозділу), та до іноземних юридичних осіб, визначених п.п.133.1.5 п.133.1 ст.133 ПКУ (абзац четвертий п.44.1 ст.44 ПКУ).

Зокрема, абзацами першим та другим п. 44.2 ст. 44 ПКУ встановлено, що для обрахунку об’єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування.

Відповідно до статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16 липня 1999 року № 996-XIV (далі – Закон)   підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.

         Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити: назву документа (форми); дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

Згідно зі статтею 4 Закону бухгалтерський облік та фінансова звітність підприємства повинні ґрунтуватися, зокрема, на принципі нарахування, тобто доходи і витрати відображаються в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності в момент їх виникнення, незалежно від дати надходження або сплати грошових коштів.

Відповідно до статті 8 Закону питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів, який здійснює керівництво підприємством і несе відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах.

Підприємство самостійно, зокрема, обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених цим Законом, та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних, а також затверджує правила документообороту.

Порядок створення,  прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88 (далі – Положення).

Згідно з Положенням з метою упорядкованості руху та своєчасного одержання для записів у бухгалтерському обліку первинних документів наказом керівника підприємства, установи встановлюється графік документообороту, в якому вказуються дата створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву.

Якщо правилами документообігу підприємства передбачена можливість відображення господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання облікових регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до облікових регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг.

У місяці надходження від контрагента первинного документа щодо господарської операції, інформація про яку в минулих звітних періодах була перенесена до облікових регістрів бухгалтерського обліку згідно з внутрішнім первинним документом (актом), до облікових регістрів бухгалтерського обліку за звітний період переноситься інформація про таку господарську операцію, при цьому її обсяг зазначається шляхом коригування на суму різниці між оцінкою такої господарської операції за внутрішнім первинним документом (актом) та первинним документом, отриманим від контрагента.

Документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг, зокрема, законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги».

Слід зазначити, що єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності встановлюють Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5.

Відповідно до пункту 12 глави 7 розділу II цих Правил факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

Ураховуючи зазначене, первинний документ, складений в електронній формі, використовується для цілей бухгалтерського обліку, якщо він містить всі обов’язкові реквізити, визначені Законом, а присутній на ньому підпис дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та відповідає вимогам законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. В електронному документі інформація зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи  обов’язкові реквізити документа. Відсутність на ньому підпису, який  дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції перетворює «електронний документ» на «інформацію в електронному вигляді».

Копії, в тому числі виготовлені за допомогою засобів сканування, є лише копіями офіційних документів. Проте, копія, завірена в установленому порядку уповноваженими на це особами, може розглядатися як офіційний документ.

          Водночас зазначаємо, що відповідно до пункту 52.2 статті 52 ПКУ податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податку, якому надано таку консультацію.