Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 25.12.2023 р. № 4874/ІПК/99-00-21-02-02 ІПК

Державна податкова служба України розглянула звернення щодо визнання первинних бухгалтерських документів та, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс), повідомляє.

Згідно наданої інформації, Товариство надаєстрахові послуги фізичним та юридичним особам, які передбачають виплату страхового відшкодування застрахованій особі.

Відповідно до ст. 25 Закону України від 07.03.1996 № 85/96-ВР «Про страхування» здійснення страхових виплат і виплата страхового відшкодування проводяться страховиком згідно з договором страхування на підставі заяви страхувальника (його правонаступника або третіх осіб, визначених умовами страхування) і страхового акта, що складається страховиком або уповноваженою ним особою у формі, визначеній страховиком.

Таким чином, для здійснення страховиком страхової виплати має бути заява страхувальника. При цьому форма такої заяви законодавством не визначена. Наразі актуальним є питання не тільки переведення процесу укладання договорів в електронну форму, а також подальшого виконання таких договорів.

Враховуючи викладене, Товариство просить надати відповід із наступних питань:

чи будуть дотримані вимоги щодо оформлення заяви про страхову виплату, як первинного документу, у разі подання такої заявив електронній формі без накладення підпису, але за наявності інших даних, які дають змогу ідентифікувати особу заявника;

чи будуть дотримані вимоги щодо оформлення заяви про страхову виплату, як первинного документу, у разі подання такої заяви в електронній формі, підписаної страхувальником з використанням електронного підпису, направленої через особистий кабінет;

чи будуть дотримані вимоги щодо оформлення заяви про страхову виплату, як первинного документу, у разі подання такої заяви у вигляді сканованої копії, оригінал якої буде у паперовому  вигляді з власноручним підписом заявника зберігатись у страхувальника?

Відповідно до п. 44.1 ст. 44 Кодексу для цілей оподаткування платники пoподатків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або  податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 Кодексу.

Для обрахунку об’єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування (абзац перший  п. 44.2 ст. 44 Кодексу).

Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні визначено Законом України від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996).

Бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку (частина друга ст. 3 Закону № 996).

Згідно з частиною першою ст. 9 Закону № 996 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.

Відповідно до частини другої ст. 9 Закону № 996 первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити: назву документа (форми); дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності, що ґрунтується на даних бухгалтерського обліку, підприємствами, їх об'єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності, установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету, встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 05.06.1995 за № 168/704, зі змінами та доповненнями (далі – Положення № 88).

Відповідно до п. 2.2 глави 2 Положення № 88 первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Пунктом 2.4 глави 2 Положення № 88 передбачено, що документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Згідно з абзацом п. 2.9 глави 2 Положення № 88 записи у первинних документах, створених в електронній формі, здійснюються за допомогою електронних засобів оброблення інформації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого строку зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.

Відповідно до Закону № 996 та Положення № 88 первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг, зокрема, Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» зі змінами та доповненнями (далі – Закон № 851) та Закону України від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги» зі змінами та доповненнями (далі – Закон № 2155).

Водночас, надання роз’яснень вищенаведеного законодавства з питань створення електронних документів, електронного документообігу та надання електронних довірчих послуг до повноважень як Міністерства фінансів України, так і ДПС, визначених відповідно Положенням про Міністерство фінансів України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2014 року № 375 (зі змінами та доповненнями), та Положенням про Державну податкову службу України,  затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 6 березня 2019 року № 227 (зі змінами та доповненнями), не належить.

Згідно з п. 4 Положення про Міністерство цифрової трансформації України (далі – Мінцифри), затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 вересня 2019 року № 856 (зі змінами та доповненнями), Мінцифри відповідно до покладених на нього завдань, зокрема, здійснює визначені законом повноваження у сферах електронних довірчих послуг та електронної ідентифікації, у тому числі надає суб’єктам відносин у сфері електронних довірчих послуг консультації з питань, пов’язаних з наданням електронних довірчих послуг, забезпечує взаємне визнання українських та іноземних сертифікатів відкритих ключів та електронних підписів, що використовуються під час надання юридично значущих електронних послуг; бере участь у розробленні та впровадженні вимог щодо функціонування електронного документообігу, до оформлення документів, організації документообігу, зокрема, електронного документообігу.

Також слід зазначити, що єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності встановлюють Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за № 736/27181, зі змінами та доповненнями (далі – Правила).

Враховуючи вимоги Закону № 996, Закону № 851, Закону № 2155, Правил,  Положення № 88, інших нормативно-правових актів із зазначених питань відповідний електронний документ набуває статусу первинного документа, що засвідчує факт здійснення господарської операції, після належним чином його оформлення.

Регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (частина друга ст. 6 Закону № 996).

Таким чином, питання оформлення первинних документів в електронній формі з накладенням електронного підпису, а також організації електронного документообігу для ведення бухгалтерського обліку та відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку належать відповідно до компетенції Мінцифри, Міністерства юстиції України та Міністерства фінансів України.

Слід зазначити, що єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності встановлюють Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5.

Відповідно до п. 12 глави 8 розділу II цих Правил факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

Враховуючи зазначене, первинний документ, складений в електронній формі, використовується для цілей бухгалтерського обліку, якщо він містить всі обов’язкові реквізити, визначені Законом, а присутній на ньому підпис дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та відповідає вимогам законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. В електронному документі інформація зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Відсутність на ньому підпису, який  дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції перетворює «електронний документ» на «інформацію в електронному вигляді».

Копії, в тому числі виготовлені за допомогою засобів сканування, є лише копіями офіційних документів. Проте, копія, завірена в установленому порядку уповноваженими на це особами, може розглядатися як офіційний документ.

Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію (п. 52.2 ст. 52 Кодексу).