Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 23.02.2024 р. № 937/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК

Державна податкова служба України, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс), розглянула звернення щодо практичного застосування окремих норм чинного законодавства та в межах компетенції повідомляє.

Як зазначено у зверненні, платник податків – фізична особа – підприємець перебуває на спрощеній системі оподаткування другої групи.

Платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію з наступних питань:

1. Які  строки зберігання первинної документації?

2. Чи має фізична особа – підприємець право залишити документи тільки за останні 3 (три) роки (2019, 2020, 2021), а решту документації за період
2005 – 2018 (крім документації, пов’язаної з трудовими відносинами) знищити?

Щодо першого  та другого питань

Відносини, що виникають у сфері справляння податків і зборів, регулюються  Кодексом (п. 1.1 ст. 1 Кодексу).

Відповідно до п. 44.1 ст. 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 Кодексу.

Для обрахунку об’єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування (п. 44.2 ст. 44 Кодексу).

Відповідно до п. 44.3 ст. 44 Кодексу платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених п. 44.1 ст. 44 Кодексу, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше:

2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 і 39² Кодексу (п.п. 44.3.1 п. 44.3 ст. 44 Кодексу);

1825 днів – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними п. 133.1 ст. 133, п.п. 133.2.2 п. 133.2 та п. 133.4 ст. 133 Кодексу, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з п.п. 44.3.1 п. 44.3 ст. 44 Кодексу (п.п. 44.3.2 п. 44.3 ст. 44 Кодексу);

1095 днів – для інших документів, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 п. 44.3 ст. 44 Кодексу (п.п. 44.3.3 п. 44.3 ст. 44 Кодексу);

1095 днів – для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи (п.п. 44.3.4 п. 44.3 ст. 44 Кодексу).

Строки зберігання документів та інформації, визначені п. 44.3 ст. 44 Кодексу, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої Кодексом, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого цим Кодексом граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – з дня завершення строку їх дії).

При цьому передбачені п. 44.3 ст. 44 Кодексу строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ст. 102 Кодексу.

Відповідно до п. 44.4 ст. 44 Кодексу, якщо документи, визначені у п. 44.1 ст. 44 Кодексу, пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених п. 44.3 ст. 44 Кодексу.

Таким чином, строки зберігання документів передбачені ст. 44 Кодексу. При цьому термін зберігання документів залежить, зокрема, від інформації документу та вимог використання зазначеної інформації при перевірці, проведенні процедури адміністративного оскарження або судового розгляду.

Зауважуємо, що тимчасово, на період дії карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України на всій території України з метою запобігання поширенню на території України коронавірусної хвороби (COVID-19), відповідно до п. 52⁸ підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу було зупинено перебіг строків, встановлених, зокрема, ст.ст. 52 і 53 Кодексу щодо надання контролюючими органами індивідуальних податкових консультацій в письмовій формі.

Крім того, тимчасово, на період до припинення або скасування воєнного стану на території України, введеного Указом Президента України «Про введення воєнного стану в Україні» від 24 лютого 2022 року № 64/2022, затвердженим Законом України «Про затвердження Указу Президента України «Про введення воєнного стану в Україні» від 24 лютого 2022 року № 2102-IX, справляння податків і зборів здійснювалося з урахуванням особливостей, визначених у п. 69 підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу.

Так, згідно з п.п. 69.9 п. 69 підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу тимчасово, до 01 серпня 2023 року, для платників податків та контролюючих органів зупинявся перебіг строків, визначених податковим законодавством та іншим законодавством, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, крім випадків, передбачених зазначеним підпунктом Кодексу.

Відповідно до п. 52.2 ст. 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.