Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 16.04.2024 р. № 2087/ІПК/99-00-21-02-02 ІПК

Державна податкова служба України за результатами розгляду звернення щодо оформлення та використання у бухгалтерському обліку товарно-транспортної накладної та, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс), в межах компетенції повідомляє.

У своєму зверненні Товариство повідомляє, що здійснює господарську діяльність з оптової торгівлі, яка пов’язана з щоденними перевезеннями вантажів.

Враховуючи викладене, Товариство просить надати індивідуальну податкову консультацію з наступних питань:

1. Чи має право Товариство при здійсненні своєї господарської діяльності по перевезенню вантажів складати товарно-транспортні накладні (далі -  ТТН) в електронній формі?

2. Чи є ТТН в електронній формі достатнім підтвердженням навантаження, відвантаження, транспортування (передачі) вантажу?

3. Чи є ТТН в електронній формі достатнім підтвердженням правомірності формування витрат на транспортування (навантаження, розвантаження) вантажу при визначенні об’єкту оподаткування податком на прибуток підприємств?

4. Який порядок зберігання ТТН в електронній формі?

Щодо питань 1, 2, 3.

Відповідно до ст. 1 Закону України від 05.04.2021 № 2344-ІІІ «Про автомобільний транспорт» товарно-транспортна накладна – єдиний для всіх учасників транспортного процесу (крім фізичних осіб, які здійснюють перевезення вантажу за рахунок власних коштів та для власних потреб) документ, призначений для обліку товарно-матеріальних цінностей на шляху їх переміщення, розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи, що може використовуватися для списання товарно-матеріальних цінностей, оприбуткування, складського, оперативного та бухгалтерського обліку, який складається у паперовій та/або електронній формі та містить обов'язкові реквізити, передбачені цим Законом та правилами перевезень вантажів автомобільним транспортом.

Згідно з п.п. 20 п. 4 Положення про Міністерство інфраструктури України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 30 червня 2015 року № 460, Міністерство відповідно до покладених завдань затверджує правила перевезення вантажів автомобільним транспортом в Україні.

Відповідно до п. 1 Положення про Міністерство інфраструктури України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 30.06.2015 № 460, Міністерство інфраструктури України є головним органом у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері автомобільного транспорту.

Згідно з «Правилами перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні», затвердженими наказом Міністерства транспорту України від 14.10.97 № 363 (далі – Наказ № 363), зареєстрованим Міністерством юстиції України 20.02.98 за №128/2568, товарно-транспортна накладна є основним документом на перевезення вантажів, форму якої наведено в додатку 7 до цих Правил.

Відповідно до п. 11.1 глави одинадцятої Наказу № 363 товарно-транспортну накладну суб'єкт господарювання може оформлювати без дотримання форми, наведеної в додатку 7 до цих Правил, за умови наявності в ній інформації про назву документа, дату і місце його складання, найменування (прізвище, ім'я, по батькові) Перевізника та/або експедитора, замовника, вантажовідправника, вантажоодержувача, найменування та кількість вантажу, його основні характеристики та ознаки, які дають можливість однозначно ідентифікувати цей вантаж, автомобіль (марка, модель, тип, реєстраційний номер), причіп/напівпричіп (марка, модель, тип, реєстраційний номер), пункти навантаження та розвантаження із зазначенням повної адреси, посади, прізвища та підписів відповідальних осіб вантажовідправника, вантажоодержувача, водія та/або експедитора.

Оформлення товарно-транспортної накладної в електронній формі (далі - е-ТТН) здійснюється відповідно до абзацу четвертогоп. 11.1 глави одинадцятої Наказу № 363.

Е-ТТН підписується за допомогою електронного підпису (далі - ЕП)
водія та/або експедитора, відповідальних осіб вантажовідправника, вантажоодержувача.

Створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання, знищення е-ТТН здійснюється відповідно до Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги».

Сторони можуть внести до товарно-транспортної накладної будь-яку іншу інформацію, яку вони вважають необхідною.

Залежно від виду вантажу та його специфічних властивостей до основних документів додаються інші (сертифікати, свідоцтва тощо), що визначається правилами перевезень зазначених вантажів, у паперовому та/або електронному вигляді.

У разі оформлення е-ТТН супровідні документи також додаються в електронній формі. У разі оформлення товарно-транспортної накладної у паперовій формі супровідні документи додаються в паперовій формі за підписом відповідальних осіб.

Водночас повідомляємо, що згідно з п. 44.1 ст. 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством. Товарно-транспортні накладні відносяться до первинних документів.

Питання, порушені у зверненні товариства, стосуються порядку застосування первинних документів, та регулюються Законом України від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996). Також слід зазначити, що відповідно до частини другої ст. 3 Закону № 996 бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який ведеться підприємством.

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи – документи, які містять відомості про господарську операцію (статті 1 та 9 Закону № 996). Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Також слід зазначити, що порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку первинних документів підприємствами визначено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 05.06.1995 за № 168/704, із змінами (далі – Положення № 88).

Так, згідно з п. 2.1глави 2 Положення № 88 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.

Водночас зазначаємо, що регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку та аудиту, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (частина друга ст. 6 Закону № 996). 

Положенням про Міністерство фінансів України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20.08.2014 № 375, встановлено, що Міністерство фінансів України є головним органом у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері, зокрема, бухгалтерського обліку та аудиту, а також забезпечує формування та реалізацію державної політики у сфері контролю за дотриманням бюджетного законодавства.

Отже, з питання оформлення ТТН, у тому числі в електронній формі, та відображення у бухгалтерському обліку господарських операцій на підставітаких ТТН, доцільно звернутися до Міністерства інфраструктури України та Міністерства фінансів України.

Щодо питання 4.

Згідно зі ст. 13 Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон № 851), зі змінами та доповненнями, суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб’єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов’язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

При зберіганні електронних документів обов’язкове додержання таких вимог:

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Суб’єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів з накладеними на них електронними підписами чи печатками шляхом використання електронної довірчої послуги зберігання електронних підписів, печаток, електронних позначок часу та сертифікатів, пов’язаних з цими послугами, відповідно до Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».

Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в таких установах здійснюються у порядку, визначеному законодавством.

Частиною третьою ст. 8 Закону № 996 встановлено, що відповідальність, зокрема, за збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник відповідно до законодавства та установчих документів.

Отже, електронні форми первинних документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, а також архів файлів звітності, поданої контролюючим органам в електронному вигляді, повинні зберігатися платниками податку на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу здійснити перевірку їх цілісності на цих носіях, протягом строку, встановленого законодавством для зберігання відповідних документів на папері.

Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію (п. 52.2 ст. 52 Кодексу).