Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 17.02.2025 р. № 808/ІПК/99-00-07-05-03 ІПК

Індивідуальна податкова консультація

 

Державна податкова служба України розглянула звернення
щодо зберігання фіскальних касових чеків на товари (послуги) (далі – фіскальний чек) реєстратора розрахункових операцій (далі – РРО) та, керуючись статтею 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс), в межах компетенції повідомляє.

Як зазначено у зверненні,  для здійснення своєї діяльності Товариство використовує автомобільний транспорт на правах оренди. Працівники Товариства здійснюють придбання палива на автомобільних заправних станціях та відповідно отримують фіскальний чек РРО.

Враховуючи вищевикладене, Товариство просить надати індивідуальну податкову консультацію щодо зберігання Товариством фіскальних чеків РРО (за умови неможливості ідентифікування даних чека) та/або можливості використання зроблених  копій зазначених фіскальних чеків.

Форми і зміст розрахункових документів / електронних розрахункових документів, які в обов’язковому порядку мають надаватися особам, які отримують або повертають товар, отримують послуги або відмовляються від них, включаючи ті, замовлення або оплата яких здійснюється з використанням інтернету, визначені Положенням про форму та зміст розрахункових документів / електронних розрахункових документів, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 21 січня 2016 року № 13, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 11 лютого 2016 р. за № 220/28350 (зі змінами)
(далі – Положення № 13).

Фіскальний чек – це розрахунковий документ / електронний розрахунковий документ, створений у паперовій та/або електронній формі (електронний розрахунковий документ), РРО або програмним реєстратором розрахункових операцій (далі – ПРРО) при проведенні розрахунків за продані товари (надані послуги) (пункт 1 розділу II Положення № 13);

Відповідно до статті 2 Закону України від 06 липня 1995 року № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (далі – Закон № 265), розрахунковий документ –документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, видатковий чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, операцій з видачі готівкових коштів держателям електронних платіжних засобів, отримання (повернення) коштів, торгівлю валютними цінностями в готівковій формі, створений в паперовій та/або електронній формі (електронний розрахунковий документ) у випадках, передбачених Законом № 265, зареєстрованим у встановленому порядку РРО або ПРРО, чи заповнений вручну.

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи (стаття 9 Закону України від 16 липня 1999 року № 996 «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в України» (далі – Закон № 996)).

Під поняттям первинного документа розуміється документ, який містить відомості про господарську операцію (стаття 1 Закону № 996).

Господарська операція – дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів та зобов’язань, власному капіталі підприємства (стаття 1 Закону № 996).

Відповідно до частини другої статті 3 Закону № 996 бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку.

Відповідно до пункту 16.1 статті 16 Кодексу платник податків зобов’язаний, зокрема подавати до контролюючих органів у порядку, встановленому податковим та митним законодавством, декларації, звітність та інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків та  зборів,  забезпечувати збереження документів, пов’язаних з виконанням податкового обов’язку, протягом строків, установлених Кодексом.

Вимоги до підтвердження даних, визначених у податковій звітності, а також документального підтвердження виконання вимог податкового та іншого законодавства, контроль за виконанням якого покладено на контролюючі органи, встановлено статтею 44 Кодексу.

Для цілей оподаткування відповідно до пункту 44.1 статті 44 Кодексу платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим пункту 44.1 статті 44 Кодексу.

Для обрахунку об’єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування (абзац перший пункту 44.2 статті 44 Кодексу).

Пунктом 44.3 статті 44 Кодексу визначено, що платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених пунктом 44.1 статті 44 Кодексу, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше:

2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до статей 39 і 39², пункту 141.4 статті 141 Кодексу (підпункт 44.3.1 пункту 44.3 статті 44 Кодексу);

1825 днів – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними пунктом 133.1 статті 133, підпунктом 133.2.2 пункту 133.2 та пунктом 133.4 статті 133 Кодексу, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з підпунктом 44.3.1 цього пункту (підпункт 44.3.2 пункту 44.3 статті 44 Кодексу);

1095 днів – для інших документів, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 цього пункту (підпункт 44.3.3 пункту 44.3 статті 44 Кодексу);   

1095 днів – для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи (підпункт 44.3.4 пункту 44.3 статті 44 Кодексу).

Строки зберігання документів та інформації, визначені пунктом 44.3
статті 44 Кодексу, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої Кодексом, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого Кодексом граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – з дня завершення строку їх дії).

У разі ліквідації платника податків документи, визначені пунктом 44.1 статті 44 Кодексу, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до статей 39 і 39², пункту 141.4 статті 141 Кодексу), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.

Передбачені пунктом 44.3 статті 44 Кодексу строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених пунктом 102.3 статті 102 Кодексу.

Згідно з абзацами першим та другим пункту 44.5 статті 44 Кодексу у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в пунктах 44.1 і 44.3 статті 44 Кодексу, платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої втрат, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому Кодексом для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації, надано авторизацію відповідно до Митного кодексу України або дозвіл на застосування спеціальних (у тому числі транзитних) спрощень. Платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

Слід зазначити, що Перелік типових документів, які створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджено наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 та зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (зі змінами) (далі – Перелік № 578/5).

Перелік № 578/5 є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма організаціями при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання або для знищення.

Відповідно до пункту 1.7 Переліку № 578/5 строки зберігання документів, визначені в Переліку № 578/5, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених Переліком № 578/5, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

Зокрема, підпунктом 4.2 «Бухгалтерський облік та звітність» пункту 4 «Облік та звітність» розділу I «Документи, що створюються в управлінській діяльності» Переліку № 578/5 встановлено різні терміни зберігання документів в розрізі типових документів, які створюються на підприємстві із зазначенням строків їх зберігання та додаткових приміток до статей, що коментують та уточнюють строки зберігання документів.

Крім того, пунктом 2.12 Переліку № 578/5 встановлено, що забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності.

Разом з тим єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності встановлено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі – Правила № 1000/5).

Згідно з абзацом шостим пункту 3 глави 2 розділу V Правил № 1000/5 вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

Також Правилами № 1000/5 встановлено, що у разі виявлення невиправно пошкоджених справ (документів) складається відповідний акт за формою, наведеною в додатку 34 до цих Правил. Акт схвалюється експертною комісією (ЕК) установи та затверджується керівником установи. На підставі акта невиправно пошкоджені справи вилучаються для знищення (пункт 15 глава 8 розділ VIII Правил № 1000/5).

Щодо фіскальних чеків РРО/ПРРО, дані яких з часом не можливо ідентифікувати зазначаємо наступне.

Відповідно до вимог Закону № 265 суб’єкти господарювання, які у своїй діяльності використовують РРО та ПРРО, зобов’язані, зокрема, подавати до контролюючих органів копії розрахункових документів і фіскальних звітних чеків.

Таким чином, для ідентифікації розрахункових документів, які зберігаються на фіскальному сервері, контролюючому органу достатньо мати інформацію про:

дату і час здійснення операції;

фіскальний номер чека;

суму операції;

фіскальний номер РРО/ПРРО.

Отже, з урахуванням вимог частини другої статті 9 Закону № 996 первинними документами, що підтверджують господарські операції з отримання паливно-мастильних матеріалів є належним чином оформлені видаткові накладні на підставі фіскальних чеків, відомості про які містяться в Системі обліку даних РРО ДПС.

Враховуючи наведене вище, оскільки платник податку на прибуток для обрахунку об’єкта оподаткування використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування, то він зобов’язаний забезпечити зберігання відповідних первинних та інших документів бухгалтерського та фінансового обліку з урахуванням всіх законодавчо визначених Кодексом строків.

Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію відповідно до пункту 52.2 статті 52 Кодексу.