Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 18.07.2025 р. № 3884/ІПК/99-00-21-02-02 ІПК

Індивідуальна податкова консультація

 

Державна податкова служба України за результатами розгляду звернення    ТОВ «» (далі – ТОВ) щодо питань оформлення первинних документів з використанням факсимільного відтворення підпису представників сторін та, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс), в межах компетенції повідомляє.

Як зазначено у зверненні, у ТОВ при проведенні господарської діяльності  виникли питання стосовно застосування первинних документів з використанням факсимільного відтворення підпису.

ТОВ просить надати індивідуальну податкову консультацію з наступних питань:

1. Чи є первинним документом для цілей бухгалтерського та податкового обліку документ, що містить інформацію про господарську операцію та підписаний за допомогою  факсимільного відтворення підпису представників сторін відповідно до їх письмової угоди, укладеної відповідно до ст. 207 Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ)?
2. Чи зобов’язаний платник податку нараховувати податкові зобов’язання виходячи з бази оподаткування, визначеної відповідно до п. 189.1 ст. 189 Кодексу, у разі якщо при придбанні товарів/робіт/послуг, необоротних активів був сформований первинний документ, що містить інформацію про господарську операцію та підписаний за допомогою факсимільного відтворення підпису представників сторін відповідно до їх письмової угоди, укладеної відповідно до ст. 207 ЦКУ?

 

        Щодо питання 1

Відповідно до п. 44.1 ст. 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або  податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 Кодексу.

Для обрахунку об’єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування (абзац перший  п. 44.2 ст. 44 Кодексу).

Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні визначено Законом України
від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996).

Бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку (частина друга ст. 3 Закону № 996).

Згідно з частиною першою ст. 9 Закону № 996 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.

Відповідно до частини другої ст. 9 Закону № 996 первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити: назву документа (форми); дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності, що ґрунтується на даних бухгалтерського обліку, підприємствами, їх об'єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності, установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету, встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 05.06.1995 за № 168/704, зі змінами та доповненнями (далі – Положення № 88).

Пунктом 2.4 глави 2 Положення № 88 передбачено, що використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.

При цьому приписами частини третьої ст. 207 ЦКУ передбачено, що використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, або іншим чином врегульовується порядок його використання сторонами.

Використання факсимільного відтворення підпису при оформленні первинних документів за письмовою згодою сторін, в якій містяться зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, не порушує законодавства України, крім випадків застосування первинних документів, якими не передбачено використання факсимільного відтворення підпису.

Документи, для яких не можна використовувати факсимільного відтворення підпису:

- податкова та фінансова звітність;

- податкові накладні;

- банківські розрахункові документи;

- касові документи підприємства.

Отже, використання факсиміле можливе лише для певних первинних документів і лише за письмової домовленості сторін. Але для податкової та фінансової документації його застосування заборонене.

Водночас зазначаємо, що згідно з абзацом другим п. 2.9 глави 2 Положення № 88 записи у первинних документах, створених в електронній формі, здійснюються за допомогою електронних засобів оброблення інформації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого строку зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.

Відповідно до п. 2.2 глави 2 Положення № 88 первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Пунктом 2.4 глави 2 Положення № 88 передбачено, що документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Відповідно до Закону № 996 та Положення № 88 первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг, зокрема, Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» зі змінами та доповненнями (далі – Закон № 851) та Закону України від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги» зі змінами та доповненнями (далі – Закон № 2155).

Водночас, надання роз’яснень вищенаведеного законодавства з питань створення електронних документів, які підписуються кваліфікованим електронним підписом, до повноважень як Міністерства фінансів України, так і ДПС, визначених відповідно Положенням про Міністерство фінансів України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2014 року № 375 (зі змінами та доповненнями), та Положенням про Державну податкову службу України,  затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 6 березня 2019 року № 227 (зі змінами та доповненнями), не належить.

Згідно з п. 4 Положення про Міністерство цифрової трансформації України (далі – Положення), затвердженого постановою Кабінету Міністрів України
від 18 вересня 2019 року № 856 (зі змінами та доповненнями), Мінцифри відповідно до покладених на нього завдань, зокрема, бере участь у:

розробленні норм, стандартів у сферах електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг, у тому числі для забезпечення інтероперабельності та технологічної нейтральності технічних рішень, а також недопущення їх дискримінації (абзац п'ятий п.п. 14 п. 4 Положення);

розробленні та впровадженні вимог (п.п. 14 п. 4 Положення доповнено новим абзацом):

до форматів даних електронного документообігу в державних органах;

щодо функціонування електронного документообігу;

до оформлення документів, організації документообігу, зокрема електронного документообігу;

сприяє впровадженню у державних органах та органах місцевого самоврядування технологій цифрових трансформацій (п.п. 16 п. 4 Положення);

здійснює у межах повноважень заходи щодо впровадження та функціонування електронного документообігу (п.п. 16¹ п. 4 Положення).

Також слід зазначити, що єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності встановлюють Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за № 736/27181, зі змінами та доповненнями (далі – Правила).

Пунктом 11 глави 11 розділу  II Правил визначено, що залежно від способу виготовлення копії поділяють на, зокрема, факсимільні:

1) факсимільні копії виготовляються за допомогою засобів копіювально-розмножувальної техніки, у тому числі багатофункціональних пристроїв, що точно відтворюють усі зовнішні ознаки, художні особливості оформлення реквізитів, їх розташування (включаючи підпис та печатку) або частину їх;

2) особистий підпис посадової особи, яка підписала оригінал документа, може бути відсутнім у разі надсилання копій іншим установам або якщо копія вихідного документа залишається у діловодстві установи;

3) на копіях вихідного документа, що залишаються в діловодстві установи, тексти бланків можуть не відтворюватися, а зазначатися мають лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства. 

4) факсимільні копії документів, що видаються іншим установам і громадянам, а також копії вихідних документів, що залишаються в діловодстві установи, підлягають засвідченню відповідно до пунктів 8, 9 цієї глави.

Факсимільні копії, що містять факсимільне відтворення підпису посадової особи і призначені лише для внутрішнього користування в установі (наприклад копії розпорядчих документів, планів, положень тощо), не потребують додаткового засвідчення;

5) вимоги щодо засвідчення копій документів та факсимільного відтворення на них підпису посадової особи у разі розсилання в підвідомчі установи, а також відтворення бланка документа на копіях вихідних документів, що залишаються в установі, визначаються в інструкції з діловодства установи з врахуванням специфіки діяльності установи, змісту документів, з яких вони виготовляються, та подальшого використання копій;

Враховуючи вимоги Закону № 996, Закону № 851, Закону № 2155, Правил,  Положення № 88, інших нормативно-правових актів із зазначених питань відповідний електронний документ набуває статусу первинного документа, що засвідчує факт здійснення господарської операції, після належним чином його оформлення.

Регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку та аудиту, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (частина друга ст. 6 Закону № 996).

Таким чином, питання оформлення первинних документів на предмет визнання їх первинними документами для цілей бухгалтерського обліку, у тому числі з використанням факсимільного відтворення власноручного підпису за допомогою засобів електронного копіювання, належать відповідно до компетенції Мінцифри, Міністерства юстиції України та Міністерства фінансів України.

Щодо питання 2

Правила формування податкових зобов’язань і податкового кредиту з ПДВ та складання податкових накладних / розрахунків коригування до податкових накладних і їх реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних (далі – ЄРПН) встановлено статтями 187, 198 і 201 Кодексу.

Згідно з нормами п. 198.3 ст. 198 Кодексу нарахування податкового кредиту здійснюється незалежно від того, чи почали придбані товари/послуги й основні засоби використовуватися в оподатковуваних операціях у межах господарської діяльності платника ПДВ протягом звітного податкового періоду, а також незалежно від того, чи здійснював платник ПДВ оподатковувані операції протягом відповідного звітного податкового періоду.

Право на податковий кредит у покупця (платника ПДВ) товарів/послуг виникає після реєстрації в ЄРПН постачальником відповідної податкової накладної.

Пунктом 198.5 ст. 198 Кодексу визначено, що платник податку зобов'язаний нарахувати податкові зобов'язання виходячи з бази оподаткування, визначеної відповідно до п. 189.1 ст. 189 Кодексу, та скласти не пізніше останнього дня звітного (податкового) періоду і зареєструвати в ЄРПН в терміни, встановлені Кодексом для такої реєстрації, зведену податкову накладну за товарами/послугами, необоротними активами придбаними/виготовленими з податком на додану вартість (для товарів/послуг, необоротних активів, придбаних або виготовлених до 1 липня 2015 року, - у разі якщо під час такого придбання або виготовлення суми податку були включені до складу податкового кредиту), у разі якщо такі товари/послуги, необоротні активи призначаються для їх використання або починають використовуватися в неоподатковуваних ПДВ операціях або в операціях, що не є господарською діяльністю платника податку (крім випадків, передбачених п. 189.9 ст. 189 Кодексу).

Отже, для покупця товарів/послуг підставою для нарахування сум податку, що відносяться до податкового кредиту є податкова накладна, складена на підставі належним чином оформлених первинних документів та зареєстрована в ЄРПН платником податку, який здійснює операції з постачання товарів/послуг.

 Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію (п. 52.2 ст. 52 Кодексу).