Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 10.10.2025 р. № 5435/ІПК/99-00-07-05-02

Державна податкова служба України розглянула звернення та, керуючись статтею 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс), в межах компетенції повідомляє.

Підприємство просить надати індивідуальну податкову консультацію з таких питань:

1. За який період може бути проведена перевірка контролюючим органом?

2. За який період платник податку зобов’язаний забезпечити зберігання документів?

Водночас, у зверненні Підприємство не зазначило, щодо якого саме виду перевірки необхідно надати індивідуальну податкову консультацію, у зв’язку з цим відповідь надається, враховуючи загальні положення Кодексу.

Щодо питання 1

Відповідно до підпункту 20.1.4 пункту 20.1 статті 20 Податкового кодексу України (далі – Кодекс) контролюючі органи, визначені підпункті 41.1.1
пункту 41.1 статті 41 Кодексу, мають право проводити відповідно до законодавства перевірки і звірки платників податків (крім Національного банку України), у тому числі після проведення процедур митного контролю та/або митного оформлення.

Перелік видів перевірок, які мають право проводити контролюючі органи, визначено в пункті 75.1 статті 75 Кодексу, а саме: камеральні, документальні (планові або позапланові; виїзні або невиїзні) та фактичні перевірки.

Підстави для їх проведення встановлені в статтях 77 та 78 Кодексу (для документальних перевірок) та статті 80 Кодексу (для фактичних перевірок). Порядок допуску посадових осіб контролюючого органу до проведення документальних виїзних та фактичних перевірок регламентується, зокрема, у статті 81 Кодексу та інших нормативно-правових актах.

Відповідно до пункту 102.1 статті 102 Кодексу контролюючий орган, крім випадків, визначених пунктом 102.2 статті 102 Кодексу, має право провести перевірку та самостійно визначити суму грошових зобов’язань платника податків у випадках, визначених Кодексом, не пізніше закінчення 1095 дня (2555 дня – у разі проведення перевірки відповідно до статей 39 і 39², застосування вимог пункту 141.4 статті 141 Кодексу), що настає за останнім днем граничного строку подання податкової декларації, звіту про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації, визначеної пунктом 133.4
статті 133 Кодексу, та/або граничного строку сплати грошових зобов’язань, нарахованих контролюючим органом, а якщо така податкова декларація була надана пізніше, – за днем її фактичного подання. Якщо протягом зазначеного строку контролюючий орган не визначає суму грошових зобов’язань, платник податків вважається вільним від такого грошового зобов’язання (в тому числі від нарахованої пені), а спір стосовно такої декларації та/або податкового повідомлення не підлягає розгляду в адміністративному або судовому порядку.

У разі подання платником податку уточнюючого розрахунку до податкової декларації або уточнюючої декларації контролюючий орган має право визначити суму податкових зобов’язань, в межах поданих уточнень, за такою податковою декларацією протягом 1095 днів (2555 дня – у разі проведення перевірки відповідно до статей 39 і 39², застосування вимог пункту 141.4
статті 141 Кодексу) з дня подання уточнюючого розрахунку (декларації).

У разі виявлення за результатами перевірки порушень інших вимог податкового законодавства, безпосередньо не пов’язаних з декларуванням податкових зобов’язань платником податків, а також порушень вимог іншого, крім податкового, законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, контролюючий орган, крім випадків, визначених
пунктом 102.2 статті 102 Кодексу, має право самостійно визначити суму штрафних санкцій (фінансових санкцій, штрафів) платника податків не пізніше 1095 дня з дня вчинення відповідного правопорушення.

З місцевих податків та/або зборів, за якими передбачено подання річної податкової декларації, контролюючий орган, крім випадків, визначених пунктом 102.2 статті 102 Кодексу, має право за результатами перевірки самостійно визначити суму грошових зобов’язань, у разі виявлення ним за результатами перевірки заниження суми визначеного платником податків податкового зобов’язання з цих податків, не пізніше закінчення 1095 дня, що настає за останнім днем граничного строку сплати цих податків, визначених відповідними розділами Кодексу.

Випадки, коли грошове зобов’язання може бути нараховане або провадження у справі про стягнення такого податку може бути розпочате без дотримання строку давності, визначеного в абзаці першому пункту 102.1
статті 102 Кодексу, передбачені в пункті 102.2 статті 102 Кодексу.

Крім того, пунктом 102.2¹ статті 102 Кодексу передбачено, що грошове зобов’язання може бути нараховане без дотримання строку давності, визначеного абзацами першим і другим пункту 102.1 статті 102 Кодексу, якщо стосовно платника податків або будь-якої особи, яка діяла від його імені та/або в його інтересах, набрав законної сили обвинувальний вирок суду за вчинення кримінального правопорушення, передбаченого статтями 369, 369² Кримінального кодексу України, і наслідком таких діянь могло стати зменшення об’єкта оподаткування та/або заниження податкового зобов’язання, визначених згідно з вимогами Кодексу.

Випадки, коли відлік строку давності зупиняється, передбачені у
пункті 102.3 статті 102 Кодексу.

Поряд з цим у пункті 52² підрозділу 10 розділу XX Кодексу на період з
18 березня 2020 року по останній календарний день місяця (включно), в якому завершується дія карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України на всій території України з метою запобігання поширенню на території України коронавірусної хвороби (COVID-19), зупинявся перебіг строків давності, передбачених у статті 102 Кодексу.

Дію пункту 52² підрозділу 10 розділу XX Кодексу зупинено на період
дії воєнного, надзвичайного стану згідно із Законом України від 15 березня 2022 року № 2120-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо дії норм на період дії воєнного стану».

Крім того, у пункті 69 підрозділу 10 розділу ХХ Кодексу встановлено, що тимчасово, на період до припинення або скасування воєнного стану на території України, введеного Указом Президента України від 24 лютого 2022 року № 64/2022 «Про введення воєнного стану в Україні», затвердженим Законом України від 24 лютого 2022 року № 2102-IX «Про затвердження Указу Президента України «Про введення воєнного стану в Україні», справляння податків і зборів здійснюється з урахуванням особливостей, визначених у пункті 69 підрозділу 10 розділу ХХ Кодексу.

Відповідно до підпункту 69.9 пункту 69 підрозділу 10 розділу ХХ Кодексу, тимчасово, до 01 серпня 2023 року, для платників податків та контролюючих органів зупиняється перебіг строків, визначених у податковому законодавстві та іншому законодавстві, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, крім випадків, передбачених у підпункті 69.9 пункту 69 підрозділу 10 розділу ХХ Кодексу.

Згідно з підпунктом 69.36 пункту 69 підрозділу 10 розділу ХХ Кодексу для контролюючого органу та платників податків зупиняється відлік строку давності щодо документальних планових та позапланових перевірок, які не проводяться згідно з підпунктами 69.22, 69.35¹ та 69.35² пункту 69 підрозділу 10 розділу ХХ Кодексу.

Для платників податків продовжуються строки зберігання документів та інформації, визначених у пунктом 44.1 статті 44 Кодексу, на період зупинення відліку строку давності, передбаченого абзацом першим підпункту 69.36 пункту 69 підрозділу 10 розділу ХХ Кодексу.

Окремо у пункті 73 підрозділу 10 розділу ХХ Кодексу встановлено, що до документів та інформації, пов’язаних із застосуванням вимог пункту 141.4 статті 141 Кодексу, строк зберігання яких не закінчився на день набрання чинності Закону України від 21 травня 2024 року № 3721-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України та Закону України «Про електронні комунікації» щодо рентної плати за користування радіочастотним спектром (радіочастотним ресурсом) України», а також до податкового контролю за визначенням грошових зобов’язань платника податків на підставі таких документів застосовуються вимоги щодо 2555-денного мінімального строку зберігання платниками податків документів та інформації, передбачені у пункті 44.3 статті 44 Кодексу, та права контролюючого органу щодо визначення сум грошових зобов’язань платника податків протягом 2555-денного строку, передбачені у статті 102 Кодексу.

Отже, при визначенні періоду, за який може бути проведена перевірка платника податків, контролюючий орган враховує специфіку проведення перевірки та її вид, строки, встановлені статтею 102 Кодексу, а також особливості, визначені пунктами 52², 69 та 73 підрозділу 10 розділу ХХ Кодексу.

Також слід зауважити, що відповідно до пункту 16 статті 25 Закону України від 08 липня 2010 року № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» строки давності щодо нарахування, застосування та стягнення сум недоїмки, штрафів та нарахованої пені з єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування не застосовуються.

Щодо питання 2

Для цілей оподаткування відповідно до пункту 44.1 статті 44 Кодексу платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено у законодавстві.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені в абзаці першому пункту 44.1 статті 44 Кодексу.

Для первинних документів регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, діють строки зберігання, передбачені пунктами 44.3 та 44.4 статті 44 Кодексу.

Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів затверджено наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, зареєстровано у Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за № 571/20884 (далі – Перелік № 578/5).

Перелік № 578/5 є основним нормативно-правовим актом, який застосовується для визначення строків зберігання документів, їх відбору на постійне чи тривале зберігання або для знищення типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

При цьому Перелік № 578/5 призначений для використання всіма державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими установами, організаціями та підприємствами незалежно від форми власності.

Відповідно до пункту 1.7 Переліку № 578/5 строки зберігання документів, визначені в Переліку № 578/5, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених у Переліку № 578/5, допускається у разі якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

У пункті 2.10 Переліку № 578/5 визначено, що відлік строків зберігання документів починається з 01 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством.

Строки зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, внесків, інших обов’язкових платежів, розраховуються з дня подання податкової чи іншої звітності, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого у Кодексі граничного строку подання такої звітності.

Крім того, у пункті 2.13 Переліку № 578/5 встановлено, що знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності – забороняється.

У підпункті 4.2 «Бухгалтерський облік та звітність» пункту 4 Переліку № 578/5 встановлено різні терміни зберігання документів у розрізі типових документів, які створюються на підприємстві із зазначенням строків їх зберігання та додаткових приміток до статей, що коментують та уточнюють строки зберігання документів.

При цьому згідно зі статтею 336 підпункту 4.2 пункту 4 Переліку № 578/5 первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо), зберігаються
5 років з урахуванням примітки до статті 186 Переліку № 578/5.

Разом із тим у Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за № 736/27181 (далі – Правила № 1000/5), передбачено, що документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах відповідно до номенклатури справ. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

Також у Правилах № 1000/5 встановлено, що у разі виявлення невиправно пошкоджених справ (документів) складається відповідний акт за формою, наведеною в додатку 34 до Правил № 1000/5. Акт схвалює експертна комісія установи та затверджує керівник установи. На підставі акта невиправно пошкоджені справи вилучаються для знищення (пункт 15 глава 8 розділ VIII Правил № 1000/5).

Таким чином, платники податків повинні зберігати документи бухгалтерського обліку та звітності, у терміни визначені Переліком № 578/5, але ці терміни не повинні бути меншими, ніж передбачено статтею 44 кодексу, а також з урахуванням особливостей, визначених пунктами 52², 69 та 73 підрозділу 10 розділу ХХ Кодексу.

Разом з тим повідомляємо, що висновки з питань практичного використання норм податкового законодавства надаються контролюючим органом у індивідуальній податковій консультації на звернення платника податку виходячи із суті питань, порушених у такому зверненні. При підготовці відповіді на звернення платника податку не здійснюється аналіз господарських операцій платника, не проводиться оцінка правильності розуміння платником податку тих чи інших норм податкового законодавства, а також правомірності відображення окремих операцій в податковому обліку платника податку (така оцінка здійснюється під час проведення контрольно-перевірочної роботи).

Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію відповідно до пункту 52.2 статті 52 Кодексу.