Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 30.10.2025 р. № 5783/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК

Державна податкова служба України, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс), розглянула звернення (    ) щодо практичного застосування окремих норм податкового законодавства та в межах компетенції повідомляє.

Платник податків у зверненні повідомляє, що працівники під час службових відряджень (або виконання окремих цивільно-правових дій в межах господарської діяльності) здійснюють оплату, зокрема транспортних квитків (залізничних, авіаційних, автобусних, тощо):

або за допомогою корпоративних (бізнесових) платіжних інструментів Банку;

або за допомогою особистих платіжних документів (власної карти) працівників із подальшою компенсацією витрат Банком.

У розумінні п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 кодексу, у разі застосування під час відрядження платіжного інструмента (включно з корпоративним або особистим) «вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент».

На практиці працівник іноді подає лише квиток/електронний проїзний документ (із зазначенням дати та і вартості маршруту). Але не подає банківську виписку/відомості з рахунку за відповідною операцією. Також трапляються випадки відмови працівника надати виписку за особистим рахунком.

Банк виходить з того, що метою п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Кодексу є підтвердження факту платіжної операції саме за рахунком, до якого емітовано платіжний інструмент. Тому у випадку корпоративної картки засвідченням є внутрішня виписка Банку за відповідною операцією разом із квитком. У випадку особистої картки працівника – засвідченням має бути виписка/відомості з рахунку, що містять інформацію про виконану платіжну операцію.

Платник податків у зверненні просить надати індивідуальну податкову консультацію з питань:

1. Чи може сам по собі квиток/електронний проїзний документ вважатися достатнім документом для підтвердження понесених витрат за проїзд у розумінні п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Кодексу без надання виписки та/або відомостей з рахунку за платіжною операцією?  

2. У разі якщо працівник відмовляється надати виписки/відомості з особистого рахунку і надає лише квиток (без іншого рівнозначного підтвердження платіжної операції), чи вважається така компенсація вартості проїзду доходом працівника, що оподатковується податком на доходи фізичних осіб відповідно до п. 170.9 ст. 170 Кодексу та військовим збором?

3. Чи зобов’язаний Банк утримувати податок на доходи фізичних осіб та військовий збір із суми компенсації, якщо працівник не надав виписку/відомості з рахунку і відсутні інші рівнозначні документи що підтверджують саме платіжну операцію?

Оподаткування доходів фізичних осіб регламентується розділом IV Кодексу, відповідно до п.п. 163.1.1 п. 163.1 ст. 163 якого об’єктом оподаткування резидента є загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід.

Статтею 165 Кодексу встановлено перелік доходів, які не включаються до розрахунку загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку, зокрема, кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно з п. 170.9 ст. 170 Кодексу (п.п. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 Кодексу).

Відповідно до п.п. 1.7 п. 16¹ підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу звільняються від оподаткування військовим збором доходи, що згідно з розділом IV Кодексу та підрозділом 1 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу не включаються до загального оподатковуваного доходу фізичних осіб (не підлягають оподаткуванню, оподатковуються за нульовою ставкою), крім доходів, зазначених у
п.п. 165.1.36 п. 165.1 ст. 165, п.п. 3 і 4 п. 170.13¹ ст. 170 Кодексу та п. 14 підрозділу 1 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу.

Разом з тим перелік доходів, які включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку визначено п. 164.2 ст. 164 Кодексу, зокрема, сума надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до
п. 170.9 ст. 170 Кодексу (п.п. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 Кодексу).,

Також об’єктом оподаткування військовим збором для платників, зазначених у п.п. 1 п.п. 1.1 п. 16¹ підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу, є доходи, визначені ст. 163 Кодексу (п.п. 1 п.п. 1.2 п. 16¹ підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу).

Ставка військового збору для платників, зазначених у п.п. 1 п.п. 1.1 п. 16¹ підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу, становить
5 відсотків від об’єкта оподаткування, визначеного п.п. 1 п.п. 1.2 п. 16¹ підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу, крім доходів, які оподатковуються за ставкою, визначеною п.п. 4 п.п. 1.3 п. 16¹ підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу (п.п. 1 п.п. 1.3 п. 16¹ підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу.

Оподаткування суми надміру витрачених коштів / електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутої
у встановлений строк визначено п. 170.9 ст. 170 Кодексу.

Згідно з п.п. «а» п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу не є доходом платника податку – фізичної  особи, яка перебуває у трудових відносинах
із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме: на проїзд
(у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях),
а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

Відповідно до п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Кодексу у разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.

Відповідно до ст. 68 Закону України від 07 грудня 2000 року № 2121-ІІІ «Про банки і банківську діяльність» банки зобов’язані вести бухгалтерський облік та складати фінансову звітність відповідно до Закону України
від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996) та міжнародних стандартів фінансової звітності.

Бухгалтерський облік має забезпечувати своєчасне та повне відображення всіх банківських операцій та надання користувачам достовірної інформації про стан активів і зобов’язань, результати фінансової діяльності та їх зміни.

При цьому згідно з п. 63 Положення про організацію бухгалтерського обліку в банках України, затвердженого постановою правління Національного банку України від 04.07.2018 № 75 із змінами, виписка з клієнтського рахунку може слугувати первинним документом, що підтверджує факт списання/зарахування коштів з/на цього/цей рахунку/рахунок клієнта, якщо вона містить такі реквізити:

1) назву документа (форми);

2) дату складання;

3) найменування клієнта/банку, прізвище, власне ім'я та по батькові (за наявності) фізичної особи;

4) зміст та обсяг операції (підстави для її здійснення) та одиницю її виміру за кожною операцією, відображеній у виписці з рахунку клієнта;

5) особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у складанні виписки з рахунку клієнта/печатку банку.

Разом з цим відповідно до частини першої ст. 9 Закону № 996 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Частиною другою ст. 9 Закону № 996 передбачено, що первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов'язкові реквізити, визначені частиною другою ст. 9 Закону № 996.

Згідно з п. 44.1 ст. 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Враховуючи викладене, у разі якщо платник податків (працівник) для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, то вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.

Тобто, якщо працівником, з метою підтвердження витрат на проїзд, не надається зазначений документ, то сума відшкодованих витрат включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податків та оподатковується податком на доходи фізичних осіб і військовим збором на загальних підставах. При цьому Банк зобов’язаний виконати усі функції податкового агента, визначені Кодексом.

Згідно з п. 52.2 ст. 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.