Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 17.11.2025 р. № 6103/ІПК/99-00-21-02-02 ІПК

Державна податкова служба України розглянула звернення на отримання індивідуальної податкової консультації щодо відображення в податковому обліку витрат на придбання паливно-мастильних матеріалів для заправки власного та орендованого автотранспорту та, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс), повідомляє.

Як зазначено у зверненні,   Товариство для здійснення обліку витрат на паливно-мастильні матеріали (далі – ПММ) використовує зведені подорожні листи.  При цьому, Товариство запроваджує використання телематичної системи контролю транспорту, яка передбачає підключення на автомобілях GPS-трекерів, бортових діагностувальних систем, датчиків, що акумулюють дані про роботу автомобіля в поточному режимі (маршрут руху, обороти двигуна, витрати палива тощо) та передають їх на сервер.

Індикатори рівня палива (GPS-маяки), які є складовою частиною телематичної системи, у режимі реального часу відстежують рівень палива в баку.

У зв’язку із зазначеним, Товариство просить надати  індивідуальну податкову консультацію з наступних питань:

1.  Чи має право Товариство проводити списання ПММ в обсязі їх фактичного використання для службових поїздок, якщо такий обсяг визначається на підставі звітів телематичної системи та закріплюється у зведених подорожніх листах?

2. Чи відповідає вимогам чинного законодавства визнання Товариством витрат на придбання ПММ в обсязі їх фактичного використання для службових поїздок, якщо такий обсяг визначається на підставі звітів телематичної системи та закріплюється у зведених подорожніх листах, актах списання пального?

3. Якщо обсяг фактично витраченого під час робочої поїздки пального, визначений на підставі звітів телематичної системи, менше, ніж обсяг, розрахований на таку поїздку згідно із затвердженими на підприємстві нормами витрат пального, чи має право підприємство списати обсяг фактично витраченого пального за даними телематичної системи? Якщо так, яким чином в податковому обліку Товариства відображається різниця між обсягом пального (економія)?

Вимоги щодо первинних документів визначає Закон України
від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» зі змінами та доповненнями (далі – Закон № 996).

Відповідно до частини другої ст. 3 Закону № 996 бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку.

Згідно з частиною другою ст. 8 Закону № 996 питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів.

Відповідно до частини п’ятої ст. 8 Закону № 996  підприємство самостійно, зокрема:

обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених цим Законом, та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних;

розробляє систему і форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності і контролю господарських операцій, визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів;

затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку.

Частиною першою ст. 9 Закону № 996 визначено, що підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Також слід зазначити, що порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 05.06.1995 за № 168/704, зі змінами (далі – Положення № 88).

Відповідно до Закону № 996 та Положення № 88 первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг, зокрема, Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» зі змінами та доповненнями та Закону України від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» зі змінами та доповненнями.

Відповідно до п. 44.1 ст. 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим цього пункту.

Для обрахунку об’єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування (п. 44.2 ст. 44 Кодексу).

Об’єктом оподаткування податком на прибуток є прибуток із джерелом походження з України та за її межами, який визначається шляхом коригування (збільшення або зменшення) фінансового результату до оподаткування (прибутку або збитку), визначеного у фінансовій звітності підприємства відповідно до національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку або міжнародних стандартів фінансової звітності, на різниці, які визначені відповідними положеннями Кодексу (п.п. 134.1.1 п. 134.1 ст. 134 Кодексу).

Положеннями Кодексу не передбачено різниць для коригування фінансового результату до оподаткування на суму витрат на ПММ для заправки власного та орендованого автомобільного транспорту, який використовується у господарській діяльності підприємства.

Отже, такі операції відображаються згідно із правилами бухгалтерського обліку при визначенні фінансового результату до оподаткування та відповідно, об’єкту оподаткування податком на прибуток підприємств на підставі первинних бухгалтерських документів.

Водночас зазначаємо, що регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку та аудиту, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (частина друга ст. 6 Закону України від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», зі змінами).

Положенням про Міністерство фінансів України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20.08.2014 № 375, встановлено, що Міністерство фінансів України є головним органом у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері, зокрема, бухгалтерського обліку та аудиту, а також забезпечує формування та реалізацію державної політики у сфері контролю за дотриманням бюджетного законодавства.

Отже, з питання порядку відображення у бухгалтерському обліку операцій з придбання ПММ для заправки автомобільного транспорту, а також віднесення таких сум до складу витрат, належить до компетенції Міністерства фінансів України.

Відповідно п. 52.2 ст. 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.