Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ГУ ДПС У ПОЛТАВСЬКІЙ ОБЛАСТІ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 21.01.2026 р. № 422/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК

Головне управління ДПС у Полтавській області за результатами розгляду звернення щодо практичного застосування норм чинного законодавства в частині відображення витрат в книзі обліку доходів та витрат фізичної особи – підприємця на загальній системі оподаткування та керуючись ст. 52 глави 3 розд. ІІ Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року № 2755-VI зі змінами та доповненнями (далі – ПК України), в межах компетенції повідомляє наступну інформацію.

У своєму зверненні платник податків повідомив, що є фізичною                особою – підприємцем на загальній системі оподаткування обліку та звітності.

Платник займається вантажними перевезеннями, для того щоб виконати замовлення авто потрібно заправити. Заправка авто відбувається як по паливним карткам так і з бочок в яких зберігається паливо придбане оптом (була оформлена ліцензія на зберігання палива для власних потреб) згідно статті 177.4.1 ПК України витрати на придбання дизельного палива включаються до складу витрат.

Враховуючи вищевикладене, платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію з таких питань:

1. До якого періоду відносити витрати на заправку автомобіля? До періоду виписаного акта виконаних робіт чи в періоді сплати за надані послуги згідно акта виконаних робіт?

2. Яким чином відображати в книзі доходів і витрат суми коштів витрачених на заправку авто, вказувати всю суму згідно оплаченої видаткової накладної в день оплати, чи розподіляти ці витрати під кожне перевезення (рейс) в день оплати такого перевезення (рейс)?

3. Так як авто заправляється іноді не на один рейс, іноді заправляє до повного баку, залишається залишок, дозаправляє авто а ціна на паливо постійно змінюється і в паливному бачку знаходиться паливо придбане по різним цінам, тому яким чином вирахувати саме під кожне завантаження ціну пального, і як вести тоді такий облік?

Щодо питання 1 – 3 повідомляємо наступну інформацію.

Порядок оподаткування доходів фізичних осіб – підприємців визначений статтею 177 ПК України.

Відповідно до пункту 177.2 статті 177 розділу ІV ПК України об’єктом оподаткування є чистий оподатковуваний дохід, тобто різниця між загальним оподатковуваним доходом (виручка у грошовій та не грошовій формі) і документально підтвердженими витратами, пов’язаними з господарською діяльністю такої фізичної особи – підприємця.

Згідно з підпунктом 177.4.4 пункту 177.4 статті 177 ПК України до переліку витрат, безпосередньо пов’язаних з отриманням доходів, належать, зокрема, інші витрати, до складу яких включаються витрати, що пов’язані з веденням господарської діяльності, які не зазначені в підпунктах 177.4.1 – 177.4.3 пункту 177.4 статті 177 ПК України, до яких відносяться витрати на відрядження найманих працівників, на послуги зв’язку, реклами, плати за розрахунково-касове обслуговування, на оплату оренди, ремонт та експлуатацію майна, що використовується в господарській діяльності, на транспортування готової продукції (товарів), транспортно-експедиційні та інші послуги, пов’язані з транспортуванням продукції (товарів), вартість придбаних послуг, прямо пов’язаних з виробництвом товарів, виконанням робіт, наданням послуг.

Оподаткуванню підлягають доходи фізичних осіб – підприємців, які отримані протягом календарного (звітного) року від провадження господарської діяльності (пункт 177.1 статті 177 ПК України).

Пунктом 177.10 статті 177 ПК України визначено, що фізичні особи – підприємці зобов’язані вести облік доходів і витрат та мати підтверджуючі документи щодо походження товару. Облік доходів і витрат може вестися в паперовому та/або електронному вигляді, у тому числі через електронний кабінет.

Пунктом 177.4 статті 177 ПК України визначено перелік витрат, безпосередньо пов’язаних з отриманням доходів фізичною особою – підприємцем від провадження господарської діяльності на загальній системі оподаткування, а саме:

витрати, до складу яких включається вартість сировини, матеріалів, товарів, що утворюють основу для виготовлення (продажу) продукції або товарів (надання робіт, послуг), купівельних напівфабрикатів та комплектуючих виробів, палива й енергії, будівельних матеріалів, запасних частин, тари й тарних матеріалів, допоміжних та інших матеріалів, які можуть бути безпосередньо віднесені до конкретного об’єкта витрат (підпункт 177.4.1 пункту 177.4 статті 177 ПК України);

витрати на оплату праці фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах з таким платником податку (далі – працівники), які включають витрати на оплату основної і додаткової заробітної плати та інших видів заохочень і виплат виходячи з тарифних ставок, у вигляді премій, заохочень, відшкодувань вартості товарів (робіт, послуг), витрати на оплату за виконання робіт, послуг згідно з договорами цивільно-правового характеру, будь-яка інша оплата у грошовій або натуральній формі, встановлена за домовленістю сторін (крім сум матеріальної допомоги, які звільняються від оподаткування згідно з нормами розділу IV ПК України) (абзац перший підпункту 177.4.2 пункту 177.4 статті 177 ПК України);

обов’язкові виплати, а також компенсація вартості послуг, які надаються працівникам у випадках, передбачених законодавством, внески платника податку на обов’язкове страхування життя або здоров’я працівників у випадках, передбачених законодавством (абзац другий підпункту 177.4.2 пункту 177.4 статті 177 ПК України);

суми податків, зборів, пов’язаних з проведенням господарської діяльності такої фізичної особи – підприємця (крім податку на додану вартість для фізичної особи – підприємця, зареєстрованого як платник податку на додану вартість, та акцизного податку, податку на доходи фізичних осіб з доходу від господарської діяльності, податку на нерухоме майно, відмінне від земельної ділянки, з об’єктів житлової нерухомості); суми єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування у розмірах і порядку, встановлених законом; платежі, сплачені за одержання ліцензій на провадження певних видів господарської діяльності фізичною особою – підприємцем, роялті на користь правовласників, як винагорода за використання об’єктів авторського права і (або) суміжних прав чи як відрахування на користь правовласників на підставі договорів, укладених таким платником податку з організаціями колективного управління відповідно до Закону України від 15 травня 2018 року № 2415-VIII «Про ефективне управління майновими правами правовласників у сфері авторського права і (або) суміжних прав» із змінами та доповненнями, одержання дозволу, іншого документа дозвільного характеру, пов’язаних з господарською діяльністю фізичної особи – підприємця (підпункт 177.4.3 пункту 177.4 статті 177 ПК України);

інші витрати, до складу яких включаються витрати, що пов’язані з веденням господарської діяльності, які не зазначені в підпунктах 177.4.1 – 177.4.3 пункту 177.4 статті 177 ПК України, до яких відносяться витрати на відрядження найманих працівників, на послуги зв’язку, реклами, плати за розрахунково-касове обслуговування, на оплату оренди, ремонт та експлуатацію майна, що використовується в господарській діяльності, на транспортування готової продукції (товарів), транспортно-експедиційні та інші послуги, пов’язані з транспортуванням продукції (товарів), вартість придбаних послуг, прямо пов’язаних з виробництвом товарів, виконанням робіт, наданням послуг (підпункт 177.4.4 пункту 177.4 статті 177 ПК України).

Витрати на пальне — це операційні витрати, які визнаються в періоді їх виникнення (споживання) і включаються до відповідних статей витрат (собівартість, адміністративні, збутові). 

Витрати на пальне включаються до витрат, якщо їх можна документально підтвердити та прив'язати до господарської діяльності (перевезення, надання послуг).

Облік витрат, здійснюється фізичною особою – підприємцем на загальній системі оподаткування в типовій формі затвердженій наказом Міністерства фінансів України 13 травня 2021 року № 261, в цій типовій формі самозайняті особи заносять відомості, за якими здійснюється облік доходів і витрат, у такому порядку:

1) на першому аркуші зазначаються: прізвище, ім’я та по батькові (за наявності), реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) або номер паспорта (для осіб, які за релігійними переконаннями відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);

2) у графі 1 зазначається дата запису. Записи ведуться в хронологічному порядку;

3) у графі 2 відображається сума доходу, отриманого від здійснення господарської або незалежної професійної діяльності, зокрема, кошти, що надійшли на поточний рахунок, у касу платника податків та/або отримано готівкою, сума заборгованості, за якою минув строк позовної давності, вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг);

4) у графі 3 вказується сума повернутих самозайнятою особою коштів за товари (роботи, послуги) та/або повернутої передплати;

5) у графі 4 вказується сума, яка розраховується як різниця між отриманим доходом від здійснення господарської або незалежної професійної діяльності (графа 2) та сумою повернутих самозайнятою особою коштів за товари (роботи, послуги) (графа 3);

6) інформація про документально підтверджені витрати, пов’язані з господарською діяльністю або провадженням незалежної професійної діяльності, зазначається у графах 5-10, відповідно:

у графі 5 зазначаються реквізити документа, який підтверджує понесені витрати, що безпосередньо пов’язані з отриманим доходом / пов’язані з провадженням незалежної професійної діяльності. Документами, які підтверджують витрати, можуть бути, зокрема, платіжне доручення, прибутковий касовий ордер, квитанція, фіскальний чек, акт закупки (виконаних робіт, наданих послуг) та інші первинні документи, що засвідчують факт оплати товарів (робіт, послуг);

у графі 6 відображається вартість придбаних товарно-матеріальних цінностей, що реалізовані/використані у виробництві продукції, товарів (наданні робіт, послуг), або для використання під час провадження незалежної професійної діяльності;

у графі 7 відображається сума витрат на оплату праці фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах, або за виконання робіт, послуг згідно з договорами цивільно-правового характеру;

у графі 8 відображається сума податків, зборів, єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, платежі, сплачені за одержання ліцензій, іншого документа дозвільного характеру, які пов’язані з господарською діяльністю / незалежною професійною діяльністю;

у графі 9 відображається сума інших витрат, пов’язаних з одержанням доходу / провадженням незалежної професійної діяльності;

у графі 10 відображається сума амортизаційних відрахувань, яка складається з підсумкового значення рядка 11 додатка до типової форми, що розраховується за власним бажанням платника та є необов’язковим для заповнення.

7) у графі 11 зазначається сума чистого оподаткованого доходу, яка розраховується як різниця між загальною сумою отриманого доходу, яка підлягає декларуванню (графа 4) та сумою документально підтверджених витрат, пов’язаних з господарською діяльністю або провадженням незалежної професійної діяльності (графи 6, 7, 8, 9, 10).

Таким чином, вартість використаних пально-мастильних матеріалів включається до складу витрат після одержання доходу, який безпосередньо пов’язаний з понесеними витратами від здійснення підприємницької діяльності, на підставі документально підтверджених первинних документів (зокрема, угод, актів виконаних робіт (наданих послуг), товарно-транспортних накладних, розрахункових документів, тощо).

Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію (п. 52.2 ст. 52 глави 3 розд. II ПК України).