Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 27.04.2026 р. № 2390/ІПК/99-00-21-02-03 ІПК

Державна податкова служба України за результатами розгляду звернення  щодо надання індивідуальної податкової консультації з питань легалізації довідок, які підтверджують, що нерезиденти є резидентами Республіки Польща та Латвійської Республіки, керуючись статтею 52 глави 3 розділу ІІ Податкового кодексу України (далі – Кодекс), в межах компетенції повідомляє.

Практична необхідність отримання індивідуальної податкової консультації полягає у необхідності правильного застосування норм податкового законодавства при оформленні господарських операцій з резидентами Республіки Польща та Латвійської Республіки.

У зв’язку з цим, платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію з питання:

чи потрібна легалізація (проставлення апостилю) довідок, які підтверджують податкове резидентство Республіки Польща та Латвійської Республіки, якщо вони є у платника податків в оригіналі та з нотаріальним перекладом на українську мову?

 

Порядок застосування міжнародного договору України про уникнення подвійного оподаткування стосовно повного або часткового звільнення від оподаткування доходів нерезидентів із джерелом їх походження з України визначено в статті 103 розділу II Кодексу.

Відповідно до пункту 103.1 статті 103 розділу II Кодексу застосування правил міжнародного договору України здійснюється шляхом звільнення від оподаткування доходів із джерелом їх походження з України, зменшення ставки податку або шляхом повернення різниці між сплаченою сумою податку і сумою, яку нерезиденту необхідно сплатити відповідно до міжнародного договору України.

Згідно з абзацом другим пункту 103.2 статті 103 розділу II Кодексу застосування міжнародного договору України в частині звільнення від оподаткування або застосування пониженої ставки податку дозволяється тільки за умови надання нерезидентом особі (податковому агенту) документа, який підтверджує статус податкового резидента згідно з вимогами пункту 103.4 цієї статті.

Згідно з пунктом 103.4 статті 103 розділу II Кодексу підставою для звільнення (зменшення) від оподаткування доходів із джерелом їх походження з України є подання нерезидентом з урахуванням особливостей, передбачених у пунктах 103.5, 103.6 цієї статті, особі (податковому агенту), яка виплачує йому доходи, довідки (або її нотаріально засвідченої копії), яка підтверджує, що нерезидент є резидентом країни, з якою укладено міжнародний договір України (далі – довідка), а також інших документів, якщо це передбачено міжнародним договором України.

У пункті 103.5 статті 103 розділу II Кодексу встановлено, що довідка видається компетентним (уповноваженим) органом відповідної країни, визначеним міжнародним договором України, за формою, затвердженою згідно із законодавством відповідної країни, і повинна бути належним чином легалізована, перекладена відповідно до законодавства України.

Документ для цілей цього Кодексу – документ, створений у паперовій або електронній формі з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», складення та/або подання, та/або надіслання якого передбачається цим Кодексом, іншими нормативно-правовими актами, прийнятими на підставі та на виконання цього Кодексу, та/або пов’язане з реалізацією прав та обов’язків платника податків, та/або контролюючих органів згідно із нормами цього Кодексу (підпункт 14.1.144¹ пункту 14.1 статті 14 розділу I Кодексу).

У пункті 3.2 статті 3 розділу І Кодексу визначено, якщо міжнародним договором, згода на обов’язковість якого надана Верховною Радою України, встановлено інші правила, ніж ті, що передбачені цим Кодексом, застосовуються правила міжнародного договору.

Відповідно до статті 13 Закону України від 23 червня 2005 року № 2709-IV «Про міжнародне приватне право» (зі змінами) документи, що видані уповноваженими органами іноземних держав у встановленій формі, визнаються дійсними в Україні в разі їх легалізації, якщо інше не передбачено законом або міжнародним договором України.

Відповідно до статті 1 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, від 05 жовтня 1961 року (далі – Гаазька Конвенція) її дія поширюється на офіційні документи, які були складені на території однієї з Договірних держав і мають бути представлені на території іншої Договірної держави.

Для цілей  Гаазької Конвенції офіційними документами вважаються:

1) документи, які виходять від органу або посадової особи, що діють у сфері судової юрисдикції держави, включаючи документи, які виходять від органів  прокуратури,  секретаря  суду або судового виконавця;

2) адміністративні документи;

3) нотаріальні акти;

4) офіційні свідоцтва, виконані на документах, підписаних особами у їх приватній якості, такі як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційні і нотаріальні засвідчення підписів.

Відповідно до статті 2 Гаазької Конвенції, кожна з Договірних держав звільняє від легалізації документи, на які поширюється ця Конвенція і які мають бути представлені на її території.

У частині першій статті 3 Гаазької Конвенції встановлено, що єдиною формальною процедурою, яка може вимагатися для посвідчення автентичності підпису, якості, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ, є проставлення передбаченого статтею 4 апостиля компетентним органом держави, в якій документ був складений.

У частині другій статті 3 Гаазької Конвенції визначено, що дотримання згаданої в попередній частині формальної процедури не може вимагатися, якщо закони, правила або практика, що діють в державі, в якій документ представлений, або угода між двома чи декількома договірними державами відміняють чи спрощують цю формальну процедуру або звільняють сам документ від легалізації.

У пункті 30 Висновків і рекомендацій Спеціальної комісії із застосування Гаазької Конвенції, що відбулася у 2021 році, наголошується, що незалежно від формату офіційного документа апостиль, належним чином виданий однією Договірною стороною, відповідно до Гаазької Конвенції повинен прийматися всіма іншими Договірними сторонами, для яких Гаазька Конвенція є чинною. Договірні сторони повинні вживати активних заходів для забезпечення прийняття офіційних документів із електронним апостилем.

На сайті Гаазької конференції з міжнародного приватного права розміщено інформацію щодо держав, у яких запроваджено електронні реєстри.

Також інформація про сайт, на якому можна перевірити дійсність апостиля, розміщується на самому апостилі.

Відповідно до пункту 9 глави 7 розділу І Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 № 296/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 22.02.2012 за № 282/20595 (далі – Порядок № 296/5), нотаріус приймає для вчинення нотаріальних дій електронні документи та паперові копії електронних офіційних документів, що видані уповноваженими органами іноземних держав, з проставленим на них електронним апостилем.

Перевірка дійсності електронного апостиля на цих документах здійснюється за реєстрами країн – учасниць Гаазької Конвенції, відомості про які містяться на офіційному вебсайті Гаазької конференції з міжнародного приватного права та/або за посиланням на електронний апостиль, наданий особою, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії.

Після перевірки електронного апостиля нотаріус роздруковує з відповідного вебсайту документ з електронним апостилем та здійснює заходи, передбачені в пункті 10 глави 7 розділу І Порядку № 296/5, а саме на копіях (фотокопіях) документів проставляється відмітка «Згідно з оригіналом», із проставленням дати, підпису нотаріуса.

Актуальний перелік країн, до офіційних документів яких застосовується процедура засвідчення апостилем, розміщено на офіційному сайті Гаазької конференції з міжнародного приватного права, за посиланням: https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/statustable/print/?cid=41.

Конвенція між Урядом України і Урядом Республіки Польща про уникнення подвійного оподаткування доходів і майна та попередження податкових ухилень   підписана 12.01.1993 та набула чинності 11.03.1994 (далі – Конвенція 1).

Конвенція 1 застосовується до «осіб, які є резидентами одної або обох Договірних Держав» (стаття 1 Конвенції 1) та до податків, на які поширюється дія цієї Конвенції, одним з яких, зокрема в Україні, є «податок на прибуток (доходи) підприємств» (пункт 3 статті 2 Конвенції 1).

Конвенція між Урядом України і Урядом Латвійської Республіки про уникнення подвійного оподаткування та попередження податкових ухилень стосовно податків на доход і на майно підписана 21.11.1995 та набула чинності 21.11.1996 (далі – Конвенція 2).

Конвенція 2 застосовується до «осіб, які є резидентами однієї або обох Договірних Держав» (стаття 1 Конвенції 2) та до податків, на які поширюється дія цієї Конвенції, одним з яких, зокрема в Україні, є «податок на прибуток  підприємств» (пункт 3 статті 2 Конвенції 2).

Зазначені Конвенція 1 та Конвенція 2 регулюють податкові аспекти, але не містять положень щодо спрощення процедури легалізації документів.

Таким чином, для цілей застосування статті 103 розділу II Кодексу, довідки, які підтверджують, що нерезиденти є резидентами  країн – учасниць Гаазької Конвенції, з якими укладено міжнародні договори України (Республіка Польща, Латвійська Республіка), видані компетентними (уповноваженими) органами відповідних країн, визначеними міжнародними договорами України, за формою, затвердженою згідно із законодавством цих країн, вважатимуться належним чином легалізованими для прийняття їх в Україні за умови, що вони відповідають вимогам пункту 103.5 статті 103 розділу II Кодексу, а саме містять апостиль, передбачений статтею 4 Гаазької Конвенції, перекладені відповідно до законодавства України і нотаріально засвідчені.

Довідки, які підтверджують, що нерезиденти є резидентами Республіки Польща та Латвійської Республіки, видані компетентними (уповноваженими) органами відповідних країн, визначеними міжнародними договорами України, в електронному вигляді, за формою, затвердженою згідно із законодавством цих країн, з проставленим на них електронним апостилем, вважатимуться належним чином легалізованими за умови нотаріального засвідчення електронного апостиля та перекладу довідок.

З приводу наведених у зверненні платника податків посилань на положення статті 15 Договору між Україною і Республікою Польща про правову допомогу та правові відносини у цивільних і кримінальних справах та статті 13 Договору між Україною та Латвійською Республікою про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних, трудових та кримінальних справах щодо спрощення процедури легалізації документів, інформуємо про таке.

Договір між Україною і Республікою Польща про правову допомогу та правові відносини у цивільних і кримінальних справах підписаний 24.05.1993 та набув чинності 14.08.1994 (далі – Договір 1).

Преамбулою Договору 1 визначено, що його укладено з метою поглиблення і вдосконалення взаємного співробітництва в галузі правових відносин.

Статтею 1 Договору 1 визначено, що його положення розповсюджуються на відносини, пов’язані із кримінальним та цивільним правом.

Разом з тим, преамбулою Конвенції 1 визначено, що Конвенцію укладено для цілей уникнення подвійного оподаткування доходів і майна та попередження податкових ухилень.

Відповідно до пункту 1 статті 2 Конвенції 1 «ця  Конвенція застосовується до податків на доходи і на майно, що стягуються від імені Договірної Держави або її політико-адміністративного підрозділу, або місцевої влади, незалежно від способу їх стягнення».

Отже, положення Конвенції 1 розповсюджуються на документи, що застосовуються для цілей уникнення подвійного оподаткування доходів і майна та попередження податкових ухилень, тоді як Договір 1 –  на документи, пов’язані із кримінальним та цивільним правом.

Договір між Україною та Латвійською Республікою про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних, трудових та кримінальних справах підписаний 23.05.1995 та набув чинності 12.07.1996 (далі – Договір 2).

Преамбулою Договору 2 визначено, що його укладено з метою розвитку  співробітництва в галузі надання правової  допомоги  у  цивільних, сімейних,   трудових  та  кримінальних  справах.

Статтею 1 Договору 2 визначено, що його положення розповсюджуються на цивільні (в тому числі  трудові,  житлові),  сімейні  та  кримінальні  справи.

Разом з тим, преамбулою Конвенції 2 визначено, що Конвенцію укладено для цілей уникнення подвійного оподаткування та попередження податкових ухилень стосовно податків на доход і на майно.

Відповідно до пункту 1 статті 2 Конвенції 2 «ця Конвенція застосовується до податків  на  доходи  і  на майно,   що   стягуються  від  імені  Договірної Держави  або  її політико-адміністративних підрозділів, або місцевих органів влади, незалежно від способу їх стягнення».

Тобто, положення Конвенції 2 розповсюджуються на документи, що застосовуються для цілей уникнення подвійного оподаткування та попередження податкових ухилень стосовно податків на доход і на майно, тоді як Договір 2 –  на документи, пов’язані із цивільним, сімейним та кримінальним правом.

Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію (пункт 52.2 статті 52 розділу II Кодексу).