Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 11.05.2026 р. № 2698/ІПК/99-00-21-02-02 ІПК

Державна податкова служба України розглянула звернення на отримання індивідуальної податкової консультації щодо застосування кваліфікованого електронного підпису з європейськими контрагентами та, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс), повідомляє.

Як вбачається із звернення, Товариство у своїй діяльності активно впроваджує електронний документообіг з європейськими контрагентами.

У зв’язку із зазначеним, Товариство просить надати роз’яснення з наступних питань:

1. Просимо підтвердити, що для цілей податкового обліку в Україні визнаються документи (договори, акти, інвойси, первинні документи), підписані кваліфікованими електронними підписами фізичних осіб.

2. Просимо підтвердити, що такі документи можуть вважатися належним чином оформленими первинними документами відповідно до вимог:

- ст. 44 Кодексу;

- Закону України від  16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» зі змінами (далі – Закон № 996)

- Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» зі змінами (далі – Закон № 851).

3. Просимо підтвердити, що використання кваліфікованих електронних підписів фізичних осіб не є самостійною підставою для невизнання:

- витрат при визначенні об’єкта оподаткування податком на прибуток підприємств;

- податкового кредиту з ПДВ.

4. Просимо підтвердити, що податкове законодавство України не встановлює додаткові вимоги або обмеження щодо використання документів, підписаних такими електронними підписами (зокрема щодо легалізації, апостилювання тощо).

Відносини, що виникають у сфері справляння податків і зборів, регулюються нормами Кодексу (п. 1.1 ст. 1 Кодексу).

Відповідно до пунктів 5.1 - 5.3 ст. 5 Кодексу поняття, правила та положення, установлені Кодексом та законами з питань митної справи, застосовуються виключно для регулювання відносин, передбачених ст. 1 Кодексу. У разі якщо поняття, терміни, правила та положення інших актів суперечать поняттям, термінам, правилам та положенням Кодексу, для регулювання відносин оподаткування застосовуються поняття, терміни, правила та положення Кодексу. Інші терміни, що застосовуються у Кодексу і не визначаються ним, використовуються у значенні, встановленому іншими законами.

Для цілей оподаткування згідно з п. 44.1 ст. 44 Кодексу платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 Кодексу.

Для обрахунку об’єкта оподаткування платник податку на прибуток підприємств використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування (абзац перший п. 44.2 ст. 44 Кодексу).

Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні визначено Законом № 996.

Бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку (частина друга ст. 3 Закону № 996).

Відповідно до частини другої ст. 8 Закону № 996 питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів.

Згідно з частиною п’ятою ст. 8 Закону № 996 підприємство самостійно, зокрема, обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених Законом № 996, та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних, а також затверджує правила документообороту.

Відповідно до частини першої ст. 9 Закону № 996 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.

Частиною другою ст. 9 Закону № 996 визначено, що первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити: назву документа (форми); дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України (далі – НБУ)) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Якщо первинний документ містить інформацію про дату (період) надання послуг, виконання робіт або найму (оренди), то відсутність передбачених абзацами шостим і сьомим цієї частини реквізитів із сторони замовника послуг (робіт) або наймача (орендаря) не є порушенням вимог до оформлення первинного документа, за умови що такий порядок документування господарських операцій передбачено договором, укладеним у письмовій формі, і такі господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку в періоді їх здійснення. Дія положень цього абзацу не поширюється на вимоги до документування господарських операцій, оплата за які здійснюється за рахунок публічних коштів; господарських операцій, здійснених на виконання договорів найму (оренди) державного або комунального майна; договорів будівельного підряду, проектно-вишукувальних робіт; договорів про пожертву, благодійну або гуманітарну допомогу.

Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України (далі – Мін’юст) 05.06.1995 за № 168/704, зі змінами (далі – Положення № 88).

Пунктом 2.4 Положення № 88 передбачено, що документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

На підставі викладеного вище для цілей бухгалтерського обліку господарських операцій необхідно виконувати вимоги до оформлення первинних документів, визначені Законом № 996 та Положенням № 88, з урахуванням особливостей, встановлених іншими нормативними документами щодо оформлення первинних документів.

Враховуючи зазначене, законодавством з бухгалтерського обліку визначаються лише вимоги щодо обов’язкових реквізитів первинних документів для цілей бухгалтерського обліку.

Відповідно до Закону № 996 та Положення № 88 первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг, зокрема, Закону України від 22 травня 2003 року    № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» зі змінами (далі – Закон № 851) з урахуванням  Закону України від 05 жовтня
2017 року  № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» зі змінами (далі – Закон № 2155).

Статтею 6 Закону № 851 встановлено, зокрема, що накладанням електронного підпису та/або електронної печатки завершується створення електронного документа.

Суб’єкти електронного документообігу використовують електронні підписи та електронні печатки у випадках, встановлених законодавством, або за домовленістю між відповідними суб’єктами.

Відповідно до пунктів 15 та 27 частини першої ст. 1 Закону № 2155 електронний підпис – це електронні дані, що додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються підписувачем як підпис; кваліфікований електронний підпис – удосконалений електронний підпис, що створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.

Зауважимо, як встановлено ст. 2 Закону № 2155, цей Закон регулює відносини, що виникають між юридичними, фізичними особами, суб’єктами владних повноважень у процесі надання і отримання послуг електронної ідентифікації, гаманців з цифровою ідентифікацією та електронних довірчих послуг, процедури надання таких послуг, нагляду і контролю за дотриманням вимог законодавства у сферах електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг.

Закон № 2155 не поширюється на здійснення електронної ідентифікації та надання електронних довірчих послуг у системах, у яких обробляються службова інформація та державна таємниця, а також у системах, які використовуються виключно визначеною групою учасників на договірних засадах для внутрішніх потреб юридичних або фізичних осіб.

Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису (частина шоста ст. 18 Закону № 2155).

Електронні довірчі послуги не можуть визнаватися недійсними лише через те, що вони надані відповідно до вимог нормативно-правових актів, що регулюють відносини у сфері електронних довірчих послуг в іноземних державах (частина друга ст. 38 Закону № 2155).

Відповідно до пункту 6 ¹ розділу VІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 2155 тимчасово, до взаємного визнання між Україною та Європейським Союзом електронних довірчих послуг, як виняток з положень частини першої ст. 38 цього Закону, визнати в Україні, зокрема:

1) результати надання кваліфікованих електронних довірчих послуг, що надаються кваліфікованими надавачами електронних довірчих послуг, відомості про яких та про кваліфіковані електронні довірчі послуги, які вони надають, внесені до Довірчого списку держави - члена Європейського Союзу або держави - члена Європейської асоціації вільної торгівлі (далі - європейські кваліфіковані надавачі).

2) статус європейських кваліфікованих надавачів, що прирівнюється до статусу кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг згідно із Законом № 2155;

3) статус засобів кваліфікованого електронного підпису чи печатки, що використовуються європейськими кваліфікованими надавачами при наданні електронних довірчих послуг та внесені до списку сертифікованих засобів для створення кваліфікованого електронного підпису, який веде Європейська комісія відповідно до ст. 31 Регламенту Європейського Парламенту і Ради (ЄС) № 910/2014 від 23 липня 2014 року про електронну ідентифікацію та довірчі послуги для електронних транзакцій на внутрішньому ринку та про скасування Директиви 1999/93/ЄС, що прирівнюється до статусу засобів кваліфікованого електронного підпису чи печатки відповідно до цього Закону;

4) перелік довірчих списків держав - членів Європейського Союзу, інформацію про які публікує Європейська Комісія відповідно до частини четвертої ст. 22 Регламенту Європейського Парламенту і Ради (ЄС) № 910/2014 від 23 липня 2014 року про електронну ідентифікацію та довірчі послуги для електронних транзакцій на внутрішньому ринку та про скасування Директиви 1999/93/ЄС.

Відповідно до абзацу другого п. 1 Положення про Міністерство цифрової трансформації України (далі – Мінцифри), затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 вересня 2019 року № 856 «Питання Міністерства цифрової трансформації» зі змінами (далі – Положення № 856), Мінцифри є головним органом у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізацію державної політики, зокрема: у сферах цифровізації, цифрового розвитку, цифрової економіки, цифрових інновацій та технологій, робототехніки та роботизації, електронного урядування та електронної демократії, розвитку інформаційного суспільства, інформатизації; у сфері впровадження електронного документообігу; у сферах  електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг.

При цьому зазначаємо, що валідація кваліфікованих електронних підписів, виданих кваліфікаційними надавачами, внесених до Списку довірчих списків Європейського Союзу можлива за посиланням: http//:id.gov.ua/verifyeu.

Мінцифри згідно з п. 4 Положення № 856 відповідно до покладених на нього завдань, зокрема, бере участь у розробленні та впровадженні вимог щодо функціонування електронного документообігу, до оформлення документів, організації документообігу, зокрема, електронного документообігу; здійснює визначені законом повноваження центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сферах електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг.

Водночас слід зазначити, що єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності встановлюють Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України (далі – Мін’юст) від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстрованим в Мін’юсті 22.06.2015 за № 736/27181, зі змінами.

Отже, питання оформлення первинних документів, у тому числі в електронній формі з накладенням кваліфікованого електронного підпису, організації документообороту для ведення бухгалтерського обліку та відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку, підтвердження повноважень осіб на здійснення господарських операцій, зберігання та використання у господарській діяльності первинних документів належать відповідно до компетенції Мінфіну, Мінцифри та Мін’юсту, а у випадках, пов’язаних із банківською системою – НБУ.

Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію (п. 52.2 ст. 52 Кодексу).