Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 18.06.2026 р. № 3529/ІПК/99-00-21-02-02 ІПК

 

Державна податкова служба України розглянула звернення на отримання індивідуальної податкової консультації щодо відображення в обліку  операцій на підставі первинних документів та, керуючись ст. 52 тп п.п. «в» п.п. 69.41.3 п.п. 69.41 п. 69 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» Податкового кодексу України (далі – Кодекс), повідомляє.

Як вбачається із звернення, контрагенти Підприємства формують бланки первинних документів (або їх електронні форми в системі електронного документообігу), у яких у друкованому тексті чи візуальній формі документа взагалі не зазначаються ПІБ та посадова  особа.

У зв’язку із зазначеним, Товариство просить надати роз’яснення з наступних питань:

1. Чи вважається таким, що містить належні обов’язкові реквізити первинного документа, паперовий первинний документ, якщо у бланку такого документа спочатку не зазначено ПІБ та посаду особи Підприємства, але під час підписання уповноважена особа Підприємства власноруч зазначає свої ПІБ, посаду та проставляє особистий підпис?

2. Чи вважається таким, що містить належні обов’язкові реквізити первинного документа, електронний первинний документ, якщо у візуальній формі (текстових полях шаблону) такого документа не зазначаються ПІБ та посада особи Підприємства, але при цьому документ підписано КЕП уповноваженої особи Підприємства, а її ПІБ та посада інтегровані в КЕП (містяться у сертифікаті електронного підпису), протоколі перевірки КЕП та метаданих системи ЕДО?

3. Чи може вважатися виконаною вимога частини другої ст. 9 Закону України від 16 липня 1999 року № 996-ХІV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996) щодо зазначення посад і прізвищ осіб, відповідальних за здійснення господарської операції, якщо ці дані не зазначаються у візуальній формі бланка електронного документа, але при цьому ПІБ та посада підписанта безпосередньо містяться в накладеному на документ КЕП та сертифікаті електронного підпису?

4. Чи може Підприємство для цілей податкового обліку використовувати такі первинні документи як документальне підтвердження господарських операцій, якщо фактичність операцій додатково підтверджується договорами, податковими накладними, оплатою та іншими доказами?

5. Чи є відсутність зазначення ПІБ та посади особи Підприємства у візуальній формі (шаблоні бланка) електронного первинного документа самостійною підставою для невизнання такого документа первинним для цілей податкового обліку, якщо вся інформація про підписанта та його посаду міститься в накладеному на документ КЕП?

6. Чи правильно розуміє Підприємство, що оцінка наявності та повноти обов’язкових реквізитів первинного документа (як паперового, так і електронного) має здійснюватися сукупно за результатами завершення оформлення господарської операції та підписання документа сторонами, а не на етапі створення заготовки (візуального шаблону бланка) контрагентом?

Для цілей оподаткування згідно з п. 44.1 ст. 44 Кодексу платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 Кодексу.

Для обрахунку об’єкта оподаткування платник податку на прибуток підприємств використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування (абзац перший п. 44.2 ст. 44 Кодексу).

Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні визначено Законом № 996.

Бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку (частина друга ст. 3 Закону № 996).

Відповідно до частини другої ст. 8 Закону № 996 питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів.

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник відповідно до законодавства та установчих документів (частина третя ст. 8 Закону № 996).

Згідно з частиною п’ятою ст. 8 Закону № 996 підприємство самостійно, зокрема, обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених Законом № 996, та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних, а також затверджує правила документообороту.

Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені (частина п’ята ст. 9 Закону № 996).

Відповідно до частини першої ст. 9 Закону № 996 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.

Відповідно до частини другої ст. 9 Закону № 996 первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:

назву документа (форми);

дату складання;

назву підприємства, від імені якого складено документ;

зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Якщо первинний документ містить інформацію про дату (період) надання послуг, виконання робіт або найму (оренди), то відсутність передбачених абзацами шостим і сьомим цієї частини реквізитів із сторони замовника послуг (робіт) або наймача (орендаря) не є порушенням вимог до оформлення первинного документа, за умови що такий порядок документування господарських операцій передбачено договором, укладеним у письмовій формі, і такі господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку в періоді їх здійснення. Дія положень цього абзацу не поширюється на вимоги до документування господарських операцій, оплата за які здійснюється за рахунок публічних коштів; господарських операцій, здійснених на виконання договорів найму (оренди) державного або комунального майна; договорів будівельного підряду, проектно-вишукувальних робіт; договорів про пожертву, благодійну або гуманітарну допомогу.

Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України (далі – Мін’юст) 05.06.1995 за № 168/704, зі змінами (далі – Положення № 88).

Пунктом 2.4 Положення № 88 передбачено, що документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Згідно з п. 5.1 глави 5 Положення № 88 з метою упорядкованості руху та своєчасного одержання для записів у бухгалтерському обліку первинних документів наказом керівника підприємства, установи встановлюється графік документообороту, в якому вказуються дата створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву.

Якщо правилами документообороту підприємства передбачена можливість відображення господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг (абз. другий п. 2.5 глави 2 Положення № 88).

У місяці надходження від контрагента первинного документа щодо господарської операції, інформація про яку в минулих звітних періодах була перенесена до регістрів бухгалтерського обліку згідно з внутрішнім первинним документом (актом), до регістрів бухгалтерського обліку за звітний період переноситься інформація про таку господарську операцію, при цьому її обсяг зазначається шляхом коригування на суму різниці між оцінкою такої господарської операції за внутрішнім первинним документом (актом) та первинним документом, отриманим від контрагента (абз. другий п. 3.4 глави 3 Положення № 88).

Додаткові вимоги до порядку створення первинних документів про касові і банківські операції, рух цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об’єктів майна можуть  передбачатися іншими нормативно-правовими актами (п. 2.7 глави 2 Положення № 88).

Ураховуючи вищезазначене, якщо правилами документообороту на підприємстві буде визначено, що внутрішнім первинним документом для відображення господарської операції стосовно якої на момент закінчення складання регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, може бути бухгалтерська довідка без складання іншого внутрішнього первинного документа (акта), то для цілей бухгалтерського обліку така бухгалтерська довідка може бути підставою для відображення відповідної господарської операції у бухгалтерському обліку, якщо вона містить усі обов'язкові реквізити, наведені у частині другій ст. 9 Закону № 996 та пункті 2.3 Положення № 88, у тому числі підпис особи, відповідальної за здійснення такої господарської операції.

На підставі викладеного вище для цілей бухгалтерського обліку господарських операцій необхідно виконувати вимоги до оформлення первинних документів, визначені Законом № 996 та Положенням № 88, з урахуванням особливостей, встановлених іншими нормативними документами щодо оформлення первинних документів.

Водночас формування показників податкової звітності здійснюється виключно на підставі первинних документів, що відповідають вимогам законодавства.

Відповідно до Закону № 996 та Положення № 88 первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг, зокрема, Закону України від 22 травня 2003 року    № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» зі змінами (далі – Закон № 851) з урахуванням  Закону України від 05 жовтня
2017 року  № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» зі змінами (далі – Закон № 2155).

Статтею 6 Закону № 851 встановлено, зокрема, що накладанням електронного підпису та/або електронної печатки завершується створення електронного документа.

Суб’єкти електронного документообігу використовують електронні підписи та електронні печатки у випадках, встановлених законодавством, або за домовленістю між відповідними суб’єктами.

Відповідно до пунктів 15 та 27 частини першої ст. 1 Закону № 2155 електронний підпис – це електронні дані, що додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються підписувачем як підпис; кваліфікований електронний підпис – удосконалений електронний підпис, що створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.

Зауважимо, як встановлено ст. 2 Закону № 2155, цей Закон регулює відносини, що виникають між юридичними, фізичними особами, суб’єктами владних повноважень у процесі надання і отримання послуг електронної ідентифікації, гаманців з цифровою ідентифікацією та електронних довірчих послуг, процедури надання таких послуг, нагляду і контролю за дотриманням вимог законодавства у сферах електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг.

Закон № 2155 не поширюється на здійснення електронної ідентифікації та надання електронних довірчих послуг у системах, у яких обробляються службова інформація та державна таємниця, а також у системах, які використовуються виключно визначеною групою учасників на договірних засадах для внутрішніх потреб юридичних або фізичних осіб.

Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису (частина шоста ст. 18 Закону № 2155).

Згідно з п. 4 Положення про Міністерство цифрової трансформації України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів від 18.09.2019 № 856, Мінцифри відповідно до покладених на нього завдань, зокрема, бере участь у розробленні та впровадженні вимог щодо функціонування електронного документообігу, до оформлення документів, організації документообігу, зокрема, електронного документообігу; здійснює визначені законом повноваження центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сферах електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг.

Водночас слід зазначити, що єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності встановлюють Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України (далі – Мін’юст) від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстрованим в Мін’юсті 22.06.2015 за № 736/27181, зі змінами.

Отже, питання оформлення первинних документів, у тому числі в електронній формі з накладенням кваліфікованого електронного підпису, організації документообороту для ведення бухгалтерського обліку та відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку, підтвердження повноважень осіб на здійснення господарських операцій, зберігання та використання у господарській діяльності первинних документів належать відповідно до компетенції Мінфіну, Мінцифри та Мін’юсту, а у випадках, пов’язаних із банківською системою – НБУ.

Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію (п. 52.2 ст. 52 Кодексу).