Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 19.06.2026 р. № 3557/ІПК/99-00-21-02-02 ІПК

Державна податкова служба України розглянула звернення щодо належного оформлення первинного документу та, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі– Кодекс), повідомляє.

Як зазначено у зверненні, Товариство приймає від клієнтів заяви у формі електронного документа, підписаного кваліфікованим електронним підписом (КЕП), зокрема, щодо страхової виплати, розірвання договорів, зміни  персональних даних та інших заяв у процесі обслуговування договорів страхування.

Зважаючи на численні звернення клієнтів щодо спрощення процесу підписання електронних документів, Товариство розглядає можливість впровадження підписання окремих видів заяв та звернень за допомогою одноразового ідентифікатора (ОТР-пароля).

При цьому для верифікації клієнта планується використання таких параметрів: номер телефону; ПІБ; дата народження; РНОКПП/ІПН (за наявності).

Товариство просить надати індивідуальну податкову консультацію з такого питання:

        Чи буде вважатися належно оформленим первинний документ бухгалтерського обліку (зокрема заява про страхову виплату), який є електронним документом та підписаний одноразовим ідентифікатором особою, верифікованою Товариством за вищезазначеними критеріями?

 

        Відповідно до п. 44.1 ст. 44 Кодексу, для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

       Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 Кодексу.

       Для обрахунку об’єкта оподаткування платник податку на прибуток підприємств використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування (абзац перший  п. 44.2 ст. 44 Кодексу).

        Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні визначено Законом України від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (зі змінами та доповненнями) (далі – Закон № 996).

        Відповідно до частини першої ст. 9 Закону № 996, підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.

        Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити: назву документа (форми), дату складання, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції, посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України (далі – НБУ)) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

        Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо).

        Первинний документ – документ, який містить відомості про господарську  операцію (ст. 1 Закону № 996).

        Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

        Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

        Отже, документ, набуває статусу первинного документа, що засвідчує факт здійснення господарської операції, якщо такий документ містить усі обов’язкові реквізити відповідно до вимог Закону № 996.

        Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України (далі – Мінфін) від 24.05.1995 № 88 (зі змінами) (далі – Положення № 88).

        Пунктом 2.4 Положення № 88 передбачено, що документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

        Відповідно до Закону № 996 та Положення № 88. первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг, зокрема, Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (зі змінами) (далі – Закон         № 851) з урахуванням  Закону України від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» (зі змінами) (далі – Закон № 2155).

       Статтею 6 Закону № 851 встановлено, зокрема, що накладанням електронного підпису та/або електронної печатки завершується створення електронного документа.

       Суб’єкти електронного документообігу використовують електронні підписи та електронні печатки у випадках, встановлених законодавством, або за домовленістю між відповідними суб’єктами.

       Порядок використання електронного підпису у банківській системі України та на ринках небанківських фінансових послуг, державне регулювання та нагляд за діяльністю на яких здійснює НБУ, а також при наданні платіжних послуг визначається НБУ.

       Відповідно до пунктів 15 та 27 частини першої ст. 1 Закону № 2155, електронний підпис – це електронні дані, що додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються підписувачем як підпис; кваліфікований електронний підпис – удосконалений електронний підпис, що створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.

       Як встановлено ст. 2 Закону № 2155, цей Закон регулює відносини, що виникають між юридичними, фізичними особами, суб’єктами владних повноважень у процесі надання і отримання послуг електронної ідентифікації, гаманців з цифровою ідентифікацією та електронних довірчих послуг, процедури надання таких послуг, нагляду і контролю за дотриманням вимог законодавства у сферах електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг.

       Закон № 2155 не поширюється на здійснення електронної ідентифікації та надання електронних довірчих послуг у системах, у яких обробляються службова інформація та державна таємниця, а також у системах, які використовуються виключно визначеною групою учасників на договірних засадах для внутрішніх потреб юридичних або фізичних осіб.

       Закон України від 03.09.2015 № 675-VIII «Про електронну комерцію» (зі змінами) (далі – Закон № 675) застосовується в частині правочинів, вчинених в електронній формі, яка не суперечить спеціальному законодавству України, що регулює здійснення послуг із дистанційного обслуговування, надання платіжних послуг, страхування, зокрема законам України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», «Про платіжні послуги», «Про фінансові послуги та фінансові компанії», «Про банки і банківську діяльність» та «Про страхування».

       Як визначено частиною 1 ст. 12 Закону № 675, якщо відповідно до акта цивільного законодавства або за домовленістю сторін електронний правочин має бути підписаний сторонами, моментом його підписання є використання:

       електронного підпису відповідно до вимог законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", за умови використання засобу електронного підпису усіма сторонами електронного правочину;

       електронного підпису одноразовим ідентифікатором, визначеним цим Законом;

       аналога власноручного підпису (факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, іншого аналога власноручного підпису) за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідних аналогів власноручних підписів.

       Відповідно до ст. ст. 7, 15, 56 Закону України «Про Національний банк України», ст. 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», з метою визначення порядку використання електронного підпису та електронної печатки в банківській системі України та на ринках небанківських фінансових послуг, державне регулювання та нагляд за діяльністю на яких здійснює Національний банк України, а також при наданні платіжних послуг постановою Національного банку України від 20.12.2023 № 172 затверджено Положення про використання електронного підпису та електронної печатки (далі – Положення         № 172).

        Згідно з п. 16 розділу ІІ Положення № 172, використання клієнтом установи електронного підпису одноразовим ідентифікатором та аналога власноручного підпису у сфері електронної комерції регулюється Законом України «Про електронну комерцію» з дотриманням положень нормативно-правових актів Національного банку з питань укладення договорів в електронній формі. Вимоги розділу VIII цього Положення не поширюються на використання клієнтом установи електронного підпису одноразовим ідентифікатором та аналога власноручного підпису у сфері електронної комерції.

       Водночас повідомляємо, що відповідно до абзацу другого п. 1 Положення про Міністерство цифрової трансформації України (далі – Мінцифри), затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 вересня 2019 року № 856 «Питання Міністерства цифрової трансформації» (зі змінами) (далі – Положення № 856), Мінцифри є головним органом у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізацію державної політики, зокрема: у сферах цифровізації, цифрового розвитку, цифрової економіки, цифрових інновацій та технологій, електронного урядування та електронної демократії, розвитку інформаційного суспільства, інформатизації; у сфері впровадження електронного документообігу; у сферах електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг.

       Мінцифри, згідно з п. 4 Положення № 856, відповідно до покладених на нього завдань, зокрема, бере участь у розробленні та впровадженні вимог щодо функціонування електронного документообігу, до оформлення документів, організації документообігу, зокрема, електронного документообігу; здійснює визначені законом повноваження центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сферах електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг.

       Отже, питання щодо правомірності використання електронних підписів для належного оформлення первинних документів бухгалтерського обліку (зокрема заяви про страхову виплату), які є електронними документами та підписані одноразовим ідентифікатором особами, верифікованими установою за визначеними критеріями, при організації документообороту та відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку, підтвердження повноважень осіб на здійснення господарських операцій належать, відповідно, до компетенції Мінфіну, Мінцифри та НБУ.

       Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію (п. 52.2 ст. 52 Кодексу).