Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 08.07.2026 р. № 3944/ІПК/99-00-21-02-02 ІПК

Державна податкова служба України за результатами розгляду звернення Товариства з обмеженою відповідальністю «_______» (далі – Товариство)                щодо окремих питань, пов’язаних з організацією електронного документообігу для цілей оподаткування, керуючись ст. 52 та п.п. «в» п.п. 69.41.3 п.п. 69.41 п. 69               підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» Податкового кодексу України (далі – Кодекс), у межах компетенції повідомляє.

Згідно зі зверненням Товариства на підставі Закону України від 05 жовтня           2017 року № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» (зі змінами) (далі – Закон № 2155) в Україні тимчасово визнаються результати надання кваліфікованих електронних довірчих послуг, що надаються кваліфікованими надавачами довірчих послуг Європейського Союзу, якщо такі надавачі внесені до Довірчого списку держави – члена Європейського Союзу, а також визнається їхній статус та статус засобів створення кваліфікованого електронного підпису, внесених до переліку сертифікованих засобів для створення кваліфікованого електронного підпису, який веде Європейська комісія. Відповідно до цієї інформації законодавство України прирівнює кваліфікований електронний підпис Європейського Союзу до українського кваліфікованого електронного підпису за умови дотримання наведених у Законі № 2155 критеріїв.

У зв’язку з викладеним вище платник податків звертається за отриманням індивідуальної податкової консультації із таких запитань:

1. Чи має право Товариство формувати показники податкової звітності (та/або митних декларацій) відповідно до п. 44.1 ст. 44 Кодексу на підставі документів (договірні документи, первинні документи, інші документи, що оформлюються на виконання господарських операцій) у випадках, якщо такі документи:

підписані резидентом держави – члена Європейського Союзу та резидентом України (Товариством) кваліфікованими електронними підписами (QES), сформованими із використанням іноземного (європейського) майданчика електронного підписання;

підписані резидентом держави – члена Європейського Союзу кваліфікованим електронним підписом (QES), сформованим із використанням іноземного (європейського) майданчика електронного підписання та резидентом України (Товариством) кваліфікованим електронним підписом (QES), сформованим із використанням українського майданчика електронного підписання;

за умови, що електронні підписи видані кваліфікованим надавачем довірчих послуг держави – члена Європейського Союзу та/або України, включеним до відповідного довірчого списку; мають статус кваліфікованого електронного підпису (QES); підтверджуються як кваліфіковані за результатами перевірки через сервіси ID.GOV.UA та/або VerifyEU?

2. Для цілей оподаткування, якщо на підтвердження здійснення господарської операції надані первинні та інші документи в електронній формі, а доказом належного підписання таких документів є протокол перевірки електронного підпису, сформований через VerifyEU, чи вважаються такі документи належним оформленими первинними документами і такими, що відповідають частині другій ст. 9 Закону України від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (зі змінами) (далі – Закон № 996)?

Щодо запитань 1 та 2

Відносини, що виникають у сфері справляння податків і зборів, як встановлено в п. 1.1 ст.  1 Кодексу, регулюються нормами цього Кодексу.

Інші терміни, що застосовуються у Кодексі і не визначаються ним, використовуються у значенні, встановленому іншими законами (п.  5.3 ст.  5 Кодексу).

Оскільки відповідно до п.п. 19¹.1.28 п. 19¹.1 ст. 19¹ Кодексу до функцій контролюючих органів належить, зокрема, надання індивідуальних податкових консультацій з питань податкового та іншого законодавства, контроль за додержанням якого покладено на контролюючі органи, питання порядку організації електронного документообігу суб’єктів господарювання не належать до компетенції ДПС.

Такі питання регулюються нормами законодавства про електронні документи та електронний документообіг, з урахуванням вимог Закону № 996 та інших нормативних документів у зазначеній сфері.

Для цілей оподаткування згідно з п. 44.1 ст. 44 Кодексу платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 Кодексу.

Для обрахунку об’єкта оподаткування платник податку на прибуток підприємств використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування (абзац перший  п. 44.2 ст. 44 Кодексу).

Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні визначено Законом № 996.

Бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку (частина друга ст. 3 Закону № 996).

Відповідно до частини другої ст. 8 Закону № 996 питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів.

Згідно з частиною п’ятою ст. 8 Закону № 996 підприємство самостійно, зокрема, обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених Законом № 996, та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних, а також затверджує правила документообороту.

Відповідно до частини першої ст. 9 Закону № 996 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.

Частиною другою ст. 9 Закону № 996 визначено, що первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити: назву документа (форми); дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України (далі – НБУ)) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Якщо первинний документ містить інформацію про дату (період) надання послуг, виконання робіт або найму (оренди), то відсутність передбачених абзацами шостим і сьомим цієї частини реквізитів із сторони замовника послуг (робіт) або наймача (орендаря) не є порушенням вимог до оформлення первинного документа, за умови що такий порядок документування господарських операцій передбачено договором, укладеним у письмовій формі, і такі господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку в періоді їх здійснення. Дія положень цього абзацу не поширюється на вимоги до документування господарських операцій, оплата за які здійснюється за рахунок публічних коштів; господарських операцій, здійснених на виконання договорів найму (оренди) державного або комунального майна; договорів будівельного підряду, проектно-вишукувальних робіт; договорів про пожертву, благодійну або гуманітарну допомогу.

Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 05.06.1995 за  № 168/704, зі змінами (далі – Положення № 88).

На підставі викладеного вище для цілей бухгалтерського обліку господарських операцій необхідно виконувати вимоги до оформлення первинних документів, визначені Законом № 996 та Положенням № 88, з урахуванням особливостей, встановлених іншими нормативними документами щодо оформлення первинних документів.

Враховуючи зазначене, законодавством з бухгалтерського обліку визначаються лише вимоги щодо обов’язкових реквізитів первинних документів для цілей бухгалтерського обліку.

Відповідно до Закону № 996 та Положення № 88 первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг, зокрема, Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» зі змінами (далі –                       Закон № 851) з урахуванням  Закону № 2155.

Статтею 6 Закону № 851 встановлено, зокрема, що накладанням електронного підпису та/або електронної печатки завершується створення електронного документа.

Суб’єкти електронного документообігу використовують електронні підписи та електронні печатки у випадках, встановлених законодавством, або за домовленістю між відповідними суб’єктами.

Порядок використання електронного підпису у банківській системі України та на ринках небанківських фінансових послуг, державне регулювання та нагляд за діяльністю на яких здійснює НБУ, а також при наданні платіжних послуг визначається НБУ.

Відповідно до пунктів 15 та 27 частини першої ст. 1 Закону № 2155 електронний підпис – це електронні дані, що додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються підписувачем як підпис; кваліфікований електронний підпис – удосконалений електронний підпис, що створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.

Як встановлено ст. 2 Закону № 2155, цей Закон регулює відносини, що виникають між юридичними, фізичними особами, суб’єктами владних повноважень у процесі надання і отримання послуг електронної ідентифікації, гаманців з цифровою ідентифікацією та електронних довірчих послуг, процедури надання таких послуг, нагляду і контролю за дотриманням вимог законодавства у сферах електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг.

Закон № 2155 не поширюється на здійснення електронної ідентифікації та надання електронних довірчих послуг у системах, у яких обробляються службова інформація та державна таємниця, а також у системах, які використовуються виключно визначеною групою учасників на договірних засадах для внутрішніх потреб юридичних або фізичних осіб.

Електронні довірчі послуги не можуть визнаватися недійсними лише через те, що вони надані відповідно до вимог нормативно-правових актів, що регулюють відносини у сфері електронних довірчих послуг в іноземних державах (частина друга ст. 38 Закону № 2155).

Відповідно до п. 6 ¹ розділу VII Закону № 2155 встановлено тимчасово, до взаємного визнання між Україною та Європейським Союзом електронних довірчих послуг, як виняток з положень частини першої ст. 38 цього Закону, визнати в Україні:

1) результати надання кваліфікованих електронних довірчих послуг, що надаються кваліфікованими надавачами електронних довірчих послуг, відомості про яких та про кваліфіковані електронні довірчі послуги, які вони надають, внесені до Довірчого списку держави – члена Європейського Союзу або держави - члена Європейської асоціації вільної торгівлі (далі – європейські кваліфіковані надавачі);

2) статус європейських кваліфікованих надавачів, що прирівнюється до статусу кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг згідно із                  Законом  № 2155;

3) статус засобів кваліфікованого електронного підпису чи печатки, що використовуються європейськими кваліфікованими надавачами при наданні електронних довірчих послуг та внесені до списку сертифікованих засобів для створення кваліфікованого електронного підпису, який веде Європейська комісія відповідно до ст. 31 Регламенту Європейського Парламенту і Ради (ЄС)                              № 910/2014 від 23 липня 2014 року про електронну ідентифікацію та довірчі послуги для електронних транзакцій на внутрішньому ринку та про скасування Директиви 1999/93/ЄС, що прирівнюється до статусу засобів кваліфікованого електронного підпису чи печатки відповідно до Закону № 2155;

4) перелік довірчих списків держав – членів Європейського Союзу, інформацію про які публікує Європейська Комісія відповідно до частини четвертої ст. 22 Регламенту Європейського Парламенту і Ради (ЄС) № 910/2014 від 23 липня                2014 року про електронну ідентифікацію та довірчі послуги для електронних транзакцій на внутрішньому ринку та про скасування Директиви 1999/93/ЄС.

Відповідно до абзацу другого п. 1 Положення про Міністерство цифрової трансформації України (далі – Мінцифри), затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 вересня 2019 року № 856 «Питання Міністерства цифрової трансформації» зі змінами (далі – Положення № 856), Мінцифри є головним органом у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізацію державної політики, зокрема: у сферах цифровізації, цифрового розвитку, цифрової економіки, цифрових інновацій та технологій, електронного урядування та електронної демократії, розвитку інформаційного суспільства, інформатизації; у сфері впровадження електронного документообігу; у сферах електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг.

Мінцифри згідно з п. 4 Положення 856 відповідно до покладених на нього завдань, зокрема, бере участь у розробленні та впровадженні вимог щодо функціонування електронного документообігу, до оформлення документів, організації документообігу, зокрема, електронного документообігу; здійснює визначені законом повноваження центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сферах електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг.

Отже, питання надання роз’яснення щодо статусу європейських кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг та засобів кваліфікованого електронного підпису, що використовуються європейськими кваліфікованими надавачами при наданні електронних довірчих послуг, використання платниками податків цифрових платформ електронного підписання документів, організації електронного документообігу, оформлення первинних та інших документів в електронній формі з накладенням електронного підпису для цілей ведення бухгалтерського обліку та формування показників податкової звітності платниками податків належать до компетенції Мінцифри.

Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію (п. 52.2 ст. 52 Кодексу).