Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 14.07.2026 р. № 4048/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК

 

Державна податкова служба України, керуючись ст. 52 та п.п. «в» п.п. 69.41.3 п.п. 69.41 п. 69 підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Податкового кодексу України (далі ‒ Кодекс), розглянула звернення щодо застосування окремих норм чинного законодавства та в межах компетенції повідомляє.

Як зазначено у зверненні 03.06.2026 у результаті воєнних (бойових) дій виникла пожежа на місці зберігання документів (архіву), що призвело до повного знищення архіву документів та поточних документів, у тому числі касових документів Товариства.

Товариство зобов'язане відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу. Товариство повідомило ДПС у строк встановлений законодавством.

Таким чином, платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію з наступних питань:

1. Чи потрібно на паперових носіях у «Відомостях на виплату готівки» відновлювати збір підписів робітників, які отримували заробітну плату за минулий період з 2018 року по травень 2026 року з урахуванням значної кількості співробітників (понад 150 при кожної виплаті), які отримували заробітну плату або авансу через касу підприємства?

1.1. Якщо «потрібно», то яким чином підтвердити отримання коштів співробітнику, який помер або звільнений?

1.2. Яким чином отримати підпис співробітника у разі відмови його від підписання відомостей за минулі періоди?

1.3. Чи можливо обмежитись позначкою «Підпис», в графі де повинен бути оригінал підпису?

2. Чи потрібно відновлювати підписи співробітників у видаткових касових ордерах (далі – ВКО) по іншим виплатам, які виплачувались через касу Товаристваза період з 2018 року по травень 2026 року з урахуванням того, що співробітники були звільнені або померли?

3. Чиїм підписом касиру потрібно підписувати прибутковий касовий ордер, ВКО, листи касової книги якщо касир звільнився?

4. Чи потрібно відновлювати квитанції до платіжної Інструкції на переказ готівки, чи достатньо отримати з установи банку зведену виписку про проведені операції в розрізі внесених (повернутих) сум за період з 2018 року по травень 2026 року?

Відносини, що виникають у сфері справляння податків і зборів, зокрема визначає вичерпний перелік податків та зборів, що справляються в Україні, та порядок їх адміністрування, платників податків та зборів, їх права та обов’язки, компетенцію контролюючих органів, повноваження і обов’язки їх посадових осіб під час адміністрування податків та зборів, а також відповідальність за порушення податкового законодавства регулюються Кодексом (абзац перший
п. 1.1 ст. 1 Кодексу).

Щодо першого – четвертого питань

Відповідно до п. 44.5 ст. 44 Кодексу у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої втрат, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому Кодексом для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації, надано авторизацію відповідно до Митного кодексу України або дозвіл на застосування спеціальних (у тому числі транзитних) спрощень.

Платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом
90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

У разі надання платником податків у порядку та строки, визначені абзацом першим п. 44.5 ст. 44 Кодексу, повідомлення та неможливості проведення перевірки платника податків у зв’язку з втратою, пошкодженням або достроковим знищенням платником податків документів строки проведення таких перевірок (крім перевірок, визначених ст. 200 Кодексу) переносяться до дати відновлення та надання документів до перевірки в межах визначених п. 44.5 ст. 44 Кодексу строків, але на строк не більше ніж 120 днів.

У разі не відновлення документів, зазначених у пп. 44.1 і 44.3 ст. 44 Кодексу, або їх повторної втрати, пошкодження чи дострокового знищення, що відбулися після використання платником податків права на їх відновлення у порядку, передбаченому п. 44.5 ст. 44 Кодексом, вважається, що такі документи були відсутні у такого платника податків на час складення такої звітності або на час виконання ним вимог митного, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.

Крім того, ведення касових операцій у національній валюті України юридичними особами (крім банків) та їх відокремленими підрозділами незалежно від організаційно-правової форми та форми власності (далі – підприємства) під час здійснення ними діяльності з виробництва, реалізації, придбання товарів чи іншої господарської діяльності здійснюється відповідно до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого  постановою Правління Національного банку України
від 29.12.2017 № 148 (далі – Положення № 148).

Згідно із п. 11 розділу І Положення № 148 касові документи – документи (касові ордери та відомості на виплату готівки, розрахункові документи, електронні розрахункові документи, квитанції програмно-технічних комплексів самообслуговування, відомості закупівлі сільськогосподарської продукції, інші прибуткові та видаткові касові документи), за допомогою яких відповідно до законодавства України оформляються касові операції, звіти про використання коштів, а також відповідні журнали встановленої форми для реєстрації цих документів та книги обліку.

Слід зазначити, що Положення № 148 не передбачає відновлення касових документів, а тільки визначає порядок ведення касових операцій у національній валюті України суб’єктами господарювання та фізичними особами.

Відповідно до абзацу першого п. 23 розділу ІІІ Положення № 148 касові операції оформляються касовими ордерами, видатковими відомостями, розрахунковими документами, електронними розрахунковими документами, документами за операціями із застосуванням платіжних інструментів, іншими касовими документами, які згідно із законодавством України підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) готівки.

Згідно з п. 45¹ розділу IV Положення № 148 керівник установи / підприємства визначає відповідним внутрішнім розпорядчим актом перелік посад та кількість посадових осіб, уповноважених підписувати касові документи, зазначені у розділах III та IV цього Положення, задля забезпечення оптимального процесу документообігу та контролю.

Враховуючи викладене, підписувати касові документи має посадова особа, уповноважена / визначена керівником підприємства.

Водночас касові документ (видаткові касові ордери або видаткові відомості), що складаються при видачі готівки з кас обов’язково підписуються керівником і головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником.

Підпис керівника підприємства на видаткових касових ордерах не обов’язковий, якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках є його дозвільний напис.

Разом з цим, тимчасово, на період до припинення або скасування воєнного стану на території України, введеного Указом Президента України «Про введення воєнного стану в Україні» від 24 лютого 2022 року № 64/2022, затвердженим Законом України «Про затвердження Указу Президента України «Про введення воєнного стану в Україні» від 24 лютого 2022 року № 2102-IX, справляння податків і зборів здійснюється з урахуванням особливостей, визначених у п. 69 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» Кодексу.

Так, відповідно до п.п. 69.28 п. 69 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» Кодексу до платників податків / податкових агентів, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих російською федерацією територіях України і не можуть пред’явити первинні документи, на підставі яких здійснюється облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, як виняток із положень ст. 44 Кодексу застосовуються спеціальні правила для підтвердження даних, визначених у податковій звітності.

Підставами неможливості пред’явлення первинних документів є втрата (знищення чи зіпсуття) первинних документів або знаходження їх на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на тимчасово окупованих російською федерацією територіях України, у разі якщо їх неможливо вивезти або їх вивезення пов’язане з ризиком для життя чи здоров’я платника податків, фізичних осіб чи неможливе у зв’язку з адміністративними перешкодами, встановленими органами влади.

У разі втрати та/або неможливості вивезення первинних документів платник податків / податковий агент подає до контролюючого органу в довільній формі повідомлення про неможливість вивезення первинних документів, підписане керівником підприємства та головним бухгалтером, в якому зазначаються: обставини, що призвели до втрати та/або неможливості вивезення первинних документів, податкові (звітні) періоди, а також загальний перелік первинних документів (за можливості – із зазначенням реквізитів).

Після подання до контролюючого органу повідомлення про неможливість вивезення первинних документів у зв’язку з їх знаходженням на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на тимчасово окупованих російською федерацією територіях України, запроваджується мораторій на проведення документальних перевірок щодо зазначених у повідомленні податкових (звітних) періодів.

Якщо після подання повідомлення про неможливість вивезення первинних документів платнику податків / податковому агенту стане відомо про втрату таких документів, такий платник податків / податковий агент зобов’язаний подати до контролюючого органу повідомлення про втрату первинних документів із зазначенням обставин такої втрати.

Платники податків / податкові агенти, які подали повідомлення про втрату первинних документів відповідно до п.п. 69.28 п. 69 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» Кодексу, не підлягають перевірці контролюючим органом щодо зазначених у повідомленні податкових (звітних) періодів, у тому числі після завершення дії воєнного стану.

Обов’язок доведення відсутності підстав для застосування положень
п.п. 69.28 п. 69 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» Кодексу покладається на контролюючий орган.

У разі відмови у застосуванні положень п.п. 69.28 п. 69 підрозділу 10
розділу ХХ «Перехідні положення» Кодексу контролюючий орган не пізніше одного місяця з дати отримання відповідного повідомлення від платника податків / податкового агента видає вмотивоване рішення із зазначенням підстави та доказів такої відмови.

Рішення контролюючого органу може бути оскаржено в адміністративному чи судовому порядку. До винесення остаточного рішення по справі контролюючий орган не може піддавати сумніву показники податкової звітності, а також ініціювати проведення будь-якої перевірки платника податків / податкового агента щодо податкових (звітних) періодів, зазначених у відповідному повідомленні.

Відповідно до п. 52.2 ст. 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.

_______________________________________________________________________________________________________________________

Дана індивідуальна податкова консультація діє до зміни/втрати чинності норм законодавства, щодо яких надано індивідуальну податкову консультацію.