Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 21.07.2026 р. № 4195/ІПК/99-00-21-02-02 ІПК

 

Державна податкова служба України розглянула звернення на отримання індивідуальної податкової консультації щодо відображення в обліку витрат на придбання паливно-мастильних матеріалів (далі – ПММ) для заправки легкових автомобілів працівників Товариства, які використовуються у службових цілях, та керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс) повідомляє.

Як зазначено у зверненні, в господарській діяльності Товариства працівниками при виконанні функціональних обов’язків планується використовувати  їх власні транспортні засоби.

З цією метою Товариство планує: затвердити Положення про використання особистих транспортних засобів працівників у службових цілях; отримати від працівників заяви щодо використання власних автомобілів для виконання службових обов'язків; видати наказ про використання конкретних транспортних засобів працівників у службових цілях; передбачити можливість використання особистого транспорту у посадових інструкціях або додаткових угодах до трудових договорів; затвердити внутрішні норми витрат ПММ;  здійснювати облік службових поїздок шляхом оформлення маршрутних листів, звітів працівників, використання даних CRM-системи та інших документів, що підтверджують зв’язок поїздок з господарською діяльністю.

Враховуючи вищезазначене, Товариство просить надати роз’яснення з наступних питань:

1. Чи виникає у Товариства обов'язок здійснювати коригування фінансового результату до оподаткування або інші податкові наслідки щодо податку на прибуток підприємств у разі забезпечення працівників ПММ для службових поїздок?

2.  Чи виникає у працівників оподатковуваний дохід у вигляді додаткового блага відповідно до п.п. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 Кодексу у разі забезпечення їх пальним виключно для виконання трудових обов'язків та службових поїздок, якщо використання таких ПММ підтверджується належно оформленими первинними документами?

3. Чи зобов'язане Товариство як податковий агент нараховувати, утримувати та сплачувати податок на доходи фізичних осіб і військовий збір із вартості ПММ, що використовується у межах його господарської діяльності?

4. Чи змінюються податкові наслідки, у разі якщо використання транспортних засобів здійснюється без укладання договорів оренди, позички тощо?

5. Чи можливо вважати такими, що підтверджують використання пального у господарській діяльності Товариства для цілей оподаткування наявність наступних документів без нотаріального посвідчення договорів оренди: Положення про використання особистих транспортних засобів працівників у службових цілях; заяви щодо використання власних автомобілів для виконання службових обов'язків; накази про використання конкретних транспортних засобів працівників у службових цілях; можливість використання особистого транспорту прописана у посадових інструкціях або додаткових угодах до трудових договорів; внутрішні норми витрат пального; ведення обліку службових поїздок шляхом оформлення маршрутних листів, звітів працівників, використання даних CRM-системи та інших документів, що підтверджують зв'язок поїздок із господарською діяльністю товариства; забезпечення працівників пальним для здійснення виключно службових поїздок?

6.  Чи впливає відсутність договору оренди, позички або іншого цивільно-правового договору щодо транспортного засобу між Товариством та працівником на визначення податкових наслідків, зазначених у питаннях 1–5 цього запиту?

7 Додатково просимо надати роз'яснення щодо податкових наслідків для Товариства та працівників у разі застосування описаного механізму використання транспортних засобів?

Щодо питань 1, 4 – 7

Частиною першою ст. 759 Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ) визначено, що за договором найму (оренди) наймодавець передає або зобов'язується передати наймачеві майно у володіння та користування за плату на певний строк.

Відповідно до частини першої ст. 799 ЦКУ договір найму транспортного засобу укладається у письмовій формі.

При цьому, згідно з частиною другою ст. 799 ЦКУ договір найму транспортного засобу за участю фізичної особи підлягає нотаріальному посвідченню.

Частиною другою ст. 801 ЦКУ визначено, що витрати, пов'язані з використанням транспортного засобу, витрати, пов'язані з використанням транспортного засобу, в тому числі зі сплатою податків та інших платежів, несе наймач.

Отже, працівник може укласти договір оренди легкового автомобіля, якщо він є власником або йому належать майнові права на цей автомобіль, та такий договір підлягає обов'язковому нотаріальному посвідченню.

Cтаттею 827 ЦКУ визначено, що за договором позички одна сторона (позичкодавець) безоплатно передає або зобов'язується передати другій стороні (користувачеві) річ для користування протягом встановленого строку.

Користування річчю вважається безоплатним, якщо сторони прямо домовилися про це або якщо це випливає із суті відносин між ними.

До договору позички застосовуються положення глави 58 цього Кодексу.

При цьому, без нотаріального посвідчення укладені договори позички автомобільного транспорту у фізичних осіб визнаються нікчемними, а витрати, пов’язані з обслуговуванням та приведенням в дію такого транспорту (у тому числі на ПММ та ремонт таких автомобілів), слід вважати використаними не у господарській діяльності підприємства.

Відповідно до Положенням про Міністерство юстиції України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 02.07.2014 № 228, основними завданнями Мінюсту є, зокрема, державне регулювання нотаріальної діяльності.

Враховуючи, що Мінюст здійснює регулювання та контроль  за нотаріальною діяльністю, питання щодо необхідності нотаріального посвідчення договорів найму (оренди), позички автотранспортного засобу, належить до його компетенції.

Також, слід зазначити, що Кодекс регулює відносини, що виникають у сфері справляння податків і зборів, зокрема визначає вичерпний перелік податків та зборів, що справляються в Україні, та порядок їх адміністрування, платників податків та зборів, їх права та обов’язки, компетенцію контролюючих органів, повноваження і обов’язки їх посадових осіб під час адміністрування податків та зборів, а також відповідальність за порушення податкового законодавства (п.п. 1.1 ст.1 Кодексу).

Тож виходячи з функціональних повноважень ДПС питання щодо правової оцінки договорів позики, найму (оренди) транспортного засобу, а також питання щодо необхідності нотаріального посвідчення таких договорів, не належать до її компетенції. 

Відповідно до п. 44.1 ст. 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим цього пункту.

Для обрахунку об'єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування (п. 44.2 ст. 44 Кодексу).

Об’єктом оподаткування податком на прибуток є прибуток із джерелом походження з України та за її межами, який визначається шляхом коригування (збільшення або зменшення) фінансового результату до оподаткування (прибутку або збитку), визначеного у фінансовій звітності підприємства відповідно до національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку або міжнародних стандартів фінансової звітності, на різниці, які визначені відповідними положеннями Кодексу (п.п. 134.1.1 п. 134.1 ст. 134 Кодексу).

Положеннями Кодексу не передбачено різниць для коригування фінансового результату до оподаткування на суму витрат на придбання ПММ для заправки автомобільного транспорту, який орендується у фізичної особи та використовується у господарській діяльності підприємства.

Отже, такі операції відображаються згідно із правилами бухгалтерського обліку при визначенні фінансового результату до оподаткування та відповідно, об’єкту оподаткування податком на прибуток підприємств.

Водночас зазначаємо, що регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку та аудиту, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (частина друга ст. 6 Закону України від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні») (далі – Закон № 996).

Положенням про Міністерство фінансів України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20.08.2014 № 375, встановлено, що Міністерство фінансів України є головним органом у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері, зокрема, бухгалтерського обліку та аудиту, а також забезпечує формування та реалізацію державної політики у сфері контролю за дотриманням бюджетного законодавства.

Відповідно до ст. 1 Закону України від 16 липня 1999 року № 996 «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в України» (далі – Закон № 996) первинним документом є документ, який містить відомості про господарську операцію. За змістом цієї ж статті господарська операція це дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів та зобов’язань, власному капіталі підприємства.

Відповідно до частини другої ст. 8 Закону № 996 питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів.

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник відповідно до законодавства та установчих документів (частина третя ст. 8 Закону № 996).

Частиною п’ятою ст. 8 Закону № 996 визначено, що підприємство самостійно, зокрема, визначає за погодженням з власником (власниками) або уповноваженим ним органом (посадовою особою) відповідно до установчих документів облікову політику підприємства, обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених Законом № 996, та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних, а також затверджує правила документообороту.

Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені (частина п’ята ст. 9 Закону № 996).

Згідно з частиною першою ст. 9 Закону № 996 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Відповідно до частини другої ст. 9 Закону № 996 первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:

назву документа (форми);

дату складання;

назву підприємства, від імені якого складено документ;

зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 05.06.1995 за № 168/704, зі змінами.

Таким чином, питання порядку відображення у бухгалтерському обліку операцій з придбання ПММ для заправки автомобільного транспорту, який орендується підприємством у фізичної особи та використовується у його власній господарській діяльності, а також питання щодо віднесення вартості ПММ до складу витрат, та підтвердження таких операцій первинними документами належить до компетенції Міністерства фінансів України.

Щодо питань 2,  3

Оподаткування доходів фізичних осіб регламентується розділом IV Кодексу відповідно до п.п. 162.1.1 п. 162.1 ст. 162 якого платниками податку на доходи фізичних осіб є, зокрема, фізична особа – резидент, яка отримує доходи з джерела їх походження в Україні.

Згідно з п.п. 163.1.1 п. 163.1 ст. 163 Кодексу об’єктом оподаткування резидента є загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід.

Статтею 165 Кодексу встановлено виключний перелік доходів, які
не включаються до розрахунку загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку.

Згідно з п.п. 1.7 п. 16¹ підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу звільняються від оподаткування військовим збором доходи, що згідно з розділом IV Кодексу та підрозділом 1 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу не включаються до загального оподатковуваного доходу фізичних осіб (не підлягають оподаткуванню, оподатковуються за нульовою ставкою), крім доходів, зазначених у п.п. 165.1.36 п. 165.1 ст. 165, підпунктах 3 і 4 п. 170.13¹ ст. 170 Кодексу та п. 14 підрозділу 1 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу.

Водночас п. 164.2 ст. 164 Кодексу визначено перелік доходів, що включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку.

Так, до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податків включається дохід, отриманий платником податку як додаткове благо (крім випадків, передбачених ст. 165 Кодексу) у вигляді:

у вигляді вартості використання житла, інших об’єктів матеріального або нематеріального майна, що належать роботодавцю, наданих платнику податку в безоплатне користування, або компенсації вартості такого використання, крім випадків, коли таке надання зумовлено виконанням платником податку трудової функції відповідно до трудового договору (контракту) чи передбачено нормами колективного договору або відповідно до закону в установлених ними межах (п.п. «а» п.п. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 Кодексу);

вартості безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг), визначеної за правилами звичайної ціни, а також суми знижки звичайної ціни (вартості) товарів (робіт, послуг), індивідуально призначеної для такого платника податку, крім сум, зазначених у п.п. 165.1.53 п. 165.1 ст. 165 Кодексу.

Якщо додаткові блага надаються у негрошовій формі, сума податку об’єкта оподаткування обчислюється за правилами, визначеними п. 164.5 ст. 164 Кодексу (п.п. «е» п.п. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 Кодексу).

Відповідно до п.п. 167.1 ст. 167 Кодексу ставка податку становить 18 відс. бази оподаткування щодо доходів, нарахованих (виплачених, наданих) платнику (крім випадків, визначених у пунктах 167.2 - 167.5 ст. 167 Кодексу).

Крім того, об’єктом оподаткування військовим збором для платників, зазначених у п.п. 1 п.п. 1.1 п. 16¹ підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу, є доходи, визначені ст. 163 Кодексу (п.п. 1 п.п. 1.2 п. 16¹ підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу).

Ставка військового збору становить, зокрема, для платників, зазначених у п.п. 1 п.п. 1.1 п. 16¹ підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу, – 5 відсотків від об’єкта оподаткування, визначеного п.п. 1 п.п. 1.2 п. 16¹ підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу, крім доходів, які оподатковуються за ставкою, визначеною п.п. 4 п.п. 1.3 п. 16¹ підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу (п.п. 1 п.п. 1.3 п. 16¹ підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу).

Порядок нарахування, утримання та сплати (перерахування) податку на доходи фізичних осіб та військового збору до бюджету визначено ст. 168 Кодексу та п.п. 1.4 п. 16¹ підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу.

Враховуючи викладене, дохід працівника у вигляді вартості пального, отриманого від роботодавця та використаного при експлуатації власного транспортного засобу відповідно до трудового договору (контракту), укладеного з юридичною особою (роботодавцем), чи нормам колективного договору, під час виконання ним трудових обов’язків у розмірі норм витрат, встановлених роботодавцем, не включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податків, тобто не оподатковується податком на доходи фізичних осіб та військовим збором.

Разом з тим зазначений дохід включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такого платника як додаткове благо з відповідним оподаткуванням у розмірі перевищення норм витрат палива, встановлених роботодавцем, використання транспортного засобу для потреб підприємства без належного підтвердження (тобто не пов’язане з трудовою функцією працівника) або використання автомобіля протягом робочого дня для власних потреб.

При цьому така юридична особа зобов’язана виконати всі функції податкового агента, передбачені Кодексом.

Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію (п. 52.2 ст. 52 Кодексу).