Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 18.08.2026 р. № 4928/ІПК/99-00-07-05-02 ІПК

 

Державна податкова служба України розглянула звернення Товариства та, керуючись статтею 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс), у межах компетенції повідомляє.

У зверненні Товариство просить надати індивідуальну податкову консультацію з таких питань:

1. За який період платник податків зобов’язаний забезпечувати зберігання документів?

2. Чи передбачена відповідальність платника податків за ненадання на запит контролюючого органу первинних документів, строк зберігання яких минув?

3. Чи має право контролюючий орган проводити документальну позапланову виїзну перевірку у разі ненадання платником податків документів, строк обов’язкового зберігання яких закінчився відповідно до вимог пункту 44.3
статті 44 Кодексу?

4. Чи є правомірними проведення контролюючим органом перевірки та самостійне визначення суми грошових зобов’язань платника податків з податку на додану вартість після закінчення встановленого в пункті 102.1 статті 102 Кодексу строку давності – 1095 дня, що настає за останнім днем граничного строку подання відповідної податкової декларації?

Щодо питання 1

Відносини, що виникають у сфері справляння податків і зборів, регулюються нормами Кодексу (пункт 1.1 статті 1 Кодексу).

Для цілей оподаткування відповідно до пункту 44.1 статті 44 Кодексу платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено у законодавстві.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені в абзаці першому пункту 44.1 статті 44 Кодексу.

Для документів та інформації, визначених у пункті 44.1 статті 44 Кодексу, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, встановлено строки зберігання, передбачені в пунктах 44.3 та 44.4 статті 44 Кодексу.

При цьому передбачені в пункті 44.3 статті 44 Кодексу строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених у пункті 102.3 статті 102 Кодексу.

Крім того, згідно з абзацом другим підпункту 69.36 пункту 69 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» Кодексу строки зберігання документів та інформації, визначених у пункті 44.1 статті 44 Кодексу, продовжуються на період зупинення відліку строку давності, передбаченого в абзаці першому зазначеного підпункту Кодексу.

Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів затверджено наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за № 571/20884 (далі – Перелік № 578/5).

Перелік № 578/5 є основним нормативно-правовим актом, який застосовується для визначення строків зберігання документів, їх відбору на постійне чи тривале зберігання або для знищення типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

При цьому Перелік № 578/5 призначений для використання всіма державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими установами, організаціями та підприємствами незалежно від форми власності.

Відповідно до пункту 1.7 Переліку № 578/5 строки зберігання документів, визначені в Переліку № 578/5, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених у Переліку № 578/5, допускається, у разі якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

У пункті 2.10 Переліку № 578/5 визначено, що відлік строків зберігання документів починається з 01 січня року, наступного за роком завершення їх у діловодстві.

Строки зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, внесків, інших обов’язкових платежів, розраховуються з дня подання податкової чи іншої звітності, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого у Кодексі граничного строку подання такої звітності.

Крім того, у пункті 2.13 Переліку № 578/5 встановлено, що знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності забороняється.

У підпункті 4.2 «Первинний облік» пункту 4 «Бухгалтерський облік та звітність» Переліку № 578/5 встановлено строки зберігання окремих видів первинних документів, а також примітки, що уточнюють порядок визначення таких строків.

При цьому згідно зі статтею 336 підпункту 4.2 пункту 4 Переліку № 578/5 первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо), зберігаються 5 років з урахуванням примітки до статті 186 Переліку № 578/5.

Разом із тим у Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за № 736/27181 (далі – Правила № 1000/5), передбачено, що документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах відповідно до номенклатури справ. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

Також у Правилах № 1000/5 встановлено, що у разі виявлення невиправно пошкоджених справ (документів) складається відповідний акт за формою, наведеною в додатку 34 до Правил № 1000/5. Акт схвалює експертна комісія установи та затверджує керівник установи. На підставі акта невиправно пошкоджені справи вилучаються для знищення (пункт 15 глави 8 розділ VIII Правил № 1000/5).

Отже, платники податків зобов’язані зберігати документи та інформацію, визначені в пункті 44.1 статті 44 Кодексу, а також документи, пов’язані з виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом строків, визначених у Переліку № 578/5. При цьому такі строки не можуть бути коротшими за встановлені в статті 44 Кодексу, та обчислюються з урахуванням особливостей, передбачених у статті 102 і підрозділі 10 розділу ХХ «Перехідні положення» Кодексу.

Водночас кожен конкретний випадок виникнення податкових правовідносин потребує аналізу відповідних документів, матеріалів та фактичних обставин, які дають змогу ідентифікувати предмет звернення.

Щодо питання 2

У підпункті 16.1.5 пункту 16.1 статті 16 Кодексу встановлено, що платник податків зобов’язаний подавати на належним чином оформлену письмову вимогу контролюючих органів (у випадках, визначених у законодавстві) документи з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансову звітність, інші документи, пов’язані з обчисленням та сплатою податків та зборів. У письмовій вимозі обов’язково зазначаються конкретний перелік документів, які повинен надати платник податків, та підстави для їх надання.

Платник податків зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки. Такий обов’язок виникає у платника податків після початку перевірки (пункт 85.2 статті 85 Кодексу).

Порушення податкового законодавства та вимог, встановлених в іншому законодавстві, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, тягне за собою відповідальність, передбачену в Кодексі та інших законах України (пункт 109.2 статті 109 Кодексу).

У пункті 111.1 статті 111 Кодексу передбачено, що за порушення законів з питань оподаткування та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, застосовуються фінансова, адміністративна та кримінальна відповідальності.

Відповідальність за порушення встановлених у законодавстві строків зберігання документів з питань обчислення і сплати податків та зборів, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи передбачено у статті 121 Кодексу.

Незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітностей, інших документів із питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених у статті 44 Кодексу строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів (крім документів, отриманих з Єдиного реєстру податкових накладних) чи їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених у Кодексі, – тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1 020 гривень.

Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, – тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 2 040 гривень (пункт 121.1 статті 121 Кодексу).

Ненадання відповіді на запит, неподання або подання не в повному обсязі платником податків, фінансовим агентом або іншою особою документів чи іншої інформації на запит контролюючого органу, надісланий відповідно до підстав, передбачених у підпунктах 6 – 8 підпункту 73.3.1 пункту 73.3 статті 73
Кодексу, – тягне за собою накладення штрафу у 5 розмірів мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 01 січня податкового (звітного) року, за кожний такий факт.

 Неподання або подання не в повному обсязі платником податків документів чи іншої інформації на запит контролюючого органу в інших випадках, передбачених у статті 73 Кодексу, – тягне за собою накладення штрафу в розмірі однієї мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 01 січня податкового (звітного) року, за кожний такий факт.

Сплата таких фінансових санкцій (штрафів) не звільняє особу від обов’язку подання інформації (пункт 121.2 статті 121 Кодексу).

Крім того, в пункті 44.6 статті 44 Кодексу визначено, що в разі якщо до закінчення перевірки або у строки, визначені в пункті 86.7 статті 86 Кодексу, платник податків не надає посадовим особам контролюючого органу, які проводять перевірку, документи (незалежно від причин такого ненадання, крім випадків виїмки документів або іншого їх вилучення правоохоронними органами), що підтверджують показники, відображені таким платником податків у податковій звітності, вважається, що такі документи були відсутні у платника податків на час складення такої звітності.

Отже, обов’язок платника податків щодо зберігання та надання контролюючому органу первинних документів визначається з урахуванням строків, установлених у статті 44 Кодексу, та особливостей їх обчислення і продовження, передбачених у статті 102 і підрозділі 10 розділу ХХ «Перехідні положення» Кодексу.

У разі ненадання платником податків посадовим особам контролюючого органу, які проводять перевірку, документів, що підтверджують показники, відображені ним у податковій звітності, відповідно до пункту 44.6 статті 44 Кодексу вважається, що такі документи були відсутні у платника податків на час складення такої звітності. У випадках, передбачених у Кодексі, таке ненадання тягне за собою відповідальність, установлену в статті 121 Кодексу.

Щодо питань 3 – 4

У підпункті 20.1.4 пункту 20.1 статті 20 Кодексу визначено, що контролюючі органи, визначені в підпункті 41.1.1 пункту 41.1 статті 41 Кодексу, мають право проводити відповідно до законодавства перевірки і звірки платників податків (крім Національного банку України), у тому числі після проведення процедур митного контролю та/або митного оформлення.

Порядок проведення перевірок, їх види, підстави проведення та особливості здійснення визначено у главі 8 Кодексу.

Відповідно до пункту 75.1 статті 75 Кодексу контролюючі органи мають право проводити камеральні, документальні (планові або позапланові; виїзні або невиїзні) та фактичні перевірки.

Камеральні та документальні перевірки проводять контролюючі органи в межах їх повноважень виключно у випадках та у порядку, встановлених у Кодексі, а фактичні перевірки – в Кодексі та інших законах України, контроль за дотриманням яких покладено на контролюючі органи.

Строки давності та особливості їх обчислення визначено у статті 102 Кодексу.

Відповідно до пункту 102.1 статті 102 Кодексу контролюючий орган, крім випадків, визначених у пункті 102.2 статті 102 Кодексу, має право провести перевірку та самостійно визначити суму грошових зобов’язань платника податків у випадках, визначених у Кодексі, не пізніше закінчення 1095 дня (2555 дня – у разі проведення перевірки відповідно до статей 39 і 39² Кодексу, застосування вимог пункту 141.4 статті 141 Кодексу), що настає за останнім днем граничного строку подання податкової декларації, звіту про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації, визначеної в пункті 133.4 статті 133 Кодексу, та/або граничного строку сплати грошових зобов’язань, нарахованих контролюючим органом, а якщо така податкова декларація була надана пізніше, – за днем її фактичного подання. Якщо протягом зазначеного строку контролюючий орган не визначає суму грошових зобов’язань, платник податків вважається вільним від такого грошового зобов’язання (в тому числі від нарахованої пені), а спір стосовно такої податкової декларації та/або податкового повідомлення не підлягає розгляду в адміністративному або судовому порядку.

У разі подання платником податку уточнюючого розрахунку до податкової декларації або уточнюючої декларації контролюючий орган має право визначити суму податкових зобов’язань, в межах поданих уточнень, за такою податковою декларацією протягом 1095 днів (2555 дня – у разі проведення перевірки відповідно до статей 39 і 39² Кодексу, застосування вимог пункту 141.4 статті 141 Кодексу) з дня подання уточнюючого розрахунку (податкової декларації).

У разі виявлення за результатами перевірки порушень інших вимог податкового законодавства, безпосередньо не пов’язаних із декларуванням податкових зобов’язань платником податків, а також порушень вимог іншого, крім податкового, законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, контролюючий орган, крім випадків, визначених у пункті 102.2 статті 102 Кодексу, має право самостійно визначити суму штрафних санкцій (фінансових санкцій, штрафів) платника податків не пізніше 1095 дня з дня вчинення відповідного правопорушення.

З місцевих податків та/або зборів, за якими передбачено подання річної податкової декларації, контролюючий орган, крім випадків, визначених у пункті 102.2 статті 102 Кодексу, має право за результатами перевірки самостійно визначити суму грошових зобов’язань, у разі виявлення ним за результатами перевірки заниження суми визначеного платником податків податкового зобов’язання з цих податків, не пізніше закінчення 1 095 дня, що настає за останнім днем граничного строку сплати цих податків, визначених у відповідних розділах Кодексу.

У пункті 102.2 статті 102 Кодексу передбачено випадки нарахування грошового зобов’язання без дотримання строків давності, визначених у пункті 102.1 цієї статті Кодексу, а у пункті 102.3 статті 102 Кодексу – випадки зупинення перебігу таких строків. Також особливості перебігу строків давності в окремі періоди визначені в підрозділі 10 розділу ХХ «Перехідні положення» Кодексу.

Водночас у пункті 52² підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу зазначено, що на період з 18.03.2020 по останній календарний день місяця (включно), в якому завершується дія карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України на всій території України з метою запобігання поширенню на території України коронавірусної хвороби (COVID-19), передбачено зупинення перебігу строків давності, передбачених у статті 102 Кодексу.

Дію зазначених положень було зупинено на період дії воєнного або надзвичайного стану згідно із Законом України від 15 березня 2022 року № 2120-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо дії норм на період дії воєнного стану» (зі змінами).

Крім того, відповідно до підпункту 69.9 пункту 69 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» Кодексу тимчасово, до 01.08.2023, для платників податків та контролюючих органів зупинявся перебіг строків, визначених у податковому законодавстві та іншому законодавстві, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, крім випадків, передбачених у зазначеному підпункті Кодексу.

Отже, під час обчислення строків давності, визначених у статті 102 Кодексу, не враховується, зокрема, період їх зупинення з 18.03.2020 до 31.07.2023 включно.

Водночас згідно з підпунктом 69.36 пункту 69 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» Кодексу для контролюючого органу та платників податків зупиняється відлік строку давності щодо документальних планових та позапланових перевірок, які не проводяться відповідно до підпунктів 69.2², 69.35¹ та 69.35² пункту 69 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» Кодексу.

З огляду на викладене, обчислення строків давності здійснюється окремо щодо кожної документальної перевірки з урахуванням положень статті 102 та підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» Кодексу.

При визначенні перебігу строку давності враховуються відповідний податковий (звітний) період, тривалість строку давності, граничний строк та фактична дата подання податкової декларації, дата подання уточнюючого розрахунку (у разі його подання), а також конкретні періоди зупинення та поновлення перебігу такого строку, передбачені Кодексом.

Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію відповідно до пункту 52.2 статті 52 Кодексу.