Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 30.09.2026 р. № 5806/ІПК/99-00-21-02-02 ІПК

  Державна податкова служба України за результатами розгляду звернення  Товариства з обмеженою відповідальністю «» (далі – ТОВ) щодо деяких питань оформлення первинними документами, та, керуючись ст. 52 та п.п. «в» п.п. 69.41.3  п.п. 69.41 п. 69 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» Податкового кодексу України (далі – Кодекс), в межах компетенції повідомляє.

Як зазначено у зверненні, до ТОВ звернувся контрагент з проханням оформити дублікати первинних документів (договорів, накладних, актів, рахунків тощо) у зв’язку з тим, що контрагент втратив свої примірники первинних документів внаслідок ракетного обстрілу.

При цьому у ТОВ збереглися свої примірники цих же первинних документів з яких ТОВ може виготовити засвідчену ним копію, а не зробити дублікат.

Як зазначає платник Главою 11 розділу II Наказу Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» передбачені наступні положення:

«2. Установа має право засвідчувати копії документів, що створюються в ній, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку.

5. Копії документів виготовляються і видаються на вимогу інших установ або громадян з дозволу керівника установи, його заступників або керівника структурного підрозділу установи.

6. Копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину.

8. Копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку.

13. Особливим видом копії документа є дублікат - повторно оформлений службовий документ для використання замість втраченого чи пошкодженого оригіналу (диплома, свідоцтва, трудової книжки тощо), що має таку саму юридичну силу.

Дублікат виготовляється на такому самому бланку, що й оригінал, та містить інформацію, аналогічну інформації в оригіналі. Па ньому проставляються відбиток печатки установи і підписи посадових осіб, які мають право підпису цих документів на момент оформлення дубліката. На дублікаті проставляється у правому верхньому куті відмітка "Дублікат".».

Оформлення оригіналів первинних документів, таких як договори, накладні, акти тощо, вимагає проставлення підпису уповноважених представників обох сторін господарських операцій.

В той же час діючим законодавством не визначений чіткий механізм відновлення такого роду документів, а саме:

- шляхом оформлення іншим контрагентом (у якого збереглися оригінали документів) належним чином засвідченої копії втраченого документу; або

- шляхом оформлення дублікатів двосторонніх документів (що є досить сумнівним у випадку втрати документу тільки однією стороною).

ТОВ просить надати індивідуальну податкову консультацію з таких питань:

1. За якою формою (копія чи дублікат) і яким чином необхідно відновлювати втрачені первинні документи (договори, накладні, акти тощо), які підписані двома сторонами господарських операцій, враховуючи той факт, що втрата документу мала місце тільки у однієї зі сторін, а в іншої сторони ці документи є в наявності?

2. За якою формою (копія чи дублікат) і яким чином необхідно відновлювати втрачені документи (рахунки тощо), які підписані однією зі сторін господарських операцій, враховуючи той факт, що втрата документу мала місце тільки у однієї зі сторін, а в іншої сторони ці документи є в наявності?

3. Чи буде вважатися правомірним відновлення втрачених примірників первинних документів контрагента (договорів, накладних, актів, рахунків тощо) шляхом виготовлення копій з оригіналів документів (примірників ТОВ), та засвідчення цих копій підписом уповноваженої особи ТОВ?

 

Щодо питань 1-3

Відносини, що виникають у сфері справляння податків і зборів, регулюються нормами Податкового кодексу України (далі  Кодекс) (п. 1.1 ст. 1 Кодексу).

Відповідно до п.п. 16.1.2 п. 16.1 ст. 16 Кодексу платник податків зобов’язаний вести в установленому порядку облік доходів і витрат, складати звітність, що стосується обчислення і сплати податків та зборів.

Вимоги до підтвердження даних, визначених у податковій звітності, а також документального підтвердження виконання вимог податкового та іншого законодавства, контроль за виконанням якого покладено на контролюючі органи, встановлено ст. 44 Кодексу.

Для цілей оподаткування відповідно до п. 44.1 ст. 44 Кодексу платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено в законодавстві.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених у документах, що визначені в абзаці першому п. 44.1 ст. 44 Кодексу.

Пунктом 44.3 ст. 44 Кодексу встановлено, що платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених у п. 44.1 ст. 44 Кодексу, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених в законодавстві строків.

Відповідно до п. 44.5 ст. 44 Кодексу у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених у пунктах 44.1 і 44.3 ст. 44 Кодексу, платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк із дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, які підтверджують настання події, що призвела до такої втрати, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому у Кодексі для подання податкової звітності, та контролюючий орган, який здійснив митне оформлення відповідної митної декларації, надав авторизацію відповідно до Митного кодексу України або дозвіл на застосування спеціальних (у тому числі транзитних) спрощень.

Платник податків зобовʼязаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів із дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

У разі невідновлення документів, зазначених у пунктах 44.1 і 44.3 ст. 44 Кодексу, або їх повторної втрати, пошкодження чи дострокового знищення, що відбулися після використання платником податків права на їх відновлення у порядку, передбаченому у п. 44.5 ст. 44 Кодексу, вважається, що такі документи були відсутні у такого платника податків на час складення такої звітності або на час виконання ним вимог митного, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.

Тимчасово, на період до припинення або скасування воєнного стану на території України, введеного Указом Президента України від 24 лютого 2022 року № 64/2022 «Про введення воєнного стану в Україні», затвердженим Законом України від 24 лютого 2022 року № 2102-IX «Про затвердження Указу Президента України «Про введення воєнного стану в Україні», справляння податків і зборів здійснюється з урахуванням особливостей, визначених у п. 69 підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу.

Відповідно до п.п. 69.28 п. 69 підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу до платників податків / податкових агентів, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих російською федерацією територіях України і не можуть пред’явити первинні документи, на підставі яких здійснюється облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, як виняток із положень ст. 44 Кодексу застосовуються спеціальні правила для підтвердження даних, визначених у податковій звітності.

Водночас втрата документів, що не пов’язана з проведенням на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на тимчасово окупованих російською федерацією територіях України, бойових дій, не надає права платнику податків / податковому агенту застосовувати положення п.п. 69.28 п. 69 підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» Кодексу.

Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні визначає Закон України від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (зі змінами) (далі – Закон № 996-XIV).

Відповідно до частини першої ст. 9 Закону № 996-XIV підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, а відповідно до ст. 1 Закону № 996-XIV первинний документ – документ, який містить відомості про господарську операцію.

Частиною другою ст. 3 Закону № 996-XIV визначено, що бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який веде підприємство. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку.

Відповідно до частини другої ст. 9 Закону № 996-XIV первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити: назву документа (форми); дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо).

Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року № 88, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 05 червня 1995 року за № 168/704, встановлено порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, бухгалтерської та іншої звітності, що ґрунтується на даних бухгалтерського обліку.

Вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності визначено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181.

Відповідно до частини другої ст. 6 Закону № № 996-XIV регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснює центральний орган виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності.

Відповідно до Положення про Міністерство фінансів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2014 року № 375, Міністерство фінансів України є головним органом у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику, зокрема у сфері бухгалтерського обліку та аудиту.

Враховуючи викладене, можливість та порядок відновлення втрачених документів, у тому числі шляхом виготовлення їх копій або дублікатів, визначаються з урахуванням виду відповідного документа, його призначення та вимог законодавства, що регулює порядок його створення, оформлення, використання та зберігання.

При цьому питання щодо відновлення документів, які є підставою для ведення бухгалтерського обліку та формування відповідної звітності, стосуються методології бухгалтерського обліку, регулювання якої відповідно до Закону № 996-XIV віднесено до компетенції Міністерства фінансів України.

Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію (п. 52.2 ст. 52 Кодексу).