Пошуковий ресурс "ІПК" газети "Все про бухгалтерський облік"

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ від 26.10.2026 р. № 6247/ІПК/99-00-07-05-02 ІПК

   Державна податкова служба України розглянула звернення щодо практичного застосування окремих норм податкового законодавства з питань втрати та подальшого відновлення документів і, керуючись статтею  52 Податкового кодексу України (далі  –  Кодекс), у межах компетенції повідомляє.

Основним видом діяльності Товариства є перевезення вантажів автомобільним транспортом. Під час здійснення відповідних операцій Товариство виступає перевізником або експедитором.

В умовах воєнного стану існує ризик знищення або втрати документів унаслідок ракетних ударів, атак безпілотних літальних апаратів, пожеж та руйнування офісних чи складських приміщень як Товариства, так і його контрагентів.

Враховуючи викладене, Товариство просить надати індивідуальну податкову консультацію з таких питань:

1. Якою є належна процедура фіксації факту втрати документів, зокрема товарно-транспортної накладної (далі  –  ТТН) у разі виникнення пожежі внаслідок збройної агресії (фіксація надзвичайної події уповноваженими органами, направлення письмового повідомлення про втрату документів до ДПС за місцем обліку, створення внутрішньої комісії підприємства та складання Акта про втрату документів із поіменним переліком знищених ТТН)? Які ще додаткові документи чи реєстраційні дії вимагаються податковим органом?

2. Якщо процедуру фіксації втрати виконано, а у однієї зі сторін операції зберігся власний оригінальний примірник ТТН, підписаний усіма сторонами під час перевезення: чи є правомірним замінити втрачений документ нотаріально засвідченою копією збереженого оригіналу? Чи визнається така копія належним документом для цілей податкового обліку (підтвердження витрат, реальності операцій, права на податковий кредит з податку на додану вартість (далі – ПДВ) тощо)?

3. Чи достатньо за тих самих умов для підтвердження даних податкового обліку надати копію збереженого оригіналу ТТН, засвідчену самою стороною операції (з обов’язковими реквізитами: напис «Згідно з оригіналом», назва посади, особистий підпис, прізвище, дата засвідчення та відбиток печатки за наявності), без нотаріального посвідчення та без виготовлення дубліката?

Щодо питання 1

Відносини, що виникають у сфері справляння податків і зборів, регулюються нормами Кодексу (пункт  1.1 статті  1 Кодексу).

Відповідно до підпункту  16.1.2 пункту  16.1 статті  16 Кодексу платник податків зобов’язаний вести в установленому порядку облік доходів і витрат, складати звітність, що стосується обчислення і сплати податків та зборів.

Вимоги до підтвердження даних, визначених у податковій звітності, а також документального підтвердження виконання вимог податкового та іншого законодавства, контроль за виконанням якого покладено на контролюючі органи, встановлено у статті  44 Кодексу.

Згідно з пунктом  44.1 статті  44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, визначеними в абзаці першому пункту  44.1 статті  44 Кодексу.

Відповідно до пункту  44.5 статті  44 Кодексу у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених у пунктах  44.1 і  44.3 статті  44 Кодексу, платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої втрати, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому Кодексом для подання податкової звітності.

Платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90  календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

У разі надання платником податків у порядку та строки, визначені абзацом першим пункту  44.5 статті  44 Кодексу, повідомлення та неможливості проведення перевірки платника податків у зв’язку з втратою, пошкодженням або достроковим знищенням платником податків документів строки проведення таких перевірок (крім перевірок, визначених у статті  200 Кодексу) переносяться до дати відновлення та надання документів до перевірки в межах визначених у підпункті  44.5 пункту  44 Кодексу строків, але на строк не більше ніж  120 днів.

У разі невідновлення документів, зазначених у пунктах  44.1 і  44.3 статті  44 Кодексу, або їх повторної втрати, пошкодження чи дострокового знищення, що відбулися після використання платником податків права на їх відновлення у порядку, передбаченому у пункті  44.5 статті  44 Кодексу, вважається, що такі документи були відсутні у такого платника податків на час складення такої звітності або на час виконання ним вимог митного, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.

Крім того, тимчасово, на період до припинення або скасування воєнного стану на території України, введеного Указом Президента України «Про введення воєнного стану в Україні» від  24  лютого  2022  року  №  64/2022, затвердженим Законом України «Про затвердження Указу Президента України «Про введення воєнного стану в Україні» від  24  лютого  2022  року  №  2102-IX», справляння податків і зборів здійснюється з урахуванням особливостей, визначених у пункті  69 підрозділу  10 розділу  XX «Перехідні положення» Кодексу.

У підпункті  69.28 пункту  69 підрозділу  10 розділу  XX «Перехідні положення» Кодексу встановлено, що до платників податків/податкових агентів, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих Російською Федерацією територіях України і не можуть пред’явити первинні документи, на підставі яких здійснюється облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, як виняток із положень статті  44 Кодексу застосовуються спеціальні правила для підтвердження даних, визначених у податковій звітності.

Підставами неможливості пред’явлення первинних документів є втрата (знищення чи зіпсуття) первинних документів або знаходження їх на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на тимчасово окупованих Російською Федерацією територіях України, у разі якщо їх неможливо вивезти або їх вивезення пов’язане з ризиком для життя чи здоров’я платника податків, фізичних осіб чи неможливе у зв’язку з адміністративними перешкодами, встановленими органами влади.

У разі втрати та/або неможливості вивезення первинних документів платник податків/податковий агент подає до контролюючого органу в довільній формі повідомлення про неможливість вивезення первинних документів, підписане керівником підприємства та головним бухгалтером, в якому зазначаються: обставини, що призвели до втрати та/або неможливості вивезення первинних документів, податкові (звітні) періоди, а також загальний перелік первинних документів (за можливості  –  із зазначенням реквізитів).

Якщо після подання повідомлення про неможливість вивезення первинних документів платнику податків/податковому агенту стане відомо про втрату таких документів, такий платник податків/податковий агент зобов’язаний подати до контролюючого органу повідомлення про втрату первинних документів із зазначенням обставин такої втрати.

Втрата документів, що не пов’язана з проведенням на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на тимчасово окупованих Російською Федерацією територіях України, бойових дій, не надає права платнику податків/податковому агенту застосовувати положення цього підпункту.

Перелік територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, визначається у встановленому Кабінетом Міністрів України порядку (абзац тринадцятий підпункту  69.28 пункту  69 підрозділу 10 розділу ХХ Кодексу).

Отже, застосування спеціальних правил, передбачених у підпункті  69.28 пункту  69 підрозділу  10 розділу  XX «Перехідні положення» Кодексу, залежить від відповідності платника податків установленим цим підпунктом умовам, зокрема щодо території провадження діяльності.

Водночас правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні визначено в Законі України від  16  липня  1999  року  №  996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі  –  Закон №  996).

Згідно з частиною першою статті  9 Закону №  996 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, а відповідно до статті  1 Закону №  996 первинний документ  –  документ, який містить відомості про господарську операцію.

Згідно з частиною сьомою статті 9 Закону №  996 підприємство вживає всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого строку.

Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, бухгалтерської та іншої звітності, що ґрунтується на даних бухгалтерського обліку, встановлено у Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від  24.05.1995 №  88, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України  05.06.1995 за №  168/704 (далі – Положення № 88).

Відповідно до пункту  6.10 глави  6 Положення №  88 у разі пропажі або знищення первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку і звітності керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.

Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформлюються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта у 10-денний строк надсилається, зокрема, територіальному органу центрального органу виконавчої влади, який реалізує державну податкову політику.

Таким чином, у разі втрати або знищення документів, унаслідок пожежі, спричиненої збройною агресією, Товариству необхідно виконати вимоги пункту  6.10 глави  6 Положення №  88 та забезпечити документальне підтвердження факту виникнення відповідної події, її причин та наслідків документами, оформленими уповноваженими органами в межах їх компетенції.

Під час встановлення обставин втрати документів слід враховувати не лише факт пожежі та пошкодження відповідного приміщення, а й обставини фактичного зберігання документів, щодо яких повідомлено про втрату, саме у приміщенні, яке постраждало внаслідок зазначеної події.

Зокрема, доцільно враховувати матеріали щодо організації зберігання документів, їх передачі до архіву та фактичного місцезнаходження, наявність електронних копій або інших засобів відновлення інформації, а також інші відомості, які можуть підтверджувати перебування відповідної документації у зазначеному приміщенні на момент виникнення пожежі.

При цьому підлягає з’ясуванню наявність причинно-наслідкового зв’язку між відповідною подією та фактичною втратою (знищенням чи пошкодженням) конкретних первинних документів, зокрема з урахуванням їх перебування у пошкодженому або знищеному приміщенні на момент виникнення такої події.

Результати роботи комісії оформлюються актом, у якому доцільно відобразити встановлені обставини втрати документів, місце їх зберігання, характер і наслідки відповідної події, перелік відсутніх первинних документів, зокрема ТТН, за можливості із зазначенням їх реквізитів, відомості про осіб, відповідальних за зберігання таких документів, а також обставини, що підтверджують причинно-наслідковий зв’язок між відповідною подією та втратою документів.

Перелік документів та матеріалів, що підтверджують втрату первинних документів, визначається з урахуванням характеру відповідної події, фактичних обставин втрати документів та вимог законодавства, а їх оцінка здійснюється у сукупності з урахуванням їх змісту та взаємозв’язку.

Повідомлення контролюючого органу про втрату первинних документів здійснюється відповідно до пункту  44.5 статті  44 Кодексу, а в разі відповідності платника податків умовам, визначеним у підпункті  69.28 пункту  69 підрозділу  10 розділу  XX «Перехідні положення» Кодексу,  –  з урахуванням спеціальних правил, передбачених у цьому підпункті.

Щодо питань 2 – 3

Як зазначено вище, підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Відповідно до статті  1 Закону №  996 господарська операція  –  дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів та зобов’язань, власному капіталі підприємства.

Згідно з пунктом  2.14 Положення №  88 первинні документи підлягають обов’язковій перевірці (в межах компетенції) працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов’язкових реквізитів та відповідність господарської операції чинному законодавству у сфері бухгалтерського обліку, логічна ув’язка окремих показників.

Відповідно до статті  1 Закону України від 05 квітня  2001  року № 2344-III «Про автомобільний транспорт» (далі  –  Закон №  2344) ТТН  –  єдиний для всіх учасників транспортного процесу (крім фізичних осіб, які здійснюють перевезення вантажу за рахунок власних коштів та для власних потреб) документ, призначений для обліку товарно-матеріальних цінностей на шляху їх переміщення, розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи, що може використовуватися для списання товарно-матеріальних цінностей, оприбуткування, складського, оперативного та бухгалтерського обліку, який складається у паперовій та/або електронній формі та містить обов’язкові реквізити, передбачені цим Законом та правилами перевезень вантажів автомобільним транспортом.

Згідно з частиною другою статті  48 Закону №  2344 документами для здійснення внутрішніх перевезень вантажів є:

для автомобільного перевізника  –  документ, що засвідчує використання транспортного засобу на законних підставах, інші документи, передбачені законодавством;

для водія  –  посвідчення водія відповідної категорії, реєстраційні документи на транспортний засіб, ТТН або інший визначений законодавством документ на вантаж, інші документи, передбачені законодавством.

Договір про перевезення вантажу автомобільним транспортом укладається відповідно до цивільного законодавства між замовником та виконавцем у письмовій формі (договір, накладна, квитанція тощо) (частина перша статті  50 Закону №  2344).

Відповідно до пункту  11.1 глави  11 Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджених наказом Міністерства транспорту України від  14.10.1997 №  363, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України  20.02.1998 за №  128/2568 (далі  –  Правила), основним документом на перевезення вантажів є ТТН, яка містить усі обов’язкові реквізити, визначені у Законі №  2344, та форму якої наведено в додатку 7 до цих Правил.

У пункті 11.5 глави 11 Правил передбачено, зокрема, що у разі використання ТТН у паперовій формі перший примірник ТТН залишається у Замовника (вантажовідправника), другий  –  водій (експедитор) передає вантажоодержувачу, третій примірник, засвідчений підписом вантажоодержувача, передається Перевізнику.

Водночас єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності встановлено у Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від  18.06.2015 №  1000/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України  22.06.2015 за №  736/27181 (далі  –  Правила №  1000/5).

Так, у пункті 2 розділу І Правил №  1000/5 визначено, що оригінал службового документа    примірник службового документа, що має оригінальний підпис посадової (службової) особи установи, а копія документа  –  документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках    деяких його зовнішніх ознак.

При цьому дозволяється виготовляти копію із засвідченої копії документа, якщо оригінал відсутній або його отримати неможливо (пункт  4 глави  11 розділу  ІІ Правил №  1000/5).

Копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину (пункт  6 глави  11 розділу  ІІ Правил №  1000/5).

Копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку (пункт  8 глави  11 розділу  ІІ Правил №  1000/5).

Напис про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа «Підпис» (пункт  8 глави  11 розділу  ІІ Правил №  1000/5).

Згідно з пунктом  13 глави  11 розділу  ІІ Правил №  1000/5 особливим видом копії документа є дублікат  –  повторно оформлений службовий документ для використання замість втраченого чи пошкодженого оригіналу (диплома, свідоцтва, трудової книжки тощо), що має таку саму юридичну силу.

Дублікат виготовляється на такому самому бланку, що й оригінал, та містить інформацію, аналогічну інформації в оригіналі. На ньому проставляються відбиток печатки установи і підписи посадових осіб, які мають право підпису цих документів на момент оформлення дубліката. На дублікаті проставляється у правому верхньому куті відмітка «Дублікат».

Крім того, відповідно до частини першої статті  75 Закону України від  02  вересня  1993  року  №  3425-XII «Про нотаріат» нотаріуси, посадові особи органів місцевого самоврядування та посадові особи консульських установ України, які вчиняють нотаріальні дії, засвідчують вірність копій документів, виданих юридичними особами, за умови що ці документи не суперечать закону, мають юридичне значення і засвідчення вірності їх копій не заборонено законом.

Слід зазначити, що відповідно до частини другої статті  6 Закону №  996 регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснює центральний орган виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності.

Відповідно до Положення про Міністерство фінансів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від  20  серпня  2014  року  №  375, Міністерство фінансів України є головним органом у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику, зокрема у сфері бухгалтерського обліку та аудиту.

Відповідно до пункту  1 Положення про Міністерство з відновлення, інфраструктури та транспорту України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від  30  червня  2015  року  №  460, Міністерство з відновлення, інфраструктури та транспорту України є головним органом у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику, зокрема у сфері автомобільного транспорту.

Враховуючи викладене, з питань порядку оформлення ТТН, у тому числі виготовлення копій або дублікатів втрачених ТТН, доцільно звернутися до Міністерства з відновлення, інфраструктури та транспорту України, а з питань використання таких документів для підтвердження господарських операцій у бухгалтерському обліку  –  до Міністерства фінансів України.

Для цілей оподаткування документи, отримані в межах відновлення втрачених ТТН, підлягають оцінці з урахуванням вимог пункту  44.1 статті  44 Кодексу, вимог законодавства щодо їх створення, оформлення, використання, засвідчення та зберігання, а також у сукупності з іншими документами, що підтверджують здійснення відповідних господарських операцій.

Нотаріальне засвідчення вірності копії ТТН або засвідчення такої копії стороною операції підтверджує відповідність копії оригіналу, проте саме по собі не є достатнім для висновку про фактичне здійснення господарської операції та правомірність формування пов’язаних із нею показників податкової звітності.

Питання підтвердження витрат та права на податковий кредит з ПДВ вирішуються з урахуванням вимог Кодексу та документів, передбачених для формування таких показників.

Додатково інформуємо, що кожен конкретний випадок податкових взаємовідносин потребує аналізу документів та матеріалів, які дають змогу встановити фактичні обставини здійснення відповідних господарських операцій.

Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію (пункт  52.2 статті  52 Кодексу).